淺談事業單位檔案管理工作的優化方法

李媛媛

摘 要：事業單位的檔案記錄是充分反映事業單位人員的數據，這些數據是事業單位的重要信息來源，在事業單位中妥善管理檔案是非常重要的。隨著企事業單位的發展，檔案管理工作也出現了一些問題，計算機化的發展趨勢也對企業產生了影響，所以，對檔案管理的優化至關重要。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；優化策略

事業單位檔案被記錄和反映在事業單位的日常活動和活動中，并對公共機構的資源進行科學有效的管理，對企業的發展有直接的影響。隨著社會經濟的迅速發展和信息技術的廣泛應用，企業部門也出現了新的發展。在這種情況下，必須改進管理檔案的信息管理，以滿足日常需要和業務管理。

事業單位的檔案科學地有效地記錄和管理了事業單位的檔案資源，對事業單位的發展產生了一定的直接影響。隨著經濟的迅速發展和信息化技術的廣泛在我國應用，事業部門的發展打開新局面。逐步改善事業單位管理的檔案信息管理，用來滿足事業單位的日常工作和管理的需求。

1 對事業單位檔案管理工作進行優化的必要性

1.1 順應時代發展的潮流的需要

人力資源管理是事業單位檔案管理的重要組成部分，在新時期，事業單位檔案的管理在很大程度上反映了人力資源管理和工作人員的素質高低。尤其是在信息技術被廣泛用于背后的許多機構和部門信息技術服務、檔案管理，不能停滯應，順應時代發展的潮流，充分利用電腦化檔案管理，在工作中不斷改進的檔案、資源管理和信息管理同時也加強了人力資源管理。

1.2 推動事業單位進一步發展的要求

檔案管理是事業單位日常活動的重要組成部分，檔案管理為事業單位的發展提供信息和數據支持。目前，許多事業單位建立了管理信息系統管理的一部分，從而建立了自動管理系統，導致了新的要求在事業單位管理檔案中檔案管理部門必須不斷優化檔案管理，提高效率和管理水平，進一步改進檔案部門的服務功能，滿足事業單位在選擇、分析、聚合等方面的需要，并促進事業單位的發展。

1.3 提升檔案管理工作成效的需求

檔案管理工作涉及許多歷史數據和數據，并考慮到與時間和業務活動有關的積累以及歷史材料和數據的數據。如果根據傳統的檔案管理方法，工作和信息分析將特別大，而不僅僅是效率問題，而且很難提升工作質量。因此，對檔案質量的管理，以及提供科學和有效的資源，以確保科學和有效的資源。

2 當前事業單位在檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理制度不夠科學規范

許多事業單位對檔案管理人員沒有足夠的關注，也沒有安排人員對此負責。因此，最重要的是，在檔案管理的日常管理過程中缺乏明確的制度管理制度，以及協調共同規范和進程的困難，可能會造成各種各樣的問題，這些數據可能會導致不同的檔案資源的使用。同時，檔案管理長期處于邊緣位置，并沒有足夠的重視，他們對待自己的工作，嚴重影響工作，檔案管理，以便逐步開始影響檔案管理工作的熱情和積極性以及檔案資源的質量。

2.2 檔案管理人員的素質和水平不高

由于事業單位的性質以及檔案管理程序的復雜性和枯燥繁瑣的特點，檔案管理人員必須有很大的責任，有責任心的工作態度和嚴謹的工作習慣。此外，檔案管理逐漸建立了信息化的大門，檔案管理人員必須逐步改進他們自己的計算機系統的技術和水平，以滿足工作的實際需要。然而，許多單位沒有充分考慮到檔案管理的各個方面，并沒有充分考慮到管理人員的招聘，而工作人員的更替也經常發生。檔案管理人員和檔案管理人員缺乏責任感，在檔案管理方面還不夠清晰，信息和資源也沒有被記錄和保存。這些都是影響檔案管理質量的個人因素，如果不能保證檔案管理人員的工作質量和資格水平，檔案管理系統很難得到發展。

2.3 檔案資源的管理系統落后

信息技術的廣泛應用為社會各階層的發展提供了新的動力，并使發展潛力得到更好的利用。隨著信息技術的普及和事業單位的發展，信息技術在事業單位管理中的應用是不可避免的。目前，一些事業單位已經意識到計算機化的速度和潛力，并逐漸在日常管理中引入計算機化管理系統。然而，仍有許多機構使用傳統的管理方法，這些方法在檔案管理中沒有計算機化，這限制了檔案管理的效率和工作質量。

3 對事業單位檔案管理工作進行優化的策略

3.1 逐步完善檔案管理制度

首先，必須充分認識到檔案管理工作的重要作用，充分重視檔案管理日常工作并設專業人員管理和監督檔案管理情況。然后，必須調整案管理的各種規范和要求，根據實際情況和資源使用的具體情況進行存檔，并擬定詳細不同類型數據和資料，以及行為守則，規范檔案管理員的工作。與此同時，必須謀求不斷改進檔案管理人員的積極性和創造性，檔案建立明確的問責制，嚴格遵守檔案管理工作的標準規范，不斷改進檔案管理工作的質量和水平

3.2 加強對檔案管理人員的教育和培訓

檔案管理的質量和水平直接反映了檔案管理人員的素質，檔案資料和數據的科學性和準確性得不到保障。因此，為了減少與檔案管理人員有關的因素，管理的質量和不足，事業單位必須在實際的管理中，優先考慮檔案管理人員素質水平。一方面，事業單位在招聘人員時必須加打考核難度，以引入更有經驗和更有能力的管理人員。另一方面，定期向檔案管理人員提供教育和培訓服務，不斷提高他們的工作能力和職業操守，并逐步提高所有檔案管理團隊的素養水平。

3.3 實現檔案管理工作的信息化

事業單位必須跟上信息化時代的步伐，在日常管理活動中引入計算機化的管理技術，加強信息的建設，并逐步改進檔案管理的計算機化。與此同時，必須將發展重點放在的信息人才的培養，逐步實現檔案資料紙質化轉為電子檔案管理，不僅能夠提高服務的效率和質量，還能擴大數據收集工作， 為事業單位的工作人員提供更多數據和資源。

4小結

事業單位的檔案管理工作的分析，應注意結合事業單位的實際情況和發展趨勢，對檔案管理難以滿足實際的需求和時代的潮流，及時改善，確保檔案管理可以反映出信息化的發展趨勢，以滿足事業的進一步發展。

參考文獻

[1]呂峰.新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J].蘭臺世界，2016，（15）：57-58.

[2]其米格.事業單位檔案管理中存在的問題及優化策略[J].企業改革與管理，2016，（1）：96.

[3]高明.新時期事業單位檔案管理工作的建議[J].大科技，2015，（25）：27-28.