淺談政府機關文書處理與檔案管理工作

張中華

摘 要：政府機關文書處理與檔案管理是政府機關推行政令不可或缺的重要工具，從一定程度上關系著政府工作的整體水平。認真做好文書處理與檔案管理工作，可以有效提高政府工作效率。可以說，一個系統(tǒng)科學的文書處理與檔案管理機制對政府機關的各方面工作都有著至關重要的影響。在實際工作中，政府機關歷來重視文書處理與檔案管理工作，但也不可避免的存在著一些不足，影響政令通達。因此，作為政府機關有檔案管理人員，務必采取積極有效的措施，正視問題，解決問題，保證文書處理與檔案管理工作的細致到位，促進政府機關協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。本文深入分析了政府機關文書處理與檔案管理工作，并提出了做好相關工作的方式方法，僅供大家參考。

關鍵詞：政府機關；文書處理；檔案管理工作

文書處理與檔案管理工作，從字面上來看，就是通過書面形式，記錄一個社會組織從事的各種管理工作。在政府機關工作中，主要用來記錄政府及各個部門的歷史與有關人員的重要信息，對政府機關和相關部門在以往工作中的有價值信息進行保留，以備查閱，在政府工作中扮演著重要角色，是保障政府工作協(xié)調(diào)有序推進的一項重要基礎工作。

1 政府機關檔案管理工作內(nèi)容

一般來說，政府機關檔案管理工作內(nèi)容主要包括四大部分，分別是管理職責、立卷歸檔、檔案時間和檔案保管。

1.1 管理職責

政府機關檔案管理人員在工作中必須認真履行好崗位職責。貫徹落實政府檔案工作的法律法規(guī)和政策方針，健全完善的各種規(guī)章制度；對于政府機關各科室形成的不同門類檔案材料進行仔細的整理收集，并且安排專人進行指導和監(jiān)督；嚴格管理政府機關及部門各個載體和門類的檔案；積極開展檔案史料的編排研究工作，為政府工作開展提供優(yōu)質(zhì)服務；認真做好機關檔案工作，并對本系統(tǒng)檔案工作和直屬工作單位進行檢查、指導和監(jiān)督；按照有關規(guī)定，向本級或上級檔案館提交應該進館的檔案；辦理上級領導交代的工作任務。

1.2 立卷歸檔

可以分為兩個方面：一方面是歸檔范圍，只要是反映本政府機關的工作和活動，具有考察利用價值的錄音、圖片、錄音材料或者照片，都可以將其立卷歸檔。另一方面是歸檔要求，并不是所有的文件都可以歸檔。因此，檔案管理人員對檔案進行歸檔的時候，必須要嚴格按照有關要求執(zhí)行。[1]各科室應該根據(jù)立卷歸檔范圍，將具有保存價值的文件全部收集，并且進行仔細的整理。根據(jù)文件的有機聯(lián)系和形成規(guī)律，對立卷進行科學管理；政府機關的立卷歸檔工作需要在檔案室監(jiān)督下進行。各科室應該將歸檔完成的材料，按照立卷上面的要求，將其整理成卷，經(jīng)過檔案室工作人員檢查合格之后，才可以歸檔；對于聲像檔案，應該在紙上記錄錄音或者攝像的對象、時間、中心內(nèi)容和地點。對于照片檔案，應該將底片和展品分開整理歸檔；會計審計檔案應該由財務按照歸檔的有關要求，認真負責的進行整理立卷；檔案室接收檔案的時候，各科室應該將歸檔號的案卷編制好移交目錄，打印兩份。檔案人員根據(jù)目錄進行清查，檢查其驗收案卷質(zhì)量符合有關要求后，交接雙方才可以在移交目錄上簽字確認，一份存放在本科室，一份存放在檔案室，這樣可以有備無患。

