淺析企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用

師琴

摘 要：本文分析了檔案信息資源利用的類型，就如何正確掌握檔案信息資源的利用需求，加強(qiáng)檔案的形成、積累與現(xiàn)代化管理，拓展服務(wù)方式，提高檔案編研產(chǎn)品質(zhì)量，積極主動(dòng)開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用，提高檔案信息資源的利用效率做了闡述。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案資源 開發(fā)利用 思考

檔案信息資源的開發(fā)和利用，是發(fā)揮檔案自身價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的途徑。檔案開發(fā)利用工作的好壞是檢驗(yàn)和衡量企業(yè)檔案工作水平的重要標(biāo)志。本文就如何做好企業(yè)檔案資源開發(fā)利用談幾方面的看法。

1 加強(qiáng)收集，重視檔案資源現(xiàn)代化管理

1.1 注重文件材料的形成與積累

檔案資源完整是檔案信息資源開發(fā)利用的先決條件。檔案資源來(lái)源于文件材料形成部門按歸檔范圍和流程主動(dòng)向檔案部門移交或檔案人員事后積極收集歸檔。許多企業(yè)不注重文件材料的形成與積累，形成部門往往缺乏檔案意識(shí)，大量在業(yè)務(wù)工作中形成的、反映記述單位主要業(yè)務(wù)職能活動(dòng)的原始材料，未按流程和要求及時(shí)移交歸檔，此外，檔案人員歸檔信息不暢通或工作主動(dòng)性不夠，未及時(shí)做好收集歸檔工作，這些都導(dǎo)致原始材料不完整，不能充分滿足開發(fā)利用的需求。

1.2 緊跟企業(yè)改革發(fā)展，擴(kuò)大檔案的收集范圍

隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理進(jìn)程的加快，企業(yè)的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)范圍逐步擴(kuò)展，產(chǎn)生的檔案種類和數(shù)量激增，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了過去制定的歸檔范圍，若還按老的歸檔范圍收集文件，必將丟失許多有價(jià)值的文件。緊跟企業(yè)改革發(fā)展，不斷更新檔案的收集范圍，是確保企業(yè)檔案資源齊全的重要舉措。

1.3 加強(qiáng)檔案資源現(xiàn)代化管理，促使更多利用需求產(chǎn)生和實(shí)現(xiàn)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的人工管理方式，已經(jīng)很難適應(yīng)檔案資源利用的多元化需求。加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)快速檢索、打印、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，建立企業(yè)內(nèi)部專業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，利用者可以方便、快捷地從網(wǎng)上查到所需的檔案信息，進(jìn)而促使更多利用需求產(chǎn)生和實(shí)現(xiàn)。

2 分析檔案信息資源利用的類型，研究檔案信息資源的需求，不斷提高檔案信息編研產(chǎn)品的質(zhì)量

檔案只有在參與利用的過程，才能體現(xiàn)價(jià)值。認(rèn)真分析檔案信息資源利用的類型，仔細(xì)研究檔案信息資源的需求，才能使檔案信息資源的開發(fā)做到有的放矢。

2.1 檔案信息資源的利用類型

檔案利用按資源需求的性質(zhì)大致可分為學(xué)術(shù)利用、工作利用和普及利用三種類型。學(xué)術(shù)利用，主要是利用者在接受課題任務(wù)、制定和撰寫課題研究計(jì)劃時(shí)，直接閱讀檔案進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，查閱的檔案數(shù)量大，專題類檔案利用率高。是檔案歷史價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值的體現(xiàn)；工作利用，是利用者在制定戰(zhàn)略性計(jì)劃、規(guī)劃和政策或工作參考時(shí)，在檔案中查找可用于參謀決策的資料，這種利用往往可以產(chǎn)生直接的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，具有現(xiàn)實(shí)意義。普及利用，是一種檔案的主動(dòng)服務(wù)，主要是宣傳檔案，以促使檔案資源發(fā)揮理更廣泛的作用，同時(shí)增強(qiáng)廣大職工的檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的文化價(jià)值。

2.2 檔案信息資源的利用需求

根據(jù)對(duì)檔案資源的具體要求和不同著重點(diǎn)，及時(shí)掌握檔案信息資源利用的反饋信息，對(duì)檔案利用效果進(jìn)行研究，對(duì)利用情況統(tǒng)計(jì)分析，是不斷加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用的必要手段。

做好利用者的反饋信息收集。包括：檢索工具是否科學(xué)并方便用戶使用；編研產(chǎn)品是否準(zhǔn)確并具有較強(qiáng)的針對(duì)性和適用性；各種提供服務(wù)方式是否能為用戶提供最大的方便；各項(xiàng)規(guī)章制度是否合理、恰當(dāng)；檔案人員服務(wù)水平的高低以及上述各項(xiàng)內(nèi)容的合理化建議等。

