信息時代下教育檔案管理工作的探究

葉凱

摘 要：教育檔案是記錄和反應本地區教育情況、發展的重要文獻資料，同時也是衡量一個地區教育力量的重要展示。近年來，隨著教育事業的發展發展，教育檔案管理工作也得到了進一步的重視和發展。近年來，隨著信息時代的發展，教育檔案管理工作也迎來了進一步的發展空間。轉變傳統“紙上談兵”的教學檔案管理模式與思維，充分引入和應用數字化、電子化、信息化檔案管理的模式和過程，是提高當前教育檔案管理工作成效的重要保障。

關鍵詞：信息時代；教育檔案；管理；發展；保障；

由于計算機技術和網絡技術的應用，人們的學習速度在不斷加快，也就是說從數字處理時代到微機時代，到信息化時代，學習速度越來越快，這要求我們的管理模式也要適應新的特點和新的模式，信息時代的便捷和優勢，極大的推動了教育學研究院檔案管理的發展，轉變了當前教育檔案的管理模式和思維，是教育檔案現代化過程中的必經之路。

1 什么是教育檔案

教育檔案是教育學研究院檔案資料的重要組成部分，教育學研究院應該切實的重視教育檔案的采集、錄入、保存等一系列的管理工作。教育檔案不僅僅是保存教育文獻資料的過程，更是要通過教育檔案中信息的交流和學習，更好的指導和幫助本地區教育機構開展教學工作，提高教育質量，推動本地區教育的健康穩定發展。一般來說，教育檔案是指教育機構在實際的教學行為中形成的具有價值的文字、影像、圖表等一系列不同形式的教育信息資料，反應了一個地區教育發展的整體情況。

2 當前教育檔案管理中存在的問題

2.1 專業管理人才缺失

在新時代下，家長和老師對教育檔案管理工作提出了更高的要求，可是就目前為止，很多學校還未建設專業的檔案管理工作室，很多學校領導層還沒有意識到該項工作的重要性，很多安置在教育檔案管理部門的工作人員缺少專業技能和職業素養，相關管理知識的欠缺大大降低工作人員的工作效率，管理的檔案成效不高，直接導致很多學校的教育水平難以提升，教學質量難以保障。 所以對于教育檔案管理部門來說，一直高校的檔案管理隊伍亟待建設和發展。

2.2 管理模式傳統，缺乏與時俱進

當前，隨著信息時代的發展，很多機構和企事業單位都已經著手發展現代化的檔案管理事業。然而，在很多學校中，信息化的現代檔案管理思維和認識還沒有得到進一步的落實，其在基礎檔案的管理和發展中，過于傳統話，缺乏與時俱進的管理思維和模式。甚至一部分學校，對于檔案信息歸類和整理的過程，都沒有得到有效的開展，各種各樣的教育檔案信息都混在一起，不能充分有效的進行應用。

2.3 基礎檔案管理設施不能保障

在一些地區，尤其是偏遠的基層地區，對于基礎教育檔案的管理設施和投入不能保障，這是制約當前信息化時代教育檔案管理發展的重要因素。信息化的檔案管理和現代話的檔案事業，離不開現代化的辦公設施和基礎建設，所以相關的主管部門應該切實的重視對教育檔案基礎管理設施和資金的投入。

2.4 思想認識不足

還存在一部分從事教育檔案管理的工作人員，對于教育檔案本身的重要性缺乏一定的認識。片面的認為，教育檔案只是負責采集教育信息和資料，并且把這些采集的資料和信息都認真的落實到紙質信息中去，做好保存和歸檔的工作就可以了。這種片面的管理思維嚴重的制約了教育檔案信息的利用效率，現代化的檔案管理事業的發展更是受到了極大的影響。

3 信息化時代下教育檔案管理的思考

3.1 重視教育檔案管理工作隊伍的建設和發展

教育檔案管理的好壞與具體的工作人員素質有著直接關系，所以針對當前教育檔案中存在的各種問題，加快和建設一支高效的教育檔案管理隊伍至關重要。為此，作為教育學研究院教育檔案的主管部門或者領導，應該切實的重視對檔案管理工作隊伍的建設，全面的提高每一個教育檔案管理人員的素質和能力。比如，可以利用信息時代豐富的互聯網教育資源，定期或者不定期的組織多樣化的學習過程，切實的拓展每一個教育檔案管理人員的工作視野和專業素質。

