基層單位檔案管理的現代化途徑探究

韓雅男

摘 要：現今，社會正處于高速發展與變革時期，基層單位有必要進行相應的改革與創新，才能滿足社會發展需求。基層單位檔案管理也應隨之發生了相應的改革。傳統的檔案管理方式遠遠滿足不了當下實際需求，因此，有必要注重現代管理技術手段的應用，以此有效促進基層單位檔案管理工作質量與效率的進一步提高。本文在闡述基層單位現代化檔案管理的意義的基礎上，對基層單位現代化管理中存在的問題進行了更深層次的剖析，最后提出了相應的解決措施，希望以此為基層單位檔案管理的現代化建設提供具有參考價值的建議。

關鍵詞：基層單位；檔案管理；問題；現代化建設途徑

在社會經濟與科學技術迅速發展的背景下，現代技術在社會諸多領域當中得到了廣泛的應用，并且有效促進了各領域的發展。現代技術在檔案管理工作中的應用，能夠有效提升檔案管理工作效率與工作質量。就基層單位而言，在社會改革發展的背景下，傳統的基層單位檔案管理方式無法滿足實際需求，因此有必要借助現代技術手段，進一步提升基層單位檔案管理工作效率與質量，促使其與市場經濟發展相適應，不斷改革與完善，最終實現檔案現代化管理。鑒于此，本文對“基層單位檔案管理的現代化途徑”進行更深層次的分析具有極為重要的現實意義。

1 基層單位檔案管理現代化的重要意義概述

對于基層單位而言，檔案管理工作作為日常工作中尤為重要的一部分，鑒于檔案當中記錄了基層單位發展中所做出的各種重大決策與事件，通過有效的檔案管理，能夠為基層單位的今后的發展提供一些具有參考價值的信息。可見，做好基層單位檔案管理現代化工作，具有十分重要的現實意義。

彌補了傳統檔案管理的不足之處。對于基層單位單位，檔案資料涉及到基層單位方方面面的內容，內容較為繁雜，傳統的管理方式不僅僅耗時耗力，還不具備良好的效果。現代化檔案管理方式，能夠豐富檔案管理方式，并且能夠有效提升檔案管理效率，同時能夠快速找出檔案使用者所需要的檔案資料，有效促進了檔案使用效率的提高[1]。

提升檔案信息管理的安全性。基層單位檔案管理工作中存在一定的漏洞，具體為保密性不強。另外，基層單位檔案采用紙質方式保存，并不能長期保存，極易造成信息丟失。現代化管理方式的應用，便能夠有效解決上述存在的問題，紙質檔案可以轉化為電子檔案，不僅僅確保了檔案安全性，還有助于確保檔案的完整性[2]。

2 基層單位檔案現代化管理中存在的一系列問題分析

基層單位檔案在現代化管理發展中，出現了一系列問題，主要表現在制度、檔案利用率低下等問題，造成基層單位檔案管理無法實現現代化管理，不利于促進基層單位的進一步發展。

2.1 管理制度的缺失

基層單位檔案涉及到的內容具有繁瑣這一特點，在具體的管理過程中，具有一定的難度，這就需要有力的制度支撐各項管理工作開展。然而就目前情況而言，我國大部分基層單位在檔案管理過程中，并不注重檔案管理制度的完善，造成檔案管理工作無制度可依[3]。另外，部分基層單位在制定相應的管理制度之后，并沒有按照制度辦事，造成管理制度流于形式，并沒有充分發揮其既有作用[4]。以上種種因素的存在，均會影響到檔案管理工作朝向規范化與現代化方向發展。

2.2 基層單位檔案資料利用率有待提高

對于基層單位而言，檔案資料涉及到基層單位發展過程中的所有信息，具有較高的應用價值，具體表現在能夠為基層單位今后發展決策提供具有參考價值的信息，從而有助于確保決策的合理性[5]。因此，基層單位有必要對此引起高度重視，加強檔案管理。但是就目前情況而言，基層單位并沒有意識到檔案資料管理的重要性，導致檔案資料利用率低下，使得檔案信息無法充分發揮其既有作用。就現階段基層單位檔案管理而言，檔案資源開發與利用問題可謂是最為突出性的問題。