研究檔案利用的效果，即人們通常所指的檔案的技術(shù)效益、經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益等，它們能夠較為綜合地反映出檔案利用服務(wù)的運(yùn)行成效，既是評(píng)價(jià)檔案工作成就的依據(jù)，也是檔案部門從宏觀和微觀角度不斷調(diào)整與完善服務(wù)功能的主要參考。

綜合統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況，通過利用檔案的數(shù)量、范圍、時(shí)間及用途等，探求檔案資源提供利用的規(guī)律性，總結(jié)開發(fā)利用工作的成績(jī)和不足，向其他利用者提供具有啟發(fā)意義的利用經(jīng)驗(yàn)，為檔案資源開發(fā)找準(zhǔn)著力點(diǎn)。

2.3 不斷提高檔案信息編研產(chǎn)品的質(zhì)量

編研工作是開發(fā)檔案信息資源的重要途徑之一，對(duì)檔案材料進(jìn)行深加工，將檔案所載零散的、不系統(tǒng)的信息變成集中的動(dòng)態(tài)的材料，才能更加有效地服務(wù)于企業(yè)，提高利用。檔案部門要不斷提高檔案信息編研產(chǎn)品的質(zhì)量，對(duì)不同利用者的利用需求做到心中有數(shù)，合理地確定檔案信息資源的開發(fā)主題和入編內(nèi)容，有的放矢地開展編研工作，向用戶提供與之需求相吻合的、具有較高指導(dǎo)意義和參考價(jià)值的檔案信息編研產(chǎn)品，最大實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3 積極主動(dòng)開展好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)

做好檔案信息開發(fā)利用工作，還要積極優(yōu)化館藏檔案，提供網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)，注重館藏檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案利用方式，加大力度完善檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理信息系統(tǒng)和現(xiàn)代信息技術(shù)成為檔案利用的重要手段。從滿足企業(yè)發(fā)展，適合檔案館的實(shí)際情況出發(fā)，做好檔案管理信息系統(tǒng)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的互聯(lián)，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)向檔案管理信息系統(tǒng)歸檔，同時(shí)根據(jù)需求將傳統(tǒng)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字加工后導(dǎo)入檔案管理信息系統(tǒng)。數(shù)字化檔案的傳輸、加工和存儲(chǔ)應(yīng)綜合考慮維持檔案原貌、少占存儲(chǔ)空間、便于傳輸和方便使用等因素，建立起最能滿足企業(yè)利用需求且具有標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式的數(shù)字化檔案資源，以網(wǎng)絡(luò)為依托、需求為中心，提供方便快捷的利用服務(wù)。

4 拓展服務(wù)方式，加大宣傳力度，提高檔案信息的利用效率

檔案部門應(yīng)積極拓展服務(wù)方式，實(shí)行多樣化服務(wù)，如開展檔案展覽與陳列服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、咨詢服務(wù)等。檔案人員通過服務(wù)隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查，了解用戶的需求特點(diǎn)、利用要求以及利用過程中一些合理化建議，對(duì)檔案信息的利用進(jìn)行預(yù)測(cè)、研究、進(jìn)而改進(jìn)檔案信息服務(wù)工作。

同時(shí)還要做好宣傳工作，通過多種途徑增強(qiáng)企業(yè)的檔案利用意識(shí)。通過舉辦檔案知識(shí)講座或廣泛利用傳播媒介宣傳檔案工作，使人們對(duì)檔案部門工作的性質(zhì)、內(nèi)容有充分的了解和正確的認(rèn)識(shí)。要加強(qiáng)對(duì)館藏內(nèi)容的揭示和報(bào)道，編輯《檔案要覽》、《全宗介紹》、《檔案資料目錄》等，讓用戶盡可能多地了解館藏內(nèi)容、成分以及查檔的途徑和方法。這樣，當(dāng)人們出現(xiàn)利用需求時(shí)，就會(huì)自然想到去查閱檔案，大大提高檔案信息的利用效率。

5 加強(qiáng)學(xué)習(xí)、開闊視野、提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)

在檔案開發(fā)利用工作中，檔案工作者加工和完善館藏檔案，滿足利用需求，是檔案利用工作的主動(dòng)力。檔案工作者的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案利用的效率和效果。

檔案工作者應(yīng)牢固樹立檔案工作服務(wù)于企業(yè)的科研、生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的意識(shí)，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任心和開拓進(jìn)取創(chuàng)新精神，根據(jù)利用需求，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地為企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)提供最佳服務(wù)。

檔案工作者應(yīng)優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，除熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)外，還要加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，和對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)知，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，真正有效地開發(fā)檔案資源，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)。

綜上所述，收集檔案，分析需求，研究檔案，開發(fā)利用，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，是新時(shí)期對(duì)檔案工作者提出的新要求，做好以上幾方面工作，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源良好的開發(fā)利用，提高檔案工作的管理水平，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理提供系統(tǒng)的、科學(xué)的、快捷的檔案利用服務(wù)。