大數據時代事業單位檔案管理的改革與創新

梁天峰

摘 要：隨著社會經濟文化的不斷發展，網絡的逐漸普及，我國正在走入一個大數據的時代。因為互聯網絡技術的不斷創新已經影響了人們的衣食住行，智能化住宅、智能化出行早已屢見不鮮。同時，也影響到事業單位檔案管理的改革與創新。本文將會就傳統檔案管理是否還有必要保留，如果不必要應該如何改革與創新等方面進行論述，探討大數據時代檔案管理的改革與創新思路。

關鍵詞：大數據；事業單位；檔案管理；改革與創新

檔案管理對于事業單位的發展以及綜合競爭力的提升有著重要意義，但是隨著長期信息量的不斷累加，信息數據已然行成了一個龐大的數字，傳統檔案管理的弊端也逐漸顯露端倪，在當今這個大數據時代，只有經過改革與創新，才能保證不被淘汰。

1 事業單位檔案管理的重要意義

檔案管理對于一個事業單位而言不僅僅是能夠保證行政事部門的高效、有序，也是保證單位自身科學發展有力屏障，也有利于企業精神文化的建設，更是員工乃至受服務的全體人民維護己身正當權益合理依據。由于員工得正當權益有依據、有保證，自然員工的工作效率就有了保證。從整體看，整個事業單位的效益才會有保障。從事業單位領導階層的方面來看，檔案管理工作做得好有利于領導階級及時全面的了解整個事業單位的現狀，員工的狀態，及時根據市場需求，進行決策調整，人員調度等。對于廣大人民而言，可以根據事業單位檔案進行合理分析，從而選擇合適的事業單位，滿足自己的需求[1]。

2 事業單位檔案管理問題

2.1 重視程度不夠

雖然在上文中提到，檔案管理對于事業單位的發展，對于社會各界而言都有著重要意義，但在我國，檔案工作并沒有的到普遍的重視，事實上從行政事業單位的工作人員到單位領導普遍對檔案管理工作不夠重視。從領導層面來講，檔案管理工作是幕后工作沒給單位產生直接效益，且在任期考核中管理階級也沒有考慮把檔案工作納入其中，由于管理階層不重視，自然就缺乏強有力的監督，其導致的結果就是，檔案管理工作所需的硬件軟件都不達標，也就使得間接效益無從談起。

2.2 檔案管理手段不夠科學

檔案管理的手段依然沿用這傳統方式，顯然，在信息化技術越來越多的應用于各種領域的今天有些不合時宜，并且還有效率低，方式繁瑣等缺點，當然也有一些地方選用了信息檢索的方式進行檔案管理，但是，這種情況并沒有及時更新，且應用設備簡陋，這就導致了檢索速度慢、費時費力，甚至有時候費時又費力后也沒有找到結果，同時由于設備的簡陋，缺乏檔案信息安全保障[2]。

2.3 管理人員素質不夠

檔案管理工作人員自身也存在問題。就如上文所述，自身對檔案工作的重要性不清晰，責任心自然不強。于是，在工作過程以為只要資料不丟失就好，但是身為檔案管理人員、除了要對檔案收集外，還要進行整理分類，同時更要把不合乎規范得檔案及時處理，承交給管理階級，其次就是相關職工個人，由于自身局限性，以為檔案管理與自己沒關系，因此，在起草文件材料和填寫相關資料時，存在應付心理。自然最終呈現的的檔案大多是不規范。

3 大數據時代下的改革與創新

3.1 加強重視

加強重視，不是一句口號，是需要從思想上深刻認識到檔案管理工作的重要性，針對這一點，可以通過聘請相關專業人才，對事業單位從領導階級到職工個人進行“掃盲”明確檔案管理工作對整個單位發展的重要性，是職工個人維護正當權益得憑證，落實檔案管理工作于每個人的關系，明確每個對于檔案管理工作的具體責任，畢竟檔案資料的收集、整理、分門別類是需要整個事業單位上至領導下到職工個人的支持與參與的。

3.2 健全管理制度

相應的規章制度是整個事業單位運行良好的基礎。制度健全了，地基打好了，自然事業單位各方面也就茁壯成長起來了。檔案管理工作更是如此。作為檔案管理工作人員有必要對檔案法有基本的了解，這樣做得益處有二：其一，可以約束檔案管理人員得言行，保障信息的安全；其二，有益于事業單位決策人對相關工作進行合理調適。同時對檔案管理工作進行有效監督，行成良好的監督機制：獎懲有度，獎懲有據[3]。

3.3 加快現代化

健全檔案管理制度制度是加快這項工作現代化制度的保障，現代化得明顯特征就是責任的進一步細分化，落實到了個人，從而工作效益進一步的提高。檔案管理工作也應如此。檔案管理工作是一個浩大的工程，從檔案最初的收集，到后來的整理，再到分門別類，每一步背后都還有無數的小步驟需要完成，傳統檔案管理工作方式是胡子眉毛一把抓，管理人員從頭管到尾，責任分工不細化，彼此之間存在責任交叉，那么導致的結果就是工作效率低下。現代化的第二個明顯特征就是專業化，提升檔案管理人員的專業素質水平，也是決定檔案管理工作質量量的金標準，于事業單位而言，需要做的是要提高入門門檻，在進行人員的招聘時，適當提出較高的要求，在工作過程中定期的對新老員工培訓和考核，使其實現對知識的更新。針對老員工，沒有必要辭退，畢竟老員工有著豐富的工作經驗，且耐心細心，進行一定的培訓即可。

3.4 逐漸數據化

哪怕在互聯網如此發達的時期，也不能直接對檔案進行數據化處理，必須要循序漸進，原因如下：在傳統的檔案管理工作中，信息載體是紙張，采用手寫，人工整理的方式，而隨著時間的流逝此類資料基數龐大，且由于是人工整理書寫，必然存在著理解方面的差異，因此需要進一步處理后進行數據化[4]。由于傳統方式費時費力，工作效率低。在計算機技術已經越來越多的應用與各個領域的大背景下，將其應用于事業單位的檔案管理工作中已經是大勢所趨，其有著存貯量大，方便查找等優點。有利于提高工作的效率。這就對相關工作人員的計算機知識以及單位的硬件設施提出了要求。這是數據化需要循序漸進的另一個原因，硬件軟件必須都要跟上才可以。

4 結述語

事業單位在大數據時代下想要進行檔案管理工作的改革與創新并不容易，需要加強重視，同時提高管理人員素質，也要健全管理制度，需要摒棄傳統方式中，不合時宜的部分，比如人工整理，進行適當的補充和創新，比如現代化和逐漸數據化，如此，才能為改革與創新增添動力，為我國偉大得社會主義事業添磚加瓦。

參考文獻

[1]傅靚.大數據時代事業單位檔案管理的創新探析[J].卷宗， 2017（29）.

[2]楊久鳳.大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響[J].城建檔案，2017（8）：57-58.

[3]明潔.大數據時代事業單位檔案管理的透視與反思[J].辦公室業務， 2017（14）：99-99.

[4]李海兵，董俊英.淺議行政事業單位檔案管理的創新路徑[J]. 中國衛生標準管理， 2017，8（2）：13-15.