1.3 歸檔時間

政府機關文書檔案管理對歸檔時間有著嚴格的要求，并不是可以隨時將檔案進行歸檔。一般來說，文書檔案工作在5月底之前必須完成接收工作；會計審計單位為了方便工作，可以由財務管理人員保管一年時間，并且必須要在次年6月份以前移交檔案室進行保管；基建檔案完成基本建設竣工驗收工作后，應該將其整理成卷移交給檔案室進行正確的保管。

1.4 檔案利用

政府機關檔案管理人員在進行檔案利用的時候，必須要注意以下幾個方面的內(nèi)容：政府機關有關工作人員因工作需求，必須要本科室負責人進行審核批準，才可以瀏覽本科室的檔案材料。由于工作的需求，需要查找其他科室資料時，應該征得其它科室負責人同意后，才可以進行查找；摘抄檔案的時候，必須要填寫材料利用登記表。如果沒有得到檔案室的同意，切忌不可隨便復制或者復印檔案材料。[2]一般情況下，任何人都不可以從檔案室中帶出檔案。一旦遇到特殊的情況，借閱人需要辦理有關的借閱手續(xù)，并且在規(guī)定的時間內(nèi)及時將其歸還；不可以對文件材料做出不文明的行為，比如：畫線、折疊、涂改以及剪裁等等，也不可以隨便折疊。

2 做好政府機關文書處理與檔案管理工作的具體方法

2.1 加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，不斷提高專業(yè)素質(zhì)

政府機關文書處理與檔案管理人員自身必須要具備較好的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德。作為政府機關，要不斷建立健全培訓教育體制，加強工作人員的政治理論和業(yè)務能力學習，有效提升管理人員的工作水平和責任意識。作為政府文書處理與檔案管理的工作人員，必須加強工作憂患意識和責任擔當，在文書處理過程中，必須保證文件完整，努力做到不丟失、不破壞。[3]如果文件已經(jīng)出現(xiàn)破損，必須要采取正確的方式，及時進行補救。

2.2 實現(xiàn)現(xiàn)代化的信息管理方式

政府機關文書處理與檔案管理工作中，不能一味的堅持傳統(tǒng)的手工操作管理方式，要進行適當改進創(chuàng)新，采用現(xiàn)代化的新型管理方式。在電腦上建立一個歸檔文檔。按照年度，將有關資料輸入到電腦里，比如：會議材料、請示報告、上級發(fā)文、發(fā)文時間、以及發(fā)文地點等等，根據(jù)年度將其存放在電腦光盤里面，這樣可以長時間保存，不僅真正實現(xiàn)現(xiàn)代化的信息管理，而且方便利用，有效提高管理效率。

2.3 實現(xiàn)檔案計算機管理規(guī)范化發(fā)展

在對事政府事業(yè)單位檔案計算機管理過程中，需要按照《檔案著錄規(guī)則》進行，從而保證政府機關在檔案計算機管理期間數(shù)據(jù)庫結(jié)構得到完善，保證數(shù)據(jù)格式朝著規(guī)范化和標準化的方向發(fā)展，讓計算機檔案管理工作順利進行，盡可能保證檔案資源實現(xiàn)社會共享，讓政府機關檔案管理工作朝著規(guī)范性和透明性的方向發(fā)展。

4 結(jié)語

想要認真做好政府機關文書處理與檔案管理工作，并不是一日可以完成的，而是一個漫長的過程，需要工作人員堅持不懈的努力。作為政府機關相關部門，為了可以更好的促進文書檔案事業(yè)的發(fā)展，工作人員必須要適當改變管理理念，不斷加強自身的專業(yè)素質(zhì)，為社會進步和國家發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務。

參考文獻

[1]諶啟莉.淺談如何做好文書檔案工作[J].內(nèi)江科技，2017，38（08）：16.

[2]王晶.淺談如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（09）：121.

[3]周偉.淺談政府機關文書處理與檔案管理工作[J].蘭臺世界，2012（S3）：85.