以信息化建設為契機，提升公文歸檔工作水平

尹會娟

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 本文指出傳統公文歸檔工作存在三個主要問題，即歸檔鑒定準確率低、歸檔工作效率低，以及裝訂方法不利于后續利用，并對其原因進行了分析。提出以信息化建設為契機，一是將鑒定環節提前，并由多方參與鑒定，建立標準化的分類方案，提高鑒定準確率，二是取消重復工作，提高工作效率，三是實現按件歸檔，便于借閱查找，從這三個方面入手，提升公文歸檔工作水平。

關鍵詞 鑒定 歸檔 信息建設

筆者所在的單位是一家軍工科研生產單位，承擔著多項重點任務。在科研、生產、經營、管理等各項工作中，每年產生和接收大量公文。按歸檔要求，每年要對上一年度處理完畢的每一份公文進行鑒定，鑒定其是否有歸檔價值，如果有歸檔價值則分類、整理、編目、歸檔，如果沒有歸檔價值則登記、銷毀。歸檔后的公文發揮著重要的歷史憑證作用，因而歸檔是一項重極其要的工作。

一、歸檔工作面臨的問題及原因分析

（一）鑒定準確率不高的問題及原因分析

1.鑒定準確率不高的問題。公文辦理完畢后，需要對公文能否轉化為檔案進行“資格審定”，確定是否屬于歸檔的范圍。在實際工作中，公文的歸檔鑒定主要由文書處理人員負責，一份公文是否有歸檔價值，同一時期不同的文書處理人員可能會有不同的認識，不同時期同一個文書處理人員也會有不同的認識。這樣會導致某些重要公文被銷毀，或某些本該銷毀的公文被歸檔的情況。

另外，在分類過程中，不同年份、同類內容的公文，應劃分一個分類下，但是，有被劃分到不同分類的情況，這在文書崗位人員變動時，會尤為明顯。

2.原因分析。公文的歸檔鑒定主要由文書處理人員負責，而文書處理人員由于業務知識的局限，并不能保證鑒定的準確，而最熟悉公文內容和價值的是公文形成者和承辦者，但公文歸檔工作并非其崗位職責，因而其參與公文鑒定的積極性也不高。未能讓最熟悉公文價值的人員參與到公文鑒定中，是造成鑒定準確率不高的主要原因。另外，沒有標準化的分類方案，是造成分類前后不一致的主要原因。

（二）歸檔工作效率低的問題及原因分析

1.歸檔效率低的問題。由于傳統公文登記仍然處于手工登記的階段，因此，在歸檔公文時，需要編制歸檔目錄，歸檔目錄需要登記公文的標題、發文字號、密級、頁數、份數等要素，而這些早在制發公文、接收公文之始就已登記過一次，屬于重復勞動，降低了工作效率。

2.原因分析。這是由于發文、收文和歸檔目錄沒能實現登記信息的共享的緣故。

（三）裝訂方法不利于后續利用的問題及原因分析

1.傳統裝訂方法的問題。按照傳統案卷級的歸檔方法，考慮到具有關聯性的公文在利用時需要相互補充和查證，因此在歸檔時將其裝訂到一起，方便利用。然而有時會起到反效果，特別是涉密文件。借閱者往往只想借閱一份公文，卻不得不將裝訂到一起的其他涉密公文也一起借閱，并不利于借閱利用。

2.原因分析。傳統的裝訂方法只考慮到關聯性和成套性，而沒有考慮到保密問題和借閱者的實際需要。

三、以信息化建設為契機，提升公文歸檔工作水平

（一）將鑒定環節提前，由多方參與鑒定，制定標準化的分類方案，提高公文鑒定準確率

信息化平臺的建設、自動辦公網絡的實施，使公文從紙質形式轉變為電子形式。完全不同于紙質公文的處理方法，使解決公文歸檔方面的問題、實現現代化管理成為了可能。

信息化建設，首先將公文處理納入自動化辦公流程中。文書處理人員積極參與到電子公文流程設計中，與傳統紙質公文將制發公文與公文歸檔、或接收公文與公文歸檔作為兩個不同階段的工作不同，文書處理人員著眼于公文處理的全過程，將公文從擬稿到歸檔，或從接收到歸檔，看作一個完整的過程。

在新的電子公文流程中，文書處理人員將原本處于后期的鑒定環節合理前置到公文登記階段，并顯示在收文辦理單上，批分、批示、承辦人員都可以看到文書人員對公文鑒定的初始意見，并且最熟悉公文價值的形成者、承辦人員必須對公文是否有歸檔價值提出自己的意見，這樣就相當于將每一個人都納入到了鑒定工作中，改變了公文的歸檔價值完全由文書人員鑒定的現狀，從而提高了公文鑒定工作的準確率。

另外，在充分征求意見的基礎上，形成了標準化的歸檔公文分類方案，保證了分類劃分的一致性。

（二）自動生成歸檔目錄，提高工作效率

為了解決重復登記的問題，在設計電子公文流程階段，提前考慮到填寫歸檔目錄的需要，在設計電子發文目錄、收文目錄時，補充包含歸檔目錄的要素，這樣文件管理系統就可以自動生成歸檔目錄，從而避免在歸檔階段再次重復登記的做法，提高了工作效率。

由于著眼于公文處理的全過程，理順了制發、接收和歸檔階段之間的關系，所以能夠充分利用公文處理取得的成果，共享目錄信息，從而提高工了作效率。

四、結語

自從信息化平臺建設、自動化辦公系統上線運行以來，公文處理模塊作為辦公系統的一項重要內容，已經承擔了大部分電子公文的處理工作。通過將鑒定環節前置、由多方參與鑒定、制定標準化的分類方案、避免重復登記、實現按件歸檔這些做法，電子公文鑒定的準確率和歸檔工作的效率都得到了提高，并且方便了利用。由此可見，電子公文的歸檔水平得到了有效提升，達到了科學、有效歸檔電子公文的目的。