分析現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理

齊曄

摘 要：隨著全球經(jīng)濟(jì)步入到二十一世紀(jì)以來，市場經(jīng)濟(jì)逐漸成為世界經(jīng)濟(jì)的主體，各企業(yè)之間的相關(guān)的經(jīng)營的競爭逐漸激烈，企業(yè)的經(jīng)營模式逐漸趨向于走向市場，成為現(xiàn)在的現(xiàn)代化管理方式。在這轉(zhuǎn)變的過程中，企業(yè)不斷地對經(jīng)營的方式進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整，保證其能夠適應(yīng)現(xiàn)在的市場競爭。其中能夠讓企業(yè)能夠?qū)τ诮?jīng)營的相關(guān)信息及時獲取和記錄的工作就是檔案管理，檔案管理的現(xiàn)代化改革是時代所必須的。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；檔案管理；企業(yè)；相關(guān)措施

在現(xiàn)代的企業(yè)發(fā)展的過程中，存在很多的企業(yè)對于檔案工作的管理不夠重視的情況，現(xiàn)在是信息化的時代，檔案管理實(shí)際上就是對信息的管理，不重視這一工作無疑會對企業(yè)的發(fā)展造成相當(dāng)大的束縛。企業(yè)的檔案工作會將企業(yè)的所經(jīng)歷的所有事物都進(jìn)行記錄，這當(dāng)然包含企業(yè)在發(fā)展中自己獨(dú)有的一些技術(shù)創(chuàng)新以及所作的重要舉措等，這些都是反映企業(yè)靈魂的事物，所具有的作用當(dāng)然不是一星半點(diǎn)。

1 現(xiàn)代企業(yè)制度中的檔案管理的含義

檔案管理工作就是對企業(yè)或者單位等由于經(jīng)營產(chǎn)生的信息檔案化，對于這部分的信息進(jìn)行整理和管制的過程或者手段稱為檔案管理，是檔案相關(guān)工作人員或者部門對單位中的關(guān)于檔案的各種信息的規(guī)劃與使用的所有的工作內(nèi)容的統(tǒng)稱，是檔案事業(yè)中必不可少的一環(huán)。而在新時代到來以后，科學(xué)技術(shù)產(chǎn)業(yè)的崛起，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為時代的兩大領(lǐng)軍技術(shù)，各行業(yè)的發(fā)展都向這兩大領(lǐng)域靠近，檔案管理工作為了更好地發(fā)展也要將信息技術(shù)融入到檔案的管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，從而幫助檔案管理事業(yè)的工作水平有一個巨大的提升。使檔案管理工作能夠做到條理清晰、效率極高。

2 目前企業(yè)的檔案管理工作中出現(xiàn)的紕漏

2.1相關(guān)部門與人員的重視程度不高

在目前來看，我國國內(nèi)的許多相關(guān)人員依舊沒有對檔案工作管理的意義有深刻的認(rèn)知。對于檔案管理工作重視性不高，大部分的人都以為檔案工作的管理只是在背后的整理工作，不能夠有什么過高的難度和意義。因此改變?nèi)藗兊倪@種錯誤的認(rèn)知，讓大部分人尤其是從事相關(guān)行業(yè)的人員能夠清楚地了解其根本的意義和作用，從而能夠讓工作者對于工作的重視程度提升，使其能夠?yàn)閱挝坏纳a(chǎn)提供助力。此外由于這項(xiàng)工作被充分的低估，相關(guān)的從業(yè)人員也越來越少，對于檔案管理工作的開展也加大了難度，導(dǎo)致惡性循環(huán)。許多人認(rèn)為從事與之有關(guān)的工作不能夠一展抱負(fù)，甚至存在一些人以為檔案管理是時代進(jìn)步的阻礙，這些因素統(tǒng)統(tǒng)使得相關(guān)部門的人力資源的缺失。

2.2檔案管理產(chǎn)生的效果微乎其微

由于新時代的到來，商品經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，許多行業(yè)的經(jīng)濟(jì)重心也從國家轉(zhuǎn)移到人民的市場需求上，經(jīng)濟(jì)格局的變動也間接的促成了檔案管理這一行業(yè)的小的調(diào)整。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也讓人力資源具有不穩(wěn)定性。因此許多人對于檔案管理工作的作用不太在意，更在意其工作本身是否繁復(fù)、枯燥，在意從事相關(guān)工作后對于自身的影響。這樣的意識充斥在民眾的認(rèn)知中，使得檔案工作的管理變得更加難以實(shí)施，無法發(fā)揮其本身的價值，對于檔案工作以后的發(fā)展也是不利的。

