檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對(duì)策

范爽月

摘 要：檔案資料是促進(jìn)我國(guó)各行各業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著至關(guān)重要的影響作用。通過信息化技術(shù)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，不僅能夠有效提高檔案資料的整體質(zhì)量，也能夠進(jìn)一步提升檔案資料的利用率，使檔案工作更具有便捷性和規(guī)范性。但是就目前來(lái)看，我國(guó)檔案信息化建設(shè)依舊存在一些問題，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)步和發(fā)展。鑒于此，本文就針對(duì)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題及對(duì)策進(jìn)行深入分析，希望能為檔案信息化建設(shè)的發(fā)展提供有效參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；問題；對(duì)策

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，使得我國(guó)人民越來(lái)越依賴于信息化技術(shù)的便利性和準(zhǔn)確性。而檔案信息化建設(shè)就是以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案數(shù)據(jù)的資源化為方向，使檔案資源能夠形成共享化，有效提高檔案管理的整體效果，為相關(guān)單位和企業(yè)的發(fā)展提供有利依據(jù)。雖然我國(guó)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定成績(jī)，卻也存在著諸多問題，這些問題不僅直接影響著檔案管理活動(dòng)的順利進(jìn)行，也阻礙了檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為此就必須要對(duì)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行深入分析，繼而采取有效對(duì)策使檔案信息化建設(shè)更具有實(shí)效性。

1.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1檔案信息化建設(shè)的普及化

在信息化時(shí)代的發(fā)展背景下，我國(guó)各個(gè)地區(qū)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視性不斷提高，相關(guān)部門逐漸加強(qiáng)了對(duì)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和部署，使檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量得到有效提升[1]。直至今日，我國(guó)已經(jīng)開通了國(guó)家檔案局網(wǎng)站，各個(gè)地區(qū)也相繼采用相同措施，使得檔案信息化建設(shè)不斷普及化，有效提升了我國(guó)檔案信息化建設(shè)的整體水平。就目前來(lái)看，我國(guó)人民已經(jīng)可以在各個(gè)檔案信息網(wǎng)站中，找到多達(dá)幾千萬(wàn)條公開檔案目錄，許多事業(yè)單位也已經(jīng)構(gòu)建了完整的檔案信息網(wǎng)站及局域網(wǎng)。

1.2檔案信息化環(huán)境逐漸完善

檔案信息化環(huán)境涉及到的內(nèi)容相對(duì)較多，其中主要包括了硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、人才和信息資源等幾個(gè)方面，這些都直接影響著檔案信息化建設(shè)的順利開展。就硬件方面來(lái)說(shuō)，許多地區(qū)都已經(jīng)利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、通信設(shè)備及信息存儲(chǔ)設(shè)備等各種設(shè)備設(shè)施，構(gòu)成了一套完整的檔案信息網(wǎng)站和局域網(wǎng)絡(luò)[2]。就軟件方面來(lái)說(shuō)，我國(guó)政府不斷加強(qiáng)了對(duì)相關(guān)政策及法規(guī)的改進(jìn)和完善，各個(gè)部門人員的檔案信息化意識(shí)也得到了有效強(qiáng)化，為我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展提供了有利支持。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過程中，我國(guó)檔案信息資源的結(jié)構(gòu)也逐漸得到改善，在人才培養(yǎng)方面也取得了一定成績(jī)，能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供更多的力量。

2.檔案信息化建設(shè)中的問題

2.1檔案信息化建設(shè)缺乏良好的規(guī)劃

就目前來(lái)看，我國(guó)許多地區(qū)的檔案系統(tǒng)都缺乏統(tǒng)一性和聯(lián)動(dòng)性，極大影響了對(duì)檔案工作的統(tǒng)一安排。各個(gè)檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃過程中，比較重視對(duì)當(dāng)前問題的解決，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的后期效益缺乏考慮，導(dǎo)致整個(gè)檔案信息化建設(shè)缺乏前瞻性，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展[3]。同時(shí)，我國(guó)檔案信息化建設(shè)依舊沒有制定出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)檔案管理部門之間缺乏溝通和配合，給我國(guó)檔案信息的傳輸與接收帶來(lái)諸多障礙，極其不利于檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.2檔案信息化的地位和作用不夠明確