2.3 基層單位檔案查詢、檢索效率有待提高

基層單位檔案檢索可以借助人工方式，或者是借助計算機方式進行。從實踐效果而言，借助計算機方式明顯具有更高的效率。但是就目前基層單位檔案查詢而言，主要是依靠人工方式完成，造成檔案查詢效率低下，不利于檔案資源利用率的提高。即使部分基層單位采用計算機方式，為了提升檔案檢索效率，采取了多種檢索工具，造成檢索工具繁雜，不僅僅沒有發揮良好的效果，反而影響到檢索工作的開展。

3 基層單位檔案管理現代化建設具體措施分析

基層單位在發展過程中，要想促進檔案資料利用價值的進一步提升，就需要結合檔案實際利用，注重現代技術的應用，促使檔案管理工作朝向現代化與智能化方向發展。

3.1 基層單位檔案管理理念的革新

針對上文所提及到的基層單位對檔案管理工作未引起高度重視這一問題，基層單位在今后的檔案管理中，有必要轉變管理理念，在日常管理工作中，需要高度認識到檔案管理工作的重要性，并且需要將其放在基層單位發展戰略上，有效推動檔案管理工作朝向現代化方向發展。管理人員首先需要具備前瞻性眼光，同時具備開放性的管理理念，并且需要具有對現有管理方式創新的能力，才能在檔案管理工作中，重視現代信息技術手段的應用，不斷完善檔案信息檢索系統，以此促進檔案管理工作的優化，從而有助于實現檔案管理現代化。

3.2 突破技術桎梏，實現檔案信息的現代化管理

基層單位要想實現檔案管理信息化建設，就需要注重現代技術的引進，并且需要優化計算機檔案管理軟件，同時需要結合基層單位檔案管理特點，對管理軟件進行系統的優化與升級，具體而言，需要相關人員做好以下幾個方面的工作。（1）進一步完善基層單位檔案信息檢索功能，以此有效提升檔案資源的利用率。具體為將基層檔案進行分類放置，并且需要摘出關鍵詞，便于檔案使用者通過輸入關鍵詞之后，可以快速檢索到所需要的檔案資料。鑒于檢索工具繁雜這一問題，基層單位就需要統一檢索工具，使用適宜的檢索工作，以此確保檢索效率的提高。（2）實現技術的升級與更新。在利用現代技術管理檔案信息時，需要不斷完善計算機技術與計算機軟件，不斷提升檔案儲存空間，逐漸完善計算機的檔案編目體系，確保檔案使用者能夠隨時隨地查詢到自己所需要的檔案信息。（3）借助現代管理技術手段，有效提升檔案管理效率，近年來，攝影技術得以迅速發展，微縮技術與數碼攝影技術也隨之發展。電子檔案管理的微縮，主要是以信息技術與攝影技術為主，將紙質檔案轉化為電子檔案，能夠實現大容量儲存，同時能夠實現智能化操作。

3.3 構建現代專業化管理團隊

基層檔案管理工作的實施具有一定的難度，對管理人員具有較高的要求。因此，管理人員就需要不斷提升自身的管理知識與技能，同時需要認識到檔案管理的重要性，意識到檔案管理工作質量，直接影響到基層單位的可持續發展。鑒于此，基層單位相關領導人員需要加強檔案管理人員的培訓與教育工作，定期組織檔案管理人員進行相應的業務學習，例如相關法律法規的學習，現代管理技能的培養等，同時加強必要的思想政治思想教育。除此之外，基層單位需要逐步完善獎懲機制與工作競爭機制，以此充分調動檔案管理人員工作積極性。

4 結語

綜上所述，基層單位在改革發展過程中，有必要注重檔案管理現代化建設。針對當下檔案管理中諸多不完善的地方，需要從理念更新，技術優化以及構建專業管理團隊等方面入手，切實提升基層單位檔案現代化管理水平。

參考文獻

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[4]王麗霞，吳建平.淺議基層單位檔案管理現代化的實現路徑[J].辦公室業務，2016（17）：121.

[5]蒼碩.淺議基層單位檔案管理現代化的實現路徑[J].黑龍江史志，2014（13）：163.