論事業單位檔案管理中現代化方式的利用

蔡玲玲

摘 要：當前事業單位之中工作人員數量的不斷增加給檔案管理工作帶來了很大的壓力，檔案數量以及內容的復雜性使得傳統的人工管理方式已經無法滿足實際管理需求，在未來的發展過程中，針對事業單位的人事檔案管理，引入信息化技術，以現代化的網絡管理手段來提升管理效率是發展的要求，改變了傳統人事檔案管理中效率較低的問題。本文針對現代技術在事業單位檔案管理中的應用情況進行了分析，提出了一些優化措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代管理方式

當前網絡技術和計算機的普及使得各行各業都開始進行信息化改革，檔案管理工作當前也開始趨向與信息化、網絡化的管理發展，事業單位的高質量運行需要更為高效的檔案管理手段，針對檔案管理過程的方法進行優化是當前時代發展和事業單位建設的客觀需求，如何結合實際情況將現代化的信息管理手段進行實用是當前面臨的主要問題。

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不完善

當前的事業單位人事檔案管理工作還存在許多問題影響了管理質量，管理方法上的不科學使得檔案查閱過程效率較低，在檔案的存儲過程中，管理人員對檔案標題和序號等不進行定期的整理，使得較長時間之后檔案的管理難度不斷提升，且在檔案進行查閱和保護的過程中，管理人員對其保密工作的重視程度不高，都影響了檔案管理質量，這些不良問題都反應了當前事業單位檔案管理工作的制度上存在不完善之處，無法高質量的指導管理人員的日常工作，降低了檔案管理工作對于事業單位建設發展的價值。

1.2 檔案管理工作進行效率低

當前事業單位在檔案管理和檢索過程中仍然使用傳統的人工檢索方式，在事業單位的發展過程中，硬件設施的建設給管理人員優化管理方式提供了物質基礎，但是，有的管理人員對于先進技術的掌握能力和操作能力不足，影響了借助信息技術的管理方式在檔案管理工作中的應用，依舊依賴于傳統的人工檢索管理方式，在人事檔案數量和內容不斷增加的情況之下不利于事業單位的進一步發展。

1.3 檔案利用效率不高

檔案管理工作的進行對于事業單位合理安排工作人員的崗位，對以往的經營過程進行回顧，創新經營規劃等都有著重要的作用，回顧以往的經營歷史可以有效的對未來的發展規劃起到優化作用，可以有效提升事業單位的經營收益和社會影響力。但是，當前事業單位對檔案管理工作的綜合價值認識不足，檔案內容利用效率低，損失了檔案內容之中的實際效益。

1.4 缺乏檔案管理專業人才

檔案管理工作的高質量進行要求管理人員具備相關的工作經驗，并對于檔案管理工作的進行過程和管理方式有充分的了解，這樣才能提升管理工作的進行質量。在當前的許多事業單位之中，檔案管理人員的頻繁更換以及管理人員自身工作能力的不足對于檔案管理工作的進行起到了負面的影響，使得檔案管理的安全性降低，不同管理人員之間管理方式的差異也使得檔案管理較為混亂。

2 檔案管理中應用現代手段的價值

在我國事業單位的檔案管理工作之中，由于管理制度的不科學、管理手段效率較低以及管理人員專業素養不足等問題的存在，檔案管理工作的進行質量受到了很大的影響。在當前信息化時代，許多企業都開始將信息技術和計算機技術應用到檔案管理之中以應對隨著企業規模的增加帶來的檔案管理難度的升高。信息技術等現代管理方法在檔案管理之中的應用可以提升管理質量和查閱效率，對于傳統管理中存在的問題起到了有效的優化作用。

傳統的檔案管理方式是通過人工管理手段進行檔案的分類、查閱和保存過程，且檔案記錄材料的限制使得檔案體積不斷增加，給查閱過程和保密過程帶來了很大的影響，將現代計算機技術引入檔案管理之中降低了對空間和紙張的消耗，也提升了檔案查閱過程的進行效率，減輕了管理人員的工作壓力。事業單位借助現代管理技術也能優化工作人員的組成，將具備工作積極性和工作能力的員工分配到更為適合的崗位。除此之外，將網絡應用到檔案管理之中方便了檔案在不同部門和單位之間的流動和查閱，優化了檔案查閱過程，將現代技術在檔案管理中使用具備較高的現實價值。