在網(wǎng)絡(luò)信息的傳播過程中，我國(guó)政府掌握的信息比例較大，且大部分的信息都放入了檔案中，使得檔案信息的數(shù)量更加龐大。雖然檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，對(duì)我國(guó)政務(wù)信息的公開有著良好的促進(jìn)作用，使得我國(guó)檔案管理工作的水平得到有效提高，但是檔案信息化在我國(guó)電子政務(wù)中的地位和作用依舊不夠明確，相關(guān)部門也沒有采取有效的措施對(duì)政務(wù)信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用。同時(shí)，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，還存在著數(shù)字檔案的資源結(jié)構(gòu)缺乏合理性，檔案管理體系不健全，檔案信息化人才匱乏等多種問題，這些都是阻礙檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要因素。

3.檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)策略

3.1加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃

為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，各個(gè)檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)做到統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)范，不斷強(qiáng)化各個(gè)地區(qū)之間的聯(lián)系，使各個(gè)檔案管理部門之間能夠形成良好的交流合作環(huán)境，從根本原因上解決檔案管理部門的單打獨(dú)斗等不利問題，從而有效促進(jìn)我國(guó)檔案信息資源的整合，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的共享利用[4]。同時(shí)，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門也要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的工作原則和特點(diǎn)，以嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的心態(tài)做好各項(xiàng)工作，不斷提高檔案信息化建設(shè)工作的整體水平，為我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展提供更多的力量。

3.2加強(qiáng)對(duì)檔案館藏結(jié)構(gòu)的調(diào)整

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)要求和規(guī)范，做好數(shù)字化檔案館的建設(shè)工作，對(duì)檔案館藏的結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理調(diào)整，不斷豐富數(shù)字化檔案館藏，以此加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程，使館藏的數(shù)字化信息得到有效增加。同時(shí)，數(shù)字化檔案館必須要對(duì)各個(gè)方面的信息進(jìn)行整合，構(gòu)建完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并利用各種信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的共享，使高檔案信息化建設(shè)的水平得到有效提高。此外，在進(jìn)行數(shù)字化檔案建館建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)積極消除傳統(tǒng)檔案管理中的缺陷，不斷提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，使檔案信息化建設(shè)的發(fā)展能夠更加適應(yīng)于社會(huì)發(fā)展的需求，為我國(guó)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

3.3促進(jìn)與電子政務(wù)的結(jié)合發(fā)展

檔案信息資源是促進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)發(fā)展的重要資源，相關(guān)部門應(yīng)將其放在我國(guó)政務(wù)建設(shè)中進(jìn)行考慮，以此促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案信息資源開發(fā)及利用的結(jié)合，使其能夠參與到我國(guó)電子政務(wù)的建設(shè)過程中，繼而形成一體化管理模式，為我國(guó)檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展構(gòu)建有利環(huán)境[5]。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)積極加強(qiáng)與電子政務(wù)建設(shè)部門的交流及合作，對(duì)做好檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)籌安排工作，努力使檔案信息融入到電子政務(wù)中，通過電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)構(gòu)建檔案服務(wù)網(wǎng)站，并利用檔案服務(wù)網(wǎng)站進(jìn)行檔案信息和資料的發(fā)布，不斷提高檔案服務(wù)的水平，為我國(guó)人民提供更好的檔案查詢和使用環(huán)境，有效提升檔案資源的利用率。

3.4提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行者，其能力水平直接影響著檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行，甚至給檔案信息化建設(shè)的發(fā)展帶來(lái)諸多不利隱患。因此，檔案管理部門應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行提供有利條件。同時(shí)，在進(jìn)行培訓(xùn)工作的時(shí)候，應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)規(guī)定和要求確定培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案管理人呢元能夠準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，使檔案管理人員能夠熟練操作計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)及數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，從多方面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的信息工程，為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展，應(yīng)積極加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案館藏結(jié)構(gòu)的調(diào)整，促進(jìn)與電子政務(wù)的結(jié)合發(fā)展，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從多方面提高檔案信息化建設(shè)的整體效果，為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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