供熱企業(yè)物資管理信息化系統(tǒng)流程及工作重點思考

摘要：物資管理信息化系統(tǒng)是供熱企業(yè)管理的有效手段，對企業(yè)發(fā)展具有重要作用。基于此，本文首先介紹了物資管理信息化系統(tǒng)流程，其次從管理思路以及信息初始化工作等方面對物資管理的工作重點進(jìn)行了一些思考，具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：供熱企業(yè)；物資管理；信息化系統(tǒng)

物資管理具有眾多環(huán)節(jié)，從企業(yè)內(nèi)控角度比如采購、驗收、保管、付款以及使用等，它的管理效果會對企業(yè)成本控制帶來直接影響，關(guān)乎著企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，優(yōu)化了物資管理流程，實現(xiàn)了各個環(huán)節(jié)的統(tǒng)一管理，提升了物資管理效率與質(zhì)量，讓物資管理變得更加科學(xué)、規(guī)范，所以，對物資管理信息化系統(tǒng)流程及工作重點進(jìn)行分析是十分必要的。

一、物資管理信息化系統(tǒng)流程

在物資管理信息化系統(tǒng)當(dāng)中，主要包括使用人員、需用計劃的審批人員、需用計劃的管理人員、庫存使用以及采購計劃的審批人員、采購人員、庫存管理人員等，具體流程包括：第一，使用人員需要結(jié)合實際需要，對物資需用計劃進(jìn)行提出，同時也需要對物資進(jìn)行驗收與領(lǐng)用；第二，需用計劃的審批人員需要審批物資需用計劃，并對物資成本進(jìn)行控制；第三，需用計劃的管理人員應(yīng)根據(jù)需用計劃，對庫存進(jìn)行平衡，對使用計劃、采購計劃等進(jìn)行制定，對物資基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù)；第四，庫存使用以及采購計劃的審批人員需要審批庫存使用計劃與采購計劃；第五，采購人員應(yīng)該按照采購計劃，結(jié)合采購程序組織好采購工作，對采購合同進(jìn)行簽訂，之后根據(jù)約定發(fā)出訂貨通知，并對物資到貨進(jìn)度進(jìn)行跟單、催貨，再安要求做好到貨物資的驗收、入庫手續(xù)辦理等工作；第六，庫存管理人員需要對物資進(jìn)行接收與發(fā)放，對出庫手續(xù)進(jìn)行辦理，對倉庫及物資進(jìn)行科學(xué)的存儲及維護(hù)，并對庫存進(jìn)行定期盤點。

二、物資管理的工作重點

（一）明確管理思路

物資管理人員需要明確管理思路，對相關(guān)部門、人員等的職責(zé)進(jìn)行劃分，在理清管理流程的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)分工合理、各負(fù)其責(zé)。管理人員需要和軟件開發(fā)人員進(jìn)行充分溝通，讓他們對物資管理需求進(jìn)行明確，了解企業(yè)管理意圖，進(jìn)而對功能及流程等進(jìn)行合理設(shè)置，少走彎路，達(dá)到事半功倍的效果。對于多數(shù)供熱企業(yè)來說，都實行兩條線管理，即基建管理與生產(chǎn)管理。所以物資信息化系統(tǒng)也需要根據(jù)企業(yè)規(guī)章制度對管理流程進(jìn)行明確。另外，供熱企業(yè)應(yīng)該增強(qiáng)對急需物資計劃流程以及計劃變更審批流程等的重視，根據(jù)企業(yè)實際具體情況，對流程進(jìn)行合理設(shè)置。

（二）注重信息的初始化工作

基礎(chǔ)信息是管理系統(tǒng)的重要組成部分，雖然相對靜態(tài)，不會發(fā)生太大的變化，但卻是管理過程中必須處理的信息，比如人員基礎(chǔ)信息、倉庫基礎(chǔ)信息以及物資基礎(chǔ)信息等，它們都屬于基礎(chǔ)信息的重要內(nèi)容，也是物資管理的基礎(chǔ)。通常情況下，我們可以將物資基礎(chǔ)信息當(dāng)作物資產(chǎn)品清單來理解，主要包括物資名稱、計量單位以及物資編碼等內(nèi)容，具體體現(xiàn)在下述幾個方面：

