建筑學及相關專業教學檔案數據化管理淺析

于曉飛　王瑩　周琴

摘 要：本文通過對東北大學江河建筑學院教學檔案管理改革的梳理，結合當下教學檔案管理的現狀，解析教學檔案數據化管理的內涵，尋找符合時代發展的適用于建筑學及其相關專業的數據化管理方式。

關鍵詞：建筑學 教學檔案 數據化管理

一、研究背景

教學檔案管理是高校教學管理的重要組成部分，在高校內涵式發展，高校改革不斷深入的背景下，教學檔案管理作為改革的一環，革新已勢在必行。

高校教學檔案繁雜，教學檔案管理難度大，難以形成系統。教學檔案經歷了紙質柜存，紙質檔案柜存和電子移動存儲并存、部分檔案系統化網絡化的時期，而隨著“云時代”的到來，未來教學檔案管理的無紙化、程序化將是必然趨勢，高校教學檔案管理改革隨之而來。我們在江河建筑學院進行了為期一年的改革實踐，以期尋找到符合時代發展并且專業適合的管理范例。[1]

本文旨在通過對現存教學檔案管理中存在問題的分析，對江河建筑學院改革過程的整理，在個案中尋找共通，總結出具有專業特色的教學檔案管理制度，形成切實可行的教學檔案運行管理機制，以供各位同行參考。[2]

二、教學檔案管理現存問題及形成原因

1.教學檔案管理問題

學院成立于 2013 年，下設建筑學與城鄉規劃學兩個專業，經調查，江河建筑學院資料和檔案建設現存問題主要有以下幾方面。首先，區別于其他工科專業，建筑學和城鄉規劃學教學資料特別是設計作業的存檔量大且復雜；第二，相比于國內其他高校，學院教學檔案管理仍然停留在紙質資料柜保存狀態，檔案管理處于初級階段，資料管理方式嚴重落后，教學資料極易丟失；第三，教學檔案管理制度不健全，檔案管理工作不規范、不系統；第四，教學檔案管理機制、運行機制不完善。

2.教學檔案問題形成原因分析

我們通過對東北大學江河建筑學院歷史及現狀的分析，總結出教學檔案管理混亂的幾點原因。學院于 2013 年從原資源與土木工程學院分離，單獨建立，成立時日尚短，檔案管理人才培養尚未形成系統，職責不明，導致教學檔案管理難以形成系統。

教師對教學檔案管理沒有明確的責任標準，不重視。由于建筑學及其相關專業的特殊性，在教學過程中以及最終的教學檔案會產生大量不可替代的手繪圖紙、紙質作業并且不能完全數據化，導致學院教學檔案紙質柜存數量龐大。

三、江河建筑學院教學檔案改革

1.改革目標

教學檔案改革主要目標是在發現學院現存問題的同時，力圖尋找解決的途徑和方法，改變現狀問題，引入數據化、信息化、網絡化等現代教學管理方式，科學規范數據化教學檔案建設。建立教學檔案制度，形成教學檔案運行的規范流程，建立教學檔案尤其是作業、試卷等資料的動態數據庫，以期達到專業評估的要求，進而深化教學體制改革，促進學院教學工作可持續發展。

2.改革方案

根據建筑學和城鄉規劃學專業指導委員會和專業評估相關文件要求，結合相關論文、數據庫、網頁等文獻資料的調查，并對國內其他相似高校進行對比研究，分析、整合、建立行之有效的學院教學檔案管理規章制度；按照教學檔案的分類分別進行歸檔的規范化數據化存儲；教學檔案按照規范要求分批次進行數據化建設與管理；制定可行的規范教學檔案運行機制，保證教學檔案動態運行的有據可依；建立教學檔案（主要為設計類作業、實習實驗報告、試卷、論文等）從產生到歸檔的動態數據庫。

3.改革過程

學院教學檔案改革持續時間為一年，首先對學院教學檔案存儲現狀進行全方位調研，重點排查課堂教學產生的圖紙、作業、報告等檔案存儲情況。[3]

