淺論新時代檔案數字化的幾點重要意義

摘 要：經過世界性的互聯網的發展，檔案管理的數字化進程也在不斷推進。我們的檔案管理方式從以前的紙質檢索慢慢的發展成了現在結合互聯網、物聯網、數據庫等多種技術的數字化檔案管理手段，對于保留原始檔案和高效管理檔案、提高檔案整理水平有著不可磨滅的作用。本文將對數字化的新時代檔案管理方法進行分析，結合實際情況為讀者詳細說明檔案數字化的意義。

關鍵詞：新時代；檔案；數字化

1 概括我國檔案數字化情況

科學技術不斷進步，人民的生活質量隨著科學進步也在不斷提高。科學進入社會生活的方方面面，把人類推向了一個信息化、全球化、數字化的新時代。從計算機發明之初的軟盤、光驅到現在的硬盤、閃存、云網盤，數據的載體正在以一個不可思議的速度在變化著，也給我們檔案管理提出了一些新辦法。既然數據可以依托于網絡技術的發展進行儲存方式的變革，那么我們利用網絡技術進行檔案的儲存也不再是難題[1]。特別是如今媒體、通訊、計算機等各種技術的騰飛，各種檔案資源結合媒體手段和計算機網絡技術可以被大量的傳播，使大家可以方便地在網絡中閱讀。所以將檔案數字化是一個必然的趨勢，數字化進程將會以一個不可阻擋的節奏取代舊的檔案儲存方式。

我國在發展中也已經明確了檔案建設的方向，表明要通過檔案建設管理部門進行檔案統一的信息技術改革，在檔案管理中廣泛應用現代技術對檔案進行信息技術的數字化管理。一旦完成了檔案整體的數字化，我們的檔案保存和傳播模式就將會發生巨大的變革，網絡甚至可以取代舊的實體檔案館成為檔案檢索和儲存的主力軍，為人民提供更快更好地服務。

2 簡要列舉幾點意義

2.1 保護原始檔案

檔案有幾點特性是需要我們注意的，尊重這些特性才能使我們保存檔案符合他的基本規則。有一點最為重要，就是檔案的本質特性——原始性[2]。檔案的形成有各種各樣的來源，但是與普通書籍、暢銷書、雜志不同的是，檔案必須是當時當事的原始文件直接轉化的產物。檔案的原始性也可以作為判斷標準之一，以此與普通讀物最大區別開來。

我們國家成長至今，俗話說“中華上下五千年”，光是有文字涉及的就有三千年之多，漫長的歷史長河中給我們留下來的歷史悠久的檔案儲存歷史。拋開古老的典籍不談，光是建國以來的論文和文獻資料就有不可估量的價值。加上我國悠久的檔案儲存，現存的檔案和書刊與古老的典籍文獻一起組成了我國龐大的檔案儲量。這些檔案都是我們國家的無價之寶，如果我們不能妥善保管，這些典籍和文獻會因為時間問題而產生保存的困難。但是這些困難只針對于紙質印刷的典籍，從我們發明的紙到印刷術以來，它們開啟了我們國家燦爛的文化傳承。如今擁有數字化技術，就可以利用掃描儀將這些年代久遠的古籍與重要文獻儲存進電腦中，制作成數字書籍，供大家閱讀的參考。這樣一來就避免了多次翻閱書籍造成的書籍破損，也不會因為顧忌到檔案的珍貴性而阻止大家借閱。即使檔案館遭受天災人禍導致原始檔案的丟失，我們也能夠憑借明確的數字化檔案進行修復和復制，大大保護了檔案的原始性。

2.2 便于檔案檢索和歸檔

檔案包括了文獻和論文和古代文案等的重要資源。作為這種重要資源，包含著許多珍貴的資料和知識，往往記載著我們技術成就和歷史進程的豐富知識，所以也可以作為我們獲取知識的一個重要資源。但是我們舊時在進行檔案整理的時候顯得非常困難，因為人工對檔案進行分類往往會根據自己的理解特點，不同的管理人員對檔案會有不同的分類習慣，造成了其他人員無法根據一個固定的方法進行檔案的檢索[3]。要避免這樣的情況發生，就可以建立起數字化、自動化的檔案管理系統，利用系統的程序模擬人工歸檔的過程，在期間計算機還會對不同的分類生成檢索條目方面人們根據關鍵詞和“卷”的內容進行快速檢索。如果需要將“卷”打印出來，也可以通過檢索工具將同一條目的文獻進行檢索打印；如果需要將檔案進行排列，就可以命令計算機按照文件修改日期或檔案先后順序進行特定的查找。這樣對比看來，以計算機為主要工具的歸檔方法大大超過了人類歸檔的效率。

其次，在人為歸檔的過程中難免會出現遺漏和錯誤操作，一旦發現錯誤就必須堅持檔案的內容，就要拆開檔案造成對檔案的影響，并且出現錯誤之后也要對于檔案目錄做大量的修改。但是計算機歸檔最大程度避免了錯誤的產生，而且根據數據庫也可以迅速發現錯誤并且方便的加入遺漏的檔案，不需要重新修改全部目錄。歸檔的效率提高以后，才真正把我們人類的工作能力和思維解放出來，可以從繁瑣重復的工作中投入到數字化檔案系統的開發利用中去。

2.3 提高檔案管理能力

傳統的紙質檔案在管理和借閱中出現了許多麻煩，借助于新時代各種儲存媒介我們可以將數字化檔案儲存在硬盤、光盤、U盤和數據庫等等新載體中。但是即便是新的載體也會存在著儲存的要求，我們管理人員要從舊的紙質檔案儲存思想中解放出來不斷更新管理理念，將數字化檔案的管理成為自己學習的目標。檔案的數字化進程也給了我們檔案管理人員提升能力的機會，管理人員在工作上要改變思想，更新檔案管理的專業知識，適應檔案數字化管理的新要求。當檔案交由計算機進行自動化管理之后，就可以把管理人員從繁瑣的重復工作中解放出來，就可以讓管理人員有機會試用空余時間學習更先進的軟硬件檔案管理技術。

各單位也可以乘著檔案數字化的趨勢，多吸納擁有大學以上高學歷、具備計算機通訊技術和網絡能力的專業人才，不斷適應現代檔案數字化管理模式，并逐步運用自身技術進行改良操作，憑借數字化發展的機遇真正培養出一批懂得數字化管理，又熱愛檔案管理的先進人才。

3 總結

我國推進檔案數字化的決心是堅定的。雖然如今我們檔案數字化的進程已經達到了一個很高的水平，但是也不能因此就放松對檔案數字化人才的培養。只有兼具人才和技術的同步提升，才能擺脫舊的紙質檔案管理模式的影響，真正實現整合了計算機和媒體知識的新時代檔案數字化。檔案數字化是一個長期的過程，我們不應該停止探索而是繼續前進，爭取在檔案數字化的路上走出符合我們國家的新特色。

參考文獻

[1]孫兔開.淺談新時代檔案數字化的幾點重要意義[J].辦公室業務，2017（18）：111-111.

[2]吳冬梅.淺析新時代我國高校檔案信息化管理工作的重要性[J].通訊世界，2016（20）：210-211.

[3]王倩.新時代背景下高校檔案管理信息化建設路徑研究[J].商品與質量，2016（42）.

作者簡介

楊春華（1968-），男，漢，江西省贛州市，總監，房地產經濟師，大專，研究方向：檔案管理