數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：作為一種新型的管理方式，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理可以在極大程度上提高檔案管理的質(zhì)量，為房地產(chǎn)市場的發(fā)展提供更多的數(shù)據(jù)資料作為其堅實的支撐。本文通過數(shù)字化技術(shù)對檔案管理的作用的分析和對應(yīng)用原則的說明，提出了在應(yīng)用過程中的幾點思考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)市場；檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理是通過紙質(zhì)化的人工操作進行的，進行檔案管理時需要大量的人力物力投入，但是工作效率十分低下，且容易出現(xiàn)差錯，造成檔案資料的不可逆損壞。而數(shù)字化檔案管理技術(shù)因其存儲量大，失誤率低的優(yōu)點可以極大地填補人工管理的不足，提高檔案管理水平。

1 數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案管理的意義

所謂數(shù)字化管理手段，就是利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來開展檔案管理工作，其優(yōu)勢在于一來可以提高數(shù)據(jù)錄入速度，有利于后期對數(shù)據(jù)信息進行整合，提高檔案管理效率；二來則是實現(xiàn)檔案資源的保存與后期使用的檢索便利，運用數(shù)字化手段將房地產(chǎn)檔案的紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)存入電子數(shù)據(jù)庫，以便以后進行庫房管理的時對信息進行檢索；最后則是可以實現(xiàn)信息查詢突破時間和空間的局限，對信息進行異地查詢，或是對過去資料信息查詢。

2 數(shù)字化管理原則

2.1 真實性

檔案工作最基礎(chǔ)的工作是保證所記錄的數(shù)據(jù)真實性。如果在檔案管理中對某些檔案的數(shù)據(jù)錯誤置之不理，不能做到及時糾正，那將會對以后的使用產(chǎn)生巨大的阻礙。在房地產(chǎn)檔案管理工作中，也需要檔案管理工作中數(shù)據(jù)的真實可靠，這就要求管理人員不止要在技術(shù)上做出保證，管理方法上也應(yīng)當(dāng)做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整以保證房地產(chǎn)數(shù)據(jù)信息真實可靠。

2.2 安全性

房地產(chǎn)檔案管理必須保證其安全性，這是其工作中最為重點的內(nèi)容，再進行數(shù)字化檔案管理時也應(yīng)當(dāng)注意對安全性原則的遵守。首先，進行數(shù)字化檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，不對外泄露檔案信息，保障房地產(chǎn)信息檔案的安全性。其次，要保證數(shù)字化檔案管理工作中使用到的軟件與硬件的安全性，防止有人惡意竊取或是損毀信息檔案。

2.3 便捷性

數(shù)字化檔案管理模式實現(xiàn)了由傳統(tǒng)的手工的紙質(zhì)化管理向現(xiàn)代數(shù)字化管理的突破，它利用計算機使用很短時間儲存較以往更多的數(shù)據(jù)，為日后的查詢閱讀提供了更多便利，這就是其便利性的重要體現(xiàn)。此外，數(shù)字化檔案管理在資源共享方面也為其提供了非常大的便利，即使檔案資源使用人員分處兩地通過一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦即可瀏覽權(quán)限內(nèi)的全部文檔資源。

2.4 可讀性

開展檔案管理，就是為了方便日后對其進行查閱，從而對數(shù)據(jù)進行分析、對形勢做出判斷，所以可讀性就成為了檔案管理的重要原則之一。而數(shù)字化技術(shù)則是指將檔案資料在通過電腦軟件對其進行壓縮、復(fù)印和轉(zhuǎn)化之后以數(shù)字化的形式展現(xiàn)在使用者的視野中，為使用者的查詢提供便利，也為保證檔案資源的完整性提供了有利條件。如果檔案資源缺失可讀性，那么其存在的價值就會受到質(zhì)疑，其進行的管理工作也是無意義的勞動。

3 數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用范圍

3.1 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

在任何行業(yè)中，人才都是稀缺要素。要提升數(shù)字化檔案管理水平，人才更是其關(guān)鍵。因此在對房地產(chǎn)檔案進行數(shù)字化管理的過程中，對人才的培養(yǎng)應(yīng)當(dāng)提起足夠的重視。數(shù)字化管理技術(shù)一則需要管理人員具有檔案管理相應(yīng)的專業(yè)知識，另一方面也需要其對必要的信息化技術(shù)和手段能夠有所掌握，只有具備這樣素質(zhì)的管理人員才能在檔案管理工作中有出色的發(fā)揮水平。目前我國的房地產(chǎn)檔案館理水平還不夠高、存在的問題還很多，其關(guān)鍵原因就是人才的缺少。要培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才可以從以下幾個方面使力：一方面，對管理人員的理論知識方面進行培訓(xùn)，使其能夠掌握更多的先進管理理念作為指導(dǎo)，轉(zhuǎn)變就對管理思想，提高其管理創(chuàng)新能力。另一方面，在招聘的時候適當(dāng)?shù)靥岢龈嗟膬?yōu)惠條件吸引高素質(zhì)的綜合性人才，他們的加入會對檔案管理水平的提高產(chǎn)生很多積極作用，對房地產(chǎn)市場更是有其積極的影響。