3.2 轉變思想認識，提高管理積極性

教育檔案對于本地區教育事業的發展重要性不言而喻。如何保存，如何整理，如何提高教育檔案的利用效率，這些都是教育檔案管理的工作內容。尤其是新時期，科學技術的發展為教育檔案管理提供了新的平臺和方法，但是各種新情況和新問題也層出不窮。面對這種形勢，教育檔案管理人員和具體的工作人員都必須轉變落后的管理觀念和工作思想，增強教育檔案管理意識，這樣才能在日常的教育檔案管理工作中高度重視自己的工作，認真負責地做好教育檔案管理的各項工作。思想是行為的源泉，作為從事教育檔案管理工作的每一個人，都應該切實的擺正自身的心態，以積極、主動的工作模式融入到教育檔案管理工作中去。

3.3 用新思維轉變傳統教育檔案的管理模式

傳統的教育檔案管理模式，基本上都是“紙上談兵”，缺乏有效的信息化過程。就教育檔案管理本身來說，是一項較為復雜的管理過程，其工作成效與否、工作過程科學與否等都直接影響到了地區教育事業的發展。隨著信息時代的發展，教育學研究院可以利用現代化的檔案管理思維與模式，轉變傳統教育檔案的管理模式和思維。 比如教育檔案管理人員，可以利用信息時代互聯網的優勢，轉變傳統中定點檔案采集的模式，而是讓后學校自身通過系統的登陸，進行相關信息資料的錄入和采集過程，極大的優化了教育檔案管理人員的工作過程，提高檔案資料的采集和傳輸效率，這對于教育檔案管理本身來說是一個新的嘗試和新的思維。

3.4 科學的對教育檔案管理人員進行考核和評價

科學的考核和評價，是衡量一項工作成效與否的重要標準。在過去，對于教育檔案管理的考核和評價內容往往顯得粗狂和簡單，甚至有一些單位缺乏有效的考核和評價機制。現在，隨著教育檔案管理的重要性得到進一步的認可，相關的智能部門應該切實的建立和完善考核和評價的機。通過科學、公正的考核機制，把教育檔案管理人員的工作思維、工作心態、工作模式、創新意識、信息化能力、思想認識等一系列的考核內容形成一個考核與評價的生態圈，全面有效的對每一個教育檔案管理人員進行考核和評價，并且把這種考核與評價的結果與每一個教育檔案管理人員的職稱、福利、待遇等相掛鉤，切實的激勵每一個教育檔案管理人員積極、主動的參與教育檔案的管理工作，推動教育檔案管理的長效發展。

3.5 推動電子化、數字化、信息化檔案系統的建設

電子化、數字化、信息化的檔案管理模式，是信息時代檔案管理過程的重要體現。通過積極引入和使用電子化、數字化、信息化檔案管理的模式，可以充分的提高檔案資料和信息的利用效率，加快了檔案資料的流轉速度。此外，信息化時代的檔案管理模式，還以利于檔案資料的保存，避免檔案資料在調閱、運輸過程中存在的損毀、丟失的風險。可以想象，在今后的一段時間內，教育檔案的調閱將會是實時申請、權限審批、實時查看，這將極大的推動地區教育事業的發展。

4 結語

總之，全面提高教育檔案管理成效至關重要。隨著我國教育事業的不斷發展，未來教育檔案的重要性和意義也將不斷的凸顯。作為教育學研究院教育檔案的管理人員，應該切實的從當前教育檔案管理的現狀出發，轉變教育檔案管理的模式和思維、創新教育檔案管理的方式和過程，充分的運用信息時代檔案管理的優勢和便捷，推動教育學研究員教育檔案管理成效的提高。

參考文獻

[1]淺談新時期檔案管理信息化建設[J].楊粵暉.湖北經濟學院學報（人文社會科學版）. 2010（09）

[2]兩岸融合背景下臺灣檔案管理課程建設研究——以福建師范大學檔案學專業教學為例[J].隋鑫，王念祖.蘭臺世界. 2017（03）