淺論信息技術在林業調查規劃檔案管理中的應用

段麗娟

摘 要：在信息化技術迅速發展的新形勢下，信息技術的應用已逐步滲透到人們工作和生活的各個環節之中，林業檔案管理工作既面臨著挑戰，也面臨著發展的機遇。本文簡要分析了在大數據時代下，要對林業檔案管理工作中出現的種種問題進行分析解決，才能提升林業檔案管理工作的效率，發揮其對社會的作用。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；對策

科學技術在不斷進步，社會經濟在快速發展，各種現代化信息技術也被越來越多的應用到檔案管理過程中，逐步使相關工作人員從效率低下的手工模式，逐步走向了網絡化、自動化的新模式。在信息化時代中，林業檔案管理部門不能落后于社會經濟的發展新趨勢，要運用各種信息化技術武裝自己，讓檔案管理的工作變得更加的科學化，有效積極應對信息化時代的新要求，有效發揮林業調查規劃檔案的價值作用。

1 林業調查規劃檔案管理進行信息化建設的重要性

1.1 有利于推進林業檔案管理的信息化建設

在林業檔案管理工作過程中必須要盡快、盡早的利用各種現代化技術方法，不斷提高檔案的有效利用率，這樣有利于檔案管理部門的功能轉型升級，從檔案數據的簡單保管轉型升級為檔案數據信息的綜合處理，這能夠進一步加快信息化技術在林業調查規劃檔案工作中的應用。

1.2 有利于林業檔案工作的科學化、系統化

信息化技術的運用，使得進行資源遠程共享變為現實，這有利于提現檔案資料管理工作的實踐作用，使檔案利用的服務工作從傳統的人工服務逐步走向智能化服務。通過信息化技術對檔案管理工作進行升級改造后，可以使檔案管理工作具備強大的數據分析與整理功能，可以為實現林業部門現代化建設提供詳實的數據支持。

1.3 有利于完善信息化檔案的安全使用體系建設

傳統的紙質化檔案經過長時間放置之后，容易因潮濕、蟲蛀等因素出現紙張泛黃，變脆損壞的現象，不利于重要信息的保存。隨著信息化技術的不斷發展，林業檔案管理部門要將各種信息化技術應用到檔案管理工作中，要對紙質檔案進行網絡數據化模式的處理。面對電子林業檔案，只需要輕點鼠標就能快速找到相應的文件，這樣提升了相關工作人員的工作效率，節省了不必要的時間浪費。電子檔案的出現大大提高了檔案的安全系數以及傳輸信息的速度。

2 林業調查規劃檔案管理進行信息化建設的必要性

2.1 現有管理理念不符合信息化時代的發展要求

1）林業檔案的價值在于開發利用，在于為林業的發展提供有效的數據支持。在信息化時代到來的今天，不少的檔案部門僅僅只是對檔案進行簡單的儲存，而沒有充分發揮林業調查規劃檔案的使用價值，并沒有順應社會工作的實際需要。部分檔案管理者只是單純的保障歸檔資料不發生損毀丟失即可，并沒有充分認識到檔案信息化在林業活動中的使用價值。

2）林業調查規劃檔案使用價值之一在于為林業調查規劃提供詳實的數據及理論支持服務。但是有相當多的林業檔案部門并不為人所知，與林業活動的實際需求相隔離，僅僅是被動的向查詢者提供信息和數據，沒有主動的介紹便捷檢索檔案的方法，缺乏對查詢者提供有效引導。

3）在檔案的日常工作管理中，部分工作人員對調查規劃結果嚴格保密，這樣既不能挖掘檔案價值，又不能充分利用檔案，從而難以對其成果中的方法和經驗進行有效應用。與此同時，相關部門沒有充分宣傳檔案管理工作的作用，致使檔案及檔案工作不為人所知，使得相當多的檔案需求者并不知道到哪里去查詢需要的檔案信息，不利于體現出檔案的使用價值。

2.2 檔案管理系統的硬件設施落后

許多檔案部門中的經費不足以支持部門進行新技術新設備的更新，相關的檔案專業人員數量配備不足。許多檔案管理人員狀態低迷，工作效率低下，甚至以得過且過的消極心態進行日常工作。檔案的管理僅僅停留在檔案數據的簡單保存上，難以滿足林業活動的實踐需要。同時，檔案管理部門沒有足夠的預算資金以購買必備的信息化技術設備，例如數據中心，電腦網絡查詢臺等等。這種傳統的手工操作模式效率低下，使得大量的時間耗費在簡單的檔案檢索上面。

