新時期對機要文件管理員要求的若干認識

黨志燕 遲富麗

【摘要】機要文件和其他文件相比有許多特殊之處，機要文件管理的質量直接影響著其他工作的順利開展，因此對管理機要文件的工作人員就提出了較高的要求。機要人員有較高的業務素養、堅定的政治信念、必要的保密意識和較強的綜合管理能力，可以使黨和國家以及機關單位的秘密信息得到保護，以此保證其他工作的順利進行。

【關鍵詞】新時期；機要文件；人員要求

機要文件管理員是指在機關、單位從事機要文件和涉密文件管理的工作人員，主要負責機要文件的簽收、傳遞、保管、銷毀等管理工作。機要文件管理員都是直接接觸國家秘密的人員，他們的工作具有接觸國家秘密時間早、密級高、數量多、范圍廣、種類多等特點，其工作直接關系到國家秘密的安全。

結合一些工作經驗以及現實情況，對機要人員的要求簡析如下：

一、政治素質是機要文件管理員應具備的基本條件

機要工作是服從和服務于中國共產黨和國家秘密信息的保護工作，機要渠道是黨和國家傳遞涉密信息的手段和工具。機要文件管理員具備高度的政治素質是保證機要文件安全保密的基本條件，這種政治素質對文件的保密和安全具有直接關系，因此機要文件管理人員首先應當是政治上可靠可信的。

所謂的政治素質是指機要文件管理人員應當是經過黨組織嚴格考察和單位人事部門政治審查、家庭背景清晰、社會關系簡單，本人思想品德端正的中國共產黨員；機要人員因為工作的特殊性，一定要有較強的政治覺悟，平時注重學習黨的理論與政策，提高自身政治素質，遵循黨的領導，加強思想道德修養，生活中注意生活作風，嚴格要求自己，遵紀守法，不受誘惑，工作中認真嚴謹，嚴格遵守規章制度。

二、機要文件管理員應具備信息社會必要的保密意識

保證機要文件的安全保密是機要文件管理員的主要職責，堅持學習與及時掌握保密業務知識是機要文件管理員的基本任務。隨著現代信息社會科技手段的不斷進步，泄密的渠道更為多種多樣，機要文件管理員也面臨新的要求，必須要有適應新時代的保密意識。

首先要加強他們保密意識與保密責任的培養，從國家利益和法律的角度進行培養和教育，不但要培養嚴謹的工作作風，還要培養嚴守工作秘密的作風，將機要工作作為神圣的職業。其次，機要文件管理員應當主動學習新知識，不斷拓寬知識面，學習和掌握現代技術和管理手段，努力利用新方法管理機要文件，從容適應現代化管理方式，逐漸開展機要文件的信息化管理，使機要文件既便于管理又保證保密。最后，要時刻保持清醒的頭腦和高度的責任感，夯實專業技能，了解相關的法律法規，熟悉各個環節和步驟，強化人員的管理職責，除紙質資料外，對電子文件更應提高警惕，引起重視。

三、機要文件管理員應具備綜合管理能力

機要文件管理員不但要有扎實的業務功底和認真嚴謹的工作態度，還應具備較強的綜合管理能力。管理機要文件講求方法，科學有效的方法可以提高工作效率，機要人員具備較強的綜合管理能力，對于每項工作都能合理安排，每個任務都能統籌安排，在面對一般情況和遇到緊急情況時能靈活安排、協調工作，保證所有工作按照輕、重、緩、急的類別合理安排，提高機要文件管理的工作效率。

機要文件管理員工作中有一定的邏輯性，思考問題全面，擁有較好的總結歸納能力，在管理中會更具有優勢。將管理文件的綜合能力在日常工作中充分發揮，養成文件資料分類整理，已處理和未處理的文件固定位置分別擺放的習慣，形成日事日畢，每日清點核對文件的規矩，是處理機要文件合理有效的工作方式。

四、機要文件管理員應通過培訓提高專業知識

目前機要文件管理員學習業務知識的方法大多數是經過師傅手把手，一對一這種以老帶新的方法，師傅憑借自己多年的經驗，將總結的文件管理方法傳授給徒弟，或者機要人員自己在日常工作中，通過日積月累自己積累經驗，這兩種方法是目前培養機要文件管理員和機要文件管理員學習的主要方法。顯然，隨著社會的迅速發展，這種傳統的培訓方法已經無法適應現在網絡化、信息化社會的發展，這種落后的方法也勢必會影響文件的管理和利用，從而導致一些保密問題的出現。

為適應現代社會的發展，首先應強化機要文件管理員的培訓，建立健全培訓長效機制，將培訓列入單位培訓計劃，培訓方式上注重傳承和創新相結合，提升培訓效果，使培訓更有實效性。其次采取“請進來，送出去”的方式、系統培訓與短期培訓相結合、到上級單位請教取經和到兄弟單位交流學習等多種形式。此外，培訓時的溝通交流非常必要，可以達到工作方式互補，獲取新知識、新思路的目的。

五、機要文件管理員應具備的其他素質

機要文件管理員因為其身份的特殊性和工作性質的特殊性，應具備一些其他的素質：第一，堅強的意志可以在工作中遇到困難時，堅持到底、完成工作。第二，過硬的心理素質可以在遇到特殊和緊急情況的時候不慌張，穩妥地處理工作，使國家秘密的損失程度降到最低。第三，較強的記憶力可以記住很多工作信息，能將復雜瑣碎的機要文件管理工作處理的有條理，從而提高工作效率。第四，機要文件管理員應鍛煉認真細致的能力，完成任何工作都一絲不茍，避免出錯。

此外，單位可通過名譽表彰、工作激勵、經濟獎勵、生活關心等多種方式，調動機要文件管理員的工作積極性和主觀能動性，以此來吸引更多有文化有技術的年輕人加入機要文件管理員隊伍，從而提高機要文件管理員的整體素質，穩定隊伍。

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