3 現代技術在檔案管理中的應用途徑和優化措施

3.1 用于檔案的檢索過程

在傳統的檔案管理工作之中，針對檔案的目錄進行管理是實現高效檢索的查閱的重要手段，也是傳統管理工作的進行難點。要想保證目錄布置的合理性和查閱的高效性，管理人員需要對管理過程有充分的了解和較為優秀的管理手段，這都對管理人員的工作經驗有很高的要求。應用現代技術之后，檔案目錄的管理和添加借由計算機進行，管理人員可以按照分類規定對檔案進行分類的錄入和保存就可以實現分類管理。在查閱過程中，計算機對檔案訪問的高效性避免了目錄分類不佳造成了查閱管理效率低的問題。盡管如此，在實際管理過程中，檔案管理人員要不斷提升查閱效率也需要針對檔案內容進行合理分類，提升計算機在查閱管理工作中的進行效率。

3.2 在庫房管理中的應用

隨之計算機一系列技術不斷升級，事業單位相關工作人員可以建立一套符合現代化標準的檔案庫房對應的管理系統。采用計算機能夠進行實時監控等功效，能夠對空調設備、干燥、加濕等予以控制，從而控制庫房濕度、溫度、防盜報警以及火警報災等，這些智能化的技術，是對檔案庫房進行管理的現代化手段的體現。

3.3 檔案管理輔助業務

檔案業務工作包括對檔案進行收集、保管、整理、鑒定、利用、統計分析、銷毀等環節。在檔案業務整個流程中，除了管理務比較繁重之外，還會產生很多檔案信息，此時，用計算機進行輔助管理，可以給工作人員帶來便利。當前，應用的比較廣泛的是采用檔案管理相應的軟件對檔案借閱以及歸還進行統計，使檔案工作者能夠及時對檔案存儲的實時信息進行把握。

3.4 利用電子文檔提升檔案管理效率

第一，應當建立相應的數據庫，讓數據庫自身的結構趨于標準化以及規范化；第二，利用多媒體將靜態圖片、圖形、聲音、活動影像、文字等實施集成化的統一管理，再根據光盤具有讀寫速度快、容量大以及可對原文件直接進行檢索以及在計算機聯網應用上十分方便等優點，將有價值的紙檔案變為相應的電子文檔，將其在光盤上保存即可，極大的方便了計算機對其進行查詢以及識別 ；第三，經過授權，可以實現編研者直接從自己對應的終端，對數據進行檢索以及查詢和下載，這些都為事業單位檔案管理者提供了極大的便利。

3.5 建立檔案管理網絡

當今時代是計算機以及網絡應用普及的時代，計算機在各個領域的廣泛應用必然促使很多傳統方式的變革。檔案管理也不例外 ，檔案管理只有突破傳統 ，與時俱進，才能夠滿足人們想需求。事業單位應當根據需要，建立自己區域的局域網，以及檔案管理相關網絡，這樣不僅有利于對資源及時共享，對計算機軟、硬件進行共享，還能夠讓檔案室和相關科室之間搭建一座信息方面的橋梁，逐漸讓檔案管理實現信息化。當建立了對檔案進行管理相應的網絡之后，利用計算機進行模擬人工作業，最大限度的發揮網絡自身具備的優勢，編目、整理、標引、統計，可以提升著錄以及標引速度，及時對網絡檔案實時的信息活動予以管理，實現檔案信息資源的最優配置。

4 結語

依賴現代化的管理方法和手段，引進先進技術和設備作為媒介，加快基層檔案管理改革，對實現基層事業單位檔案管理現代化有不可替代的促進作用。 因此利用現代科學技術優化傳統檔案管理方法， 改革傳統檔案管理體制，建立完善有序的基層事業單位的管理體制，才能使得基層事業單位檔案管理工作跟上經濟社會發展的步伐。

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