談科研院所外事工作的信息化管理

郗炯

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 外事工作信息化，就是外事工作以人工管理方式向以數字化信息為主要形式給管理者提供服務和幫助的轉變過程。外事工作信息化管理既有優勢，也有弊端，需要采取一些措施來改進完善。

關鍵詞 科研院所 外事工作 信息化管理

隨著進入全球經濟一體化時代，科研院所的科研生產任務不斷增加，國際交流與合作也隨之增多。因此，科研院所的外事管理工作已經成為科研生產管理環節的重要組成部分，其工作質量的好壞，直接關系到科研院所的形象、聲譽和國際地位。外事工作服務于科研院所的中心工作，為中心工作提供各種支持。為更好地服務于中心工作，科研院所可以運用信息化管理的手段，構建外事信息管理系統，使其能夠及時、準確地搜集、分析和利用外事工作中的信息數據，從而進行快速地業務處理和事件決策。

一、外事工作信息化管理的優勢

外事工作信息化管理過程，是對因公出國派遣、邀請外國人來華、外事檔案管理等具體業務進行需求分析、系統設計、信息搜集、錄入、篩選和數據處理，使之產生相應的可直接利用的外事信息，供外事管理工作者使用的過程。與傳統的紙質辦公相比有如下幾點優勢：

（一）可以提高外事管理工作的效率

科研院所的外事工作信息化管理主要是將因公出國派遣、外事接待、智力引進等日常業務和科研生產項目相結合，集中于計算機網絡信息系統進行分析和處理。只需用戶進行簡單的信息輸入，便達到信息快速交換和共享的目的，不再需要管理人員重復地勞動。同時后期數據的整理匯總，系統也會提供智能化的功能，可為事件決策提供有力依據。這些功能不僅可以節省時間，同時也降低了管理者以往大量信息輸入輸出時的出錯率。與傳統的人工管理方式相比，信息化管理的方式明顯提高了工作效率。

（二）可以增強外事信息的有效性

外事管理過程中，外事檔案數據會不斷積累。傳統的檔案處理模式幾乎全是手工模式，從文件資料的形成到文獻信息的再檢索，時間較長，容易造成信息失效，甚至是信息流失，這樣嚴重影響了檔案信息的應用價值。這樣也使得外事檔案的記錄、歸類、匯總以及后期的查閱，都會變得越來越困難。外事工作的信息化過程，利用了信息系統準確而快捷地對各種外事信息進行加工處理，以滿足工作需求。這樣不僅縮短了工作周期，也促進了外事資源的整合，增強了外事信息的有效性。

（三）可以提高外事服務的質量

外事管理工作具有一定的服務性質，并且在整個涉外活動周期都有所體現。外事工作的信息化管理，可以利用信息系統，詳細地規劃設計外事工作指導方案，梳理并優化外事工作全過程，簡化手續流程、縮短辦理周期，從而提供細致規范、優質高效的服務質量。通過信息化的手段，可以及時地為涉外活動人員提供出行指南及安全保密措施，并將外事政策方針和知識文化滲透在日常工作中，主動地為涉外活動人員搜集篩選有價值的信息和更加直觀清晰、方便快捷的工作指引。同時，可以充分利用信息系統，建立外事工作溝通機制和平臺，為外事活動和外事交流打造新窗口，為外事管理部門樹立新形象。

二、外事工作信息化管理的弊端

（一）外事管理的技術標準滯后

目前的外事管理工作程序和技術標準未能與計算機信息技術特點很好結合。在外事工作中的很多方面，都很難找到統一的技術標準，這樣有可能導致信息系統后臺管理時出現混亂。

（二）軟件系統自身的局限性

外事管理信息系統在與辦公自動化、科研任務等其他信息系統集成時，需要留有大量接口。然而外事工作程序經常發生變化，尤其是出國辦理這項業務中，其所需內容會經常發生變化。一旦業務需求發生變化，就涉及到軟件系統的二次開發問題，同時也涉及到數據庫的操作問題，由此可能會引發一系列的系統安全問題。

三、完善外事工作信息化管理的舉措

（一）提升外事管理標準化水平

外事管理信息化離不開標準化。要搞信息化管理，實現互聯互通，資源共享，標準必須做好。信息化人員、標準化人員和外事管理人員應該更多地共同參與管理、規劃等工作，及時掌握外事發展動態和對信息化標準的需求，建立健全外事管理機制，規范統一外事信息數據，逐步形成外事工作的信息技術標準體系，提高外事管理的標準化水平，加大信息化建設的投入，以滿足整個外事工作信息化管理的需要。

（二）加強外事管理人才培養

要使科研院所的的外事工作信息化管理與科研任務工作緊密結合起來，科研院所就必須重視外事管理人才工作能力的培養和職業素質的提高。外事管理人才必須具備專業化的知識水平、先進的管理思想和規范化的管理手段，這樣才能順應科研院所外事工作的發展趨勢。因此，科研院所要不斷加強外事管理人才的外語能力培訓、科學技術培訓和管理能力的培訓，使其熟練掌握多種業務技能和管理技術，成為滿足單位發展的復合型人才。

搞好科研院所外事工作信息化建設，不僅可以促進科研院所外事管理水平的提升，也可以為科研生產過程提供優質的服務和寶貴的資料。同時，也為科研院所的國際交流與合作起到了很好的推動作用。

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