2.3 缺少信息化檔案專業管理人員

許多林業單位的工作人員并不是檔案相關專業畢業的專業人士，而且也沒有經過相關的信息化技術培訓，檔案信息化收集意識淡薄。通常情況下，他們僅僅是將檔案放入檔案盒，并沒有確認檔案數據的真實準確性，沒有對檔案整理就簡單歸檔，并不對其進行信息化技術處理，這些不利因素導致信息化技術難以實際應用到檔案管理工作中。

3 信息化時代林業調查規劃檔案的管理與對策

1）統一規范林業檔案管理的標準制度。在對林業調查檔案進行深度的技術改革之前，首先要確定檔案資料中的數據是否真實、可靠、完備。部分林業部門及個人限于種種的原因，沒有及時將林業調查規劃中取得的材料進行及時的整理、歸納、分類，極大浪費了檔案信息資源。相關檔案管理部門應當明確制定檔案收集的規章制度，進一步明確檔案信息的收集方式，對于具有較高科學研究參考價值的檔案進行完整的收集歸檔。檔案管理部門要對檔案歸檔的質量進行嚴格的檢查，要檔案的歸檔工作中出現的各種問題做到及時發現妥善處理，例如案卷內容不完整、排序混亂，不合理的分卷等歸檔整編問題，并責成歸檔部門及時加以整改，杜絕不合格的檔案歸檔，以確保林業調查規劃檔案的真實、準確及權威性。

2）推進林業檔案管理的信息化建設。在新形勢下，林業檔案管理部門要充分適應信息化時代到來的新形勢，要運用信息化技術對規劃檔案進行數字化處理，推進林業調查規劃檔案的數字化進程。要堅持對檔案管理工作進行轉型升級，通過網絡站點的方式提供檔案的查閱及更新窗口。這樣可以通過網絡可以實現檔案資源的網絡化操作。

通過網絡可以將紙質或影像檔案以數字化的方式進行下載和傳播。檔案管理人員要及時的對上傳的檔案進行整理、分析、歸納分類，使得林業檔案既包括數據信息，也包括各種相關的影像資料，逐步建成檔案信息共享網絡?？梢罁煌臋n案調閱權限以供檔案利用者進行網絡查閱。改過去傳統的被動式服務為主動服務，讓查詢者與檔案館保持在線溝通交流。

3）加強檔案管理隊伍的建設。人才是檔案管理發展的最重要因素。檔案管理部門要對檔案從業人員的工作態度進行深度改造，從中挑選專業水平高、責任心強的檔案管理人員從事林業調查規劃檔案管理工作。培養管理工作人員積極服務，敬崗愛崗的良好工作態度，定期對工作人員進行工作技能的培訓；同時，檔案管理工作人員不斷的通過各種途徑學習信息化數據處理的技術，提高自身的綜合業務素質，以順應信息化時代的潮流要求，掌握檔案相關信息化處理的技能，以適應應信息化時代的到來。

4）完善檔案管理信息化的安全體系。做好數據備份工作是對檔案進行信息化技術管理的重要工作之一。在網絡環境中充斥著各式各樣的網絡風險，同時計算機難免會因為電氣設備元件的老化、電腦病毒的破壞、以及人為誤操作等因素的影響，從而造成檔案的電子數據文件丟失及損壞。檔案管理部門要對檔案信息進行定期備份，可通過云存儲的方式建立一個備份數據系統，也可以通過刻盤等方式進行數據備份。當出現檔案數據缺失損壞時，備份數據系統就可以及時有效的替換掉損壞的檔案數據。

4 結語

綜上所述，原有的基于紙質化的檔案管理已經不適應社會發展的新形勢。信息化技術的應用和發展彌補了傳統的林業檔案管理中存在的不足之處。與此同時，信息化的時代發展又給林業檔案管理帶來的挑戰。只有不斷的從管理理念上進行深化改革，建立和完善林業檔案的信息化管理平臺，提高管理人員的綜合素質，積極探索信息化管理在檔案管理中的新模式，新需求，促進林業檔案管理工作更加的規范化、效率化。

參考文獻

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