論檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

胡金全

摘 要：隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，檔案管理在企業(yè)、單位、團體中發(fā)揮的作用越來越大。它整合了一個單位的人事變動，給單位的發(fā)展指明了前進方向。當前，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是當前科技發(fā)展與信息技術對此提出的新要求，為了更好滿足生活生產(chǎn)的需要，相關部門要從現(xiàn)存的問題出發(fā)，探索出實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑。

關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；途徑與方法

檔案中包含了大量的個人信息，無論是讀書還是入職，我們的信息都會在檔案上有所記錄。換而言之，查看檔案可以在短時間內(nèi)了解一個人的成長軌跡。但在當前的檔案管理中還存在諸多問題，為了更好地促進檔案管理現(xiàn)代化，滿足日常需求，本文試通過簡要分析檔案管理的現(xiàn)存問題，試探索促進檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑。

一、檔案管理現(xiàn)代化的概念

檔案管理現(xiàn)代化是指運用科學思想、現(xiàn)代化的管理設備對檔案進行高效管理，使得檔案管理更符合社會發(fā)展要求。在檔案管理的過程中，管理人員要積極主動地改進傳統(tǒng)檔案管理中的不足之處，借助部分高科技手段，使檔案管理變得智能化與信息化。例如：可以借助電腦設備完成部分的鑒別、篩選；利用縮微照相技術對一些重要的紙質(zhì)檔案進行縮微復制等。

就當前而言，科技的發(fā)展促進了檔案管理的現(xiàn)代化。特別是電子計算機的廣泛使用，已經(jīng)為檔案管理提供更為便捷的管理工具。檔案管理現(xiàn)代化具有傳統(tǒng)檔案管理無可比擬的優(yōu)點，它儲存信息量大、占用實體空間小、工作效率高、保存時間長以及運行速度快等。這些優(yōu)勢更進一步促進了檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

二、檔案管理當前存在的問題

就當前而言，檔案管理還存在諸多問題。首先，檔案管理標準化程度不高。檔案管理的標準化在一定程度上影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。但是，由于檔案自身的復雜性，使得我國檔案管理中缺乏了統(tǒng)一性，不同地區(qū)不同單位往往根據(jù)自身的技術與條件采取了不同的檔案管理方法。使得檔案管理數(shù)據(jù)分享成為了一大難題，不利于實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。其次，檔案管理人員素質(zhì)不高。檔案管理現(xiàn)代化需要具備專業(yè)知識的高素質(zhì)人才，他們不但要擁有較強的理論知識，還必須具備根據(jù)檔案管理實際情況制定相應管理方式的實踐能力。但當前大部分的檔案管理人員仍處于過去較低水平，缺乏專業(yè)的理論知識指導，這種現(xiàn)象大大延緩了檔案現(xiàn)代化的進程。最后，檔案管理現(xiàn)代化的資金投入不足。檔案管理的現(xiàn)代化必須借助部分高端設備，但是當前部分領導部門并沒有意識到設備的重要性，不愿意投入大量資金促進設備的更新?lián)Q代，使得當前大部分檔案室相當簡陋，不僅基礎條件差，而且部分檔案室建設不規(guī)范，影響了檔案現(xiàn)代化的進程。

三、檔案管理現(xiàn)代化的重要性

檔案管理現(xiàn)代化具有深遠的意義。第一，檔案管理現(xiàn)代化有利于合理調(diào)配人員。檔案中所包含的個人信息有利于管理者了解人員的優(yōu)勢與不足，更好安排人員的工作崗位與任務，使每位成員可以發(fā)揮出自己最大的能力。第二，檔案管理現(xiàn)代化有利于數(shù)據(jù)存儲，更好分析社會發(fā)展動向。現(xiàn)代化的檔案管理借助于互聯(lián)網(wǎng)等高端設備將大量信息分門別類，可以更好的察覺出社會發(fā)展的趨勢，為企業(yè)發(fā)展占得先機，更好參與市場競爭。第三，檔案管理現(xiàn)代化便于傳輸，更好提高工作效率。現(xiàn)代單位通常是由多個部門共同組成，相互獨立但相互聯(lián)系。檔案管理的現(xiàn)代化有助于管理者可以及時在聊天平臺分享傳遞數(shù)據(jù)，一定程度上突破了時空限制，提高了工作效率。

四、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效措施

1.意識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性

想要加快檔案管理現(xiàn)代化進程，必須先在思想上意識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性。當前，部分單位只看到了眼前利益，忽視了檔案管理的長遠化建設。特別是在招聘管理人員時，忽視了對其專業(yè)素質(zhì)的測評。使得部分工作人員缺乏耐心與細心。因此，管理者要消除自身對于檔案管理的部分偏見，看到檔案管理現(xiàn)代化對企業(yè)的長遠影響與益處。

2.加大資金投入，引進信息技術設備

相關部門要加大資金投入，引進部分高新信息技術設備，為檔案現(xiàn)代化進程添磚加力。就傳統(tǒng)的檔案管理而言，其收集模式陳舊，不僅信息儲備占據(jù)空間大，而且不便于信息的查找。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)保存容易發(fā)生潮濕、腐爛的現(xiàn)象。因此，相關部門要投入大量資金，建立專門的信息檔案室，并利用計算機的存儲、管理技術對信息做到篩選分類，為今后的檔案信息查找提供方便。

3.加強人才培養(yǎng)，提高管理人員素質(zhì)

檔案管理人員在檔案管理現(xiàn)代化中扮演了至關重要的角色，他們可以接觸到一些機密文件，因此，在挑選檔案管理人才時要十分慎重。他不僅需要具備較強的專業(yè)知識儲備，還要具有較強的責任心、細心與耐心。此外，檔案管理人員還要具備較強的自主學習能力，能夠積極主動的接觸學習新技術，并且舉一反三，將這些新興技術運用到檔案管理上來，提高自己的業(yè)務水平與能力，促進檔案管理現(xiàn)代化進程。

4.多種管理方式相結合

現(xiàn)代化的檔案管理方法具有許多優(yōu)勢，包括內(nèi)存大、所占實體空間小等，但是由于是軟件系統(tǒng)管理，也具備部分的風險。其中，軟件的不穩(wěn)定性可能造成存儲信息的丟失或損毀。因此，檔案管理部門要將現(xiàn)代技術與傳統(tǒng)方式相結合，不僅在電腦上做到電子信息的存儲，也要保存紙質(zhì)信息的原始檔案，防止檔案信息丟失場面的出現(xiàn)。此外，檔案的管理還要做到分工，不能一人掌握所有信息，各個管理人員要做到各司其職，不可越俎代庖，切實保障檔案信息的安全性。

五、結語

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案信息的存儲也在不斷發(fā)生著改變，從以往的傳統(tǒng)儲存方式過渡到如今的現(xiàn)代化存儲，這一改變極大的便利了人們的生產(chǎn)與生活。但在當前，檔案管理現(xiàn)代化還存在較多問題，無論是管理人員素質(zhì)較低還是管理存儲設備較簡陋，都對檔案管理現(xiàn)代化的推進產(chǎn)生了部分影響。因此，相關部門要采取部分有效措施，包括加大資金投入、挑選高素質(zhì)人才、結合多種管理方式等，從多個方面提高檔案管理現(xiàn)代化的技術與水平，為經(jīng)濟社會的發(fā)展增添動力。

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