企業檔案管理的經濟效益

黃瑩瑩

1 檔案管理的內容綜述

檔案管理工作，是檔案部門直接對檔案檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。

整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。當前，越來越多的企業都開始認識到了檔案管理的重要性，檔案管理在企業管理中的地位也越來越重要。

2 檔案管理的效益

1）從檔案的作用看，可分為社會效益和經濟效益。社會效益就是檔案利用過程中的資證和教育作用，如利用檔案資料著書立說或舉辦展覽，可以起到前人之鑒后世之師的作用。經濟效益指的是檔案在利用之后可以起到知識傳播或技術轉讓作用，一方面可以使后人少花費代價應用前人成果，另一方面可以使后人開拓事業，產生靈感，創造出前所未有的業績，產生經濟效益。

2）從檔案的價值大小看，可分為宏觀效益和微觀效益。微觀效益是指從多方面滿足社會人的多種需求，例如一項技術成果救活一個企業，一個項目上馬受益一方。宏觀效益是指多方面滿足國家及其系統工程的需求，國家各項政策的制訂，西部開發戰略的實施。衛星上天，導彈發射，長江三峽工程的設計與方案實施，無一沒有對檔案資料的參考和借鑒。

3）從檔案信息的時間性來看，可分為瞬問效益和潛在效益。瞬間效益是指在短時間內表現出來的結果，潛在效益是指需要較長時間才能表現出來的結果。

4）從檔案的信息開發看，可分為直接效益和間接效益。直接效益是指檔案信息直接用于生產科研等方面所產生的效益，如利用檔案資料開展技術革新，提高了生產效益，經濟效益顯著增長。間接效益是指檔案信息經過曲折復雜的演變、漫長的周期、繁雜的環節轉化為一定的成果，創造出新的效益，這種間接效益不能排除檔案信息的原始效能，這些成果又會轉換成新的檔案資料，循環往復，永無止境。

總之，無論那種效益，都是靠各級各類檔案信息機構開發檔案信息資源為其提供檔案信息來保證實現的，同時各種效益都被包含在國家機關、團體、企業、事業單位總效益之中。 隨著現代企業制度的不斷完善，檔案管理對企業發展中的作用越來越突出。高效、有序以及規范的檔案管理可以提升企業經濟效益和管理水平，但不可否認的是，目前，在我國一些企業的檔案管理中仍然存在著一些問題和不足，這些問題惡化不足不僅制約了企業檔案管理工作質量的提升，更影響了企業經濟效益的提升。下面就檔案管理的經濟效益進行一些淺顯的分析和探討。

3 產生經濟利益的措施

3.1 提高對檔案管理的認識

在一個企業中，企業管理主要包括有：財務管理、生產管理、質量管理以及人力資源管理等多個管理方面，這些管理對企業經濟效益的提升是非常明顯的，而檔案管理就不同了，檔案管理對企業經濟效益的影響是長遠和隱性的，因此，在一些企業中企業管理者和領導者都不太重視企業的檔案管理，而是更加重視可以為企業帶來明顯經濟效益的企業管理，因此，要想充分發揮出檔案管理在提升企業經濟效益方面的作用，就必須提高企業管理者和領導者對檔案管理的認識。一是提升自身的認識。企業領導者和管理者的認識對檔案管理工作有著至關重要的影響。企業的領導者和管理者應當不斷學習，提高對檔案管理工作的認識，從思想上認識到檔案管理工作對企業的發展是有利的；二是提高員工對檔案管理的認識。企業領導者和管理者只提高自身的認識還是遠遠不夠的，還需要提升企業員工特別是企業檔案管理員工的認識，畢竟企業的檔案管理工作都需要企業員工來執行，因此，這時候，企業領導者和管理者就必須充分發揮出自身在企業管理中的核心和主導作用，通過自身的影響來提升企業員工對檔案管理工作的認識。

3.2 加強對檔案管理人員隊伍的建設，提高檔案管理人員的各方面素質

企業檔案管理人員的素質直接影響了企業檔案管理質量，而檔案管理質量又影響了檔案管理對企業經濟效益作用的發揮，因此，企業要想最大限度的發揮檔案管理對企業經濟效益的作用，就必須加強企業檔案管理人員隊伍的建設，提高檔案管理人員的各方面素質。為此：

堅持每月學習制度。企業要提高檔案管理人員的素質，就必須要求企業檔案管理員工不斷地學習，在不斷的學習中不斷提高自身的素質和對工作的熟練度。學習內容包括《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術檔案管理實施細則》、《合同管理辦法》等管理制度。長期堅持下去，企業檔案管理員工的素質必然會有一個質的提升。

加強對檔案管理員工的培訓。培訓是老板送給員工最好的禮物。培訓不僅可以提升員工的素質，更可以留著員工。隨著社會經濟的不斷發展，新技術、新事物以及新理念層出不窮，這就要求企業加強對員工的培訓，使其可以不斷適應企業發展的需要，如當前企業檔案管理的信息化趨勢不可逆轉，基于計算機技術和網絡技術的信息化檔案管理系統，對企業檔案管理員工的素質提出了更好的要求，不僅需要企業檔案管理員工熟練的掌握各種檔案管理方法和方法，還需要精通計算機技術和各種網絡技術，這都需要企業加強對員工的培訓。當然，培訓必須根據集團公司檔案管理系統建設和運行維護的有關要求來進行，只有這樣，培訓才是有意義和作用的。

3.3 嚴肅紀律，確保檔案安全。

檔案安全不僅關系到企業檔案工作的質量，更關系到企業的安全，因此，在企業檔案管理中，必須充分重視檔案安全工作，把檔案安全看著檔案管理的重中之重，為此，企業要想保證企業檔案的安全應該從以下幾個方面入手：一是嚴肅紀律，制定完善的檔案管理制度。完善的制度是保證企業檔案安全的基礎，只有不斷完善企業檔案安全管理制度，才能確保企業檔案的安全。企業可以根據企業實際情況和企業檔案工作管理現狀，制度切實可行的檔案管理制度，如對于具有查考利用價值的文件材料，應該進行一次全面自查，建立目錄，按規定時間向公司行政人事部提交備份、可以定期或者不定期的對企業檔案進行檢查和抽查等。對于制定好的管理制度，企業各個部門或者個人都必須嚴格執行，一旦發現有違法檔案管理制度的行為，必須嚴肅處理，以維護制度的嚴肅性；二是提高企業檔案管理人員對檔案安全工作的認識。從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，牢固樹立”安全第一，預防為主” 的思想，時刻牢記”檔案安全，責任重于泰山”，在工作中要具有高度的責任心和使命感，確保企業檔案工作的安全。