3.2 建立標(biāo)準(zhǔn)的管理體系

如果沒有一個標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式，檔案管理工作就不能規(guī)范化進行，檔案保存的完整性就得不到保證，檔案管理的價值無從體現(xiàn)，檔案的功能就更無從談起了。現(xiàn)在房地產(chǎn)市場的檔案管理工作普遍存在著缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的問題，每個部門按照自己的管理方式和標(biāo)準(zhǔn)進行檔案管理工作使得數(shù)字化管理工作無法順利開展。所以再進行數(shù)字化檔案管理工作之前，應(yīng)當(dāng)制定一個明確的管理標(biāo)準(zhǔn)、建立一個嚴(yán)格的管理規(guī)范，以此來保證管理工作的統(tǒng)一性和規(guī)范性，從而使檔案資源的價值能夠得到充分的發(fā)揮。另外，建立一套統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也可以對提高檔案管理工作效率，節(jié)約檔案收集處理時間提供很大的幫助。

3.3 建立電子化管理系統(tǒng)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其主要是采用紙質(zhì)化的管理方式，使用人工對紙質(zhì)化的資料通過掃描存入到電腦系統(tǒng)中，再轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料。因此紙質(zhì)化和數(shù)字化就成為了檔案管理中最為常見的兩種管理模式。但是數(shù)字化的檔案管理方式較紙質(zhì)化的檔案管理方式，其出錯率地低而且對人力物力的需求較小，所以用掃描復(fù)印的方式將文字資料錄入電腦的檔案管理優(yōu)勢就越發(fā)得到了顯現(xiàn)。但是為了保證檔案資源的完整性不受影響，建立一個完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)就顯得十分必要了。該項工作一方面需要檔案管理人員將原有的紙質(zhì)化檔案數(shù)據(jù)重新錄入到電腦中，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行一定程度上的修復(fù)與更新；另一方面應(yīng)當(dāng)保證原始資料完好無損，如果在檢查中發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯誤或是遺失，可以通過對紙質(zhì)檔案的查詢進行補充。

4 房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用措施

4.1 密切關(guān)注傳統(tǒng)與數(shù)字化的關(guān)系

電子檔案的存儲過程是光信號和電信號在磁盤和光盤上進行轉(zhuǎn)換的過程。在電子檔案進行轉(zhuǎn)換的過程中會很容易出現(xiàn)信息的丟失和刪改，而這種情況實際上很難被立刻察覺，并且在傳播過程中真實性很容易就會發(fā)生轉(zhuǎn)變。所以房地產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在電子檔案生成的過程中結(jié)合紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢，從而對房地產(chǎn)檔案進行管理。

4.2 建立健全檔案管理制度體系

要保證當(dāng)?shù)禺a(chǎn)檔案資源的安全性，使其不被竊取、篡改和損壞，應(yīng)當(dāng)對其進行分類，加密處理高度機密且敏感的信息，建立完善的文檔管理制度。而對文檔管理者的管理操作權(quán)限也應(yīng)當(dāng)進行嚴(yán)格把控，提高檔案管理人員的職業(yè)操守與水平，這需要一套針對管理人員的管理制度。建立一套完善的數(shù)字檔案管理記錄系統(tǒng)，保證數(shù)字檔案的安全性。要想構(gòu)建一套完整、健全的檔案管理制度體系絕非一蹴而就的，它需要長時間的檔案管理經(jīng)驗作為累積，需要對數(shù)字化管理技術(shù)的充分把握作為技術(shù)理論指導(dǎo)。但是數(shù)字化管理模式也有其管理風(fēng)險，如何采取相應(yīng)的措施應(yīng)對數(shù)字化檔案管理可能面對的風(fēng)險需要管理者們的進一步深入研究。

4.3 應(yīng)用于檔案統(tǒng)計工作中的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)在統(tǒng)計工作中的應(yīng)用是其又一個非常突出的應(yīng)用措施。數(shù)字化技術(shù)可以在非常短的時間內(nèi)就對房地產(chǎn)電子檔案信息進行分類和編排，從而達到提升工作效率的目的。同時其與紙質(zhì)化檔案管理手段相比，可以免除火災(zāi)和腐爛帶來的對檔案信息的破壞。使用數(shù)字化技術(shù)可以加強房地產(chǎn)檔案管理工作中統(tǒng)計工作的全面性，提升管理質(zhì)量和管理水平。

4.4 在檔案分析中的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)還可以應(yīng)用于對房地產(chǎn)檔案的分析中。利用數(shù)字化技術(shù)可以將電子檔案進行快速的分類與整理，從而提取有效信息服務(wù)于管理水平的提升。利用數(shù)字化技術(shù)可以大大提升檔案的分析效率，，利用信息化的手段重新分析組合相應(yīng)的檔案資料，達到提升檔案資料價值的目的，使得利用效果大大增強。同時，更具有一定的便捷性，可以有效地實現(xiàn)異地查詢，為信息的查找與整合提供了有效的支持。

5 結(jié)束語

房地產(chǎn)檔案管理對于分析房地產(chǎn)行業(yè)的行業(yè)發(fā)展導(dǎo)向的判斷具有非常重大的意義，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用將會是房地產(chǎn)檔案館里的效率大大提升，是房地產(chǎn)檔案管理向著更加科學(xué)的方向發(fā)展，促進房地產(chǎn)行業(yè)的穩(wěn)定。

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作者簡介

雷祥云（1969-）女，漢族，山東青島人，本科學(xué)歷，副高級職稱，從事檔案管理工作。現(xiàn)就職于青島市不動產(chǎn)登記中心。