我們對江河建筑學院的教學檔案管理現狀進行了匯總，主要體現在以下幾個方面。一、檔案保存大面積停留在紙質柜存階段。二、沒有統一的存儲標準。三、檔案管理隨意性強。四、沒有統一的教學檔案管理運行制度。

經過對學院現狀的調查，廣泛征集學院教師建議，制定了《東北大學江河建筑學院本科生教學文檔歸檔管理辦法》，統一教學檔案的存儲標準，各部分人員的權利及職責，教學檔案的運行流程。

辦法摘要：“一、教學文檔管理責任制度。為促進教學文檔歸檔程序規范，教學文檔使用正當，我院采用任課教師和資料管理員兩級責任制度。”“二、保存形式、年限及原則。教學文檔保存分為實物保存及電子文檔保存兩種保存形式。實物保存采用固定年限保存制。實物類試卷及作業采用封存制度，相關文件一經存檔，保存期限內不得外借。如有特殊情況需要查閱或外借需經教學主管院長批準。電子文檔可用于學院網站等對外宣傳用途，任何人員不得轉為他用。”

經過半年的試運行，學院絕大部分教學檔案尤其是作業等實現了數據化存儲，作業缺失現象有極大改善并建立了規范合理的檔案運行機制。教學檔案管理初步實現數據化管理。

4.改革難點

（1）觀念的轉變。在改革過程中，不可避免的與原有的觀念、習慣模式產生沖突。

在本次改革中，是固有模式的轉變，廣大教師很不適應，教學檔案管理人員也在不斷磨合，在經過半年的試運行后才漸漸步入正軌。

（2）龐大的工作量。本次改革中，我們力求實現教學檔案的完全數據化。在分批次數據化教學資料的過程中，發現部分教學檔案數據化過程中的失真不可避免，在經過充分論證之后，決定保留這部分的紙質內容。盡管如此，教學檔案的數據化也花費了教學檔案管理人員大量的時間。

四、結語

1.建筑學及相關專業數據化管理的特色

通過對東北大學江河建筑學院教學檔案改革的梳理，我們發現建筑學及其相關專業教學檔案的數據化管理是可行的，同時也應該是具有專業特色的。

建筑學及相關專業的特性決定了，不能采用一刀切式的完全數據化管理。其教學過程中產生的部分圖紙的紙質版本意義與電子版本不同，還是應該以紙質形式保存，數據化存儲只能作為輔助手段。

2.數據化管理的要義

數據化管理的前提是數據化邊界，即必須明確什么檔案完全數據化、什么檔案半數據化、什么檔案不能數據化。數據化管理的基礎是存儲，即存儲的規范性。在現階段，數據化管理是建立在教學檔案數據化存儲的基礎之上，檔案存儲的規范與否直接決定了管理的難易程度。數據化管理的核心是程序化。教學檔案之所以改革根本是為了實現管理的方便、快捷、高效，而程序化是實現這一目標的核心。數據化管理即是在意識層面建立程序化概念，在制度層面制定程序化依據，在執行層面規范流程、依制度辦事、管理，實現最終完全程序化。

數據化管理是在紙質管理基礎之上衍生而來，雖然這僅僅是教學檔案改革中的一小步，但這是奠定“云時代”下系統集成管理的基石，數據化管理的改革在整個教學檔案改革中意義非凡。

參考文獻

[1]高霞.信息化環境下高校教學檔案管理研究綜述[J].檔案管理，2016（4）：75-77.

[2]張斐，朱江偉，湯易兵，易榮華.關于高校二級學院教學檔案管理平臺建設的若干思考[J].浙江檔案，2016（12）：59.

[3]陳燕凌.創新教學檔案管理模式 規范教學檔案管理[J].教育教學論壇，2017（36）：12-13.

作者簡介

于曉飛，（1985.08—）女，吉林四平人，本科，東北大學江河建筑學院，研究方向，教學檔案管理

王瑩，（1987.12—）女，遼寧沈陽人，碩士，東北大學江河建筑學院，研究方向：教學管理、資料管理

周琴，（1990.01—）女，遼寧沈陽人，碩士，東北大學江河建筑學院，研究方向：實驗教學管理