對于物資編碼來說，具有唯一性，在進(jìn)行物資編碼時，應(yīng)該遵循簡單性、完整性、分類性、唯一性以及擴(kuò)展性等原則。同時，為了避免發(fā)生物資重復(fù)問題，型號規(guī)格以及物資名稱等都需要是唯一的，并且它們需要有專人維護(hù)，增強(qiáng)它們的規(guī)范性與科學(xué)性，進(jìn)而對物資進(jìn)行準(zhǔn)確表示。

對于物資計量單位來說，在物資基礎(chǔ)信息當(dāng)中也占有重要地位。多數(shù)物資的計量單位都和結(jié)算計量單位相同，例如閥門的計量單位是“個”，而它的結(jié)算計量單位也是“個”。還有一些物資，它們的計量單位和結(jié)算計量單位是不一樣的，例如鋼管，在對物資需用計劃進(jìn)行制定時，多數(shù)情況下都將“m”作為它的計量單位，但是在市場上，通常都將“t”作為它的計量單位，并在此基礎(chǔ)上對其進(jìn)行結(jié)算。在對這些物資進(jìn)行管理時，需要在管理信息表中添加結(jié)算計量單位以及常用計量單位等字段，再根據(jù)物資特點，對它們的換算關(guān)系進(jìn)行預(yù)先設(shè)置，以便于后續(xù)的使用。

對于物資名稱來說，部分物資使用單位經(jīng)常根據(jù)成品狀態(tài)對物資需用計劃進(jìn)行提出，但是在采購過程中，需要進(jìn)行分開采購，先加工為成品，再進(jìn)行到貨、入庫，例如供熱管道就是一個典型的例子。在計劃提出過程中是一種物資，但是在采購階段，卻變成了兩種物資，而實際到貨的時候又變回一種物資，增加了采購計劃制定、庫存盤點以及財務(wù)結(jié)算等工作的難度。要想對這一問題進(jìn)行有效解決，管理人員需要在基礎(chǔ)信息中對相應(yīng)字段進(jìn)行預(yù)先設(shè)置，比如對下級物資編碼進(jìn)行設(shè)置，發(fā)揮好它的指針作用，對構(gòu)成成品的其他物資進(jìn)行指向，同時也要做好數(shù)據(jù)鏈接工作。如對于供熱管道來說，可以添加兩個字段，分別是下級編碼1和下級編碼2，將編碼1指向鋼管，將編碼2指向保溫結(jié)構(gòu)，代表著鋼管和保溫結(jié)構(gòu)是構(gòu)成供熱管道的物資，進(jìn)而為后續(xù)的數(shù)據(jù)處理創(chuàng)造便利條件[2]。

結(jié)論

總而言之，對于供熱企業(yè)物資管理人員來說，要想全面發(fā)揮信息化系統(tǒng)在物資管理中的作用，就必須對其流程進(jìn)行科學(xué)的制定，了解物資管理的工作重點，明確管理思路，對相關(guān)部門、人員等的職責(zé)進(jìn)行劃分，同時也要注重信息的初始化基礎(chǔ)工作，真正實現(xiàn)用信息化系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的管理，不斷提升供熱企業(yè)現(xiàn)代化物資管理水平，從而增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

參考文獻(xiàn)：

[1]王彥秋，李強(qiáng).供熱企業(yè)物資管理信息化系統(tǒng)流程及工作重點[J].煤氣與熱力，2013，33（12）：26-29.

[2]賈鑫鑫.地方電力企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)設(shè)計及應(yīng)用研究[D].華北電力大學(xué)，2014.

作者簡介：

馬翠英（1972.9- ），女，北京市，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：內(nèi)控、物資采購管理對企業(yè)的重要性。