3 現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理需要進(jìn)行的措施

3.1對檔案工作認(rèn)知的改變

加強(qiáng)相關(guān)人員對于檔案管理工作的理解，改變他們的思想模式。改變普通群眾對于檔案工作的抱有的原有觀念是指以對策實(shí)施的關(guān)鍵。在相關(guān)的部門中，以上層的管理人員作為倡導(dǎo)的先驅(qū)，加深工作人員對于工作的了解程度，并且在日常的工作環(huán)境下也能讓從業(yè)人員保證其思想覺悟。還要專門設(shè)立對檔案管理工作的監(jiān)察部門與人員，讓監(jiān)察人員能夠?qū)θ粘５墓ぷ髦械囊恍┘劼┻M(jìn)行督促與指導(dǎo)，保證管理工作的實(shí)施。此外為了改正工作人員的思想，由政府或者上層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對從業(yè)人員實(shí)施相應(yīng)的培訓(xùn)工作，不僅能夠改正不良的思想意志，還能夠有效的提高他們的專業(yè)水平，使其能夠在工作中的錯誤率也大大的減少。同時還要培養(yǎng)檔案管理工作者對于市場的了解和相關(guān)的服務(wù)，方便以后檔案工作的發(fā)展，讓檔案管理工作可以順應(yīng)時代的潮流，使這一行業(yè)能夠逐漸走入人們的視野。

3.2完善檔案管理的信息化建設(shè)

由于時代的不斷進(jìn)步，信息化是檔案管理發(fā)展道路上必須要跨越過去的一步，由于目前的信息傳播速度的不斷加快，時效性是人們往往關(guān)注的重點(diǎn)，檔案管理與信息是緊密相聯(lián)的，對于時效性的重視程度也不亞于其他行業(yè)，所以對于管理系統(tǒng)的信息化、系統(tǒng)化和規(guī)模化是能夠保障這一特點(diǎn)的關(guān)鍵。通過將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化，將龐大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至數(shù)據(jù)庫，并將數(shù)據(jù)庫連接至網(wǎng)絡(luò)中，使得信息在連接網(wǎng)絡(luò)后能第一時間轉(zhuǎn)達(dá)于各處，對于但按慣例提供了難以想象的便捷。

3.3加強(qiáng)技術(shù)資源的雄厚

在加快檔案的信息化建設(shè)過程中，將系統(tǒng)應(yīng)用到相應(yīng)的工作過程中以及一些意外情況的發(fā)生時，深厚的技術(shù)儲備才是改革中的堅(jiān)實(shí)的后盾。在技術(shù)達(dá)到指標(biāo)的同時，擁有與之對應(yīng)的硬件設(shè)備，專業(yè)素養(yǎng)高的開發(fā)或者工作人員，將這些已有的資源充分的讓他們發(fā)揮功效，最終制成一個具有聯(lián)系三方資源的特色系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)成立以后，日常工作中也需要定期的對系統(tǒng)進(jìn)行檢查。隨著需求與所擁有技術(shù)的變化，對硬件設(shè)施以及軟件都需要更新它們的功能，將新的技術(shù)再加入到檔案管理的系統(tǒng)中。從而最大限度的發(fā)揮硬件設(shè)施與軟件處理的運(yùn)用程度，使其能夠在系統(tǒng)中顯著作用。

3.4增加檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模

若是檔案的數(shù)據(jù)過少，那么便無法形成一個具有管理體系的系統(tǒng)，不能夠?qū)⒏鞣N數(shù)據(jù)通過信息網(wǎng)連接起來，那么對于檔案信息不論是管理還是運(yùn)用都有一定的困難。若能將傳統(tǒng)的記錄信息的方法取代，將檔案信息的記錄靠數(shù)字化記錄，將原來保存所有檔案信息的倉庫轉(zhuǎn)變?yōu)樵谛畔⑾到y(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的時效性與應(yīng)用性。因?yàn)檫^去的所有檔案信息都保存于一個倉庫之中，想對某一指定信息的查找極為不便，在連接信息網(wǎng)絡(luò)后，就不需要到指定地方進(jìn)行盲目的尋找，只需要連接至網(wǎng)絡(luò)中，便可以提取數(shù)據(jù)庫中的各種數(shù)據(jù)。增加了數(shù)據(jù)管理的使用能力與便利。等到日后管理的檔案數(shù)目增長到相當(dāng)龐大時，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫的管理也不會造成多大的不便，反而能將數(shù)據(jù)管理的井井有條。

4 結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)制度中的檔案管理工作是掌握企業(yè)發(fā)展命脈的一項(xiàng)重要工作，與企業(yè)的經(jīng)營效益有極大的關(guān)聯(lián)，在新世紀(jì)的企業(yè)競爭的過程中，企業(yè)的檔案管理能夠讓企業(yè)突破自身所處的困境，為企業(yè)的競爭過程中增加一定的籌碼，讓企業(yè)能夠及早的在市場中占據(jù)一定的地位。

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