高校基建工程檔案管理的問題對經濟的影響和對策

劉長兵

摘要：近年來，隨著我國高等教育的快速普及與發展，越來越多的高校已經不能滿足日益增長的學生資源求學需求，因此高校擴建與改革勢在必行。其中，在擴建過程中，產生了大量的高校基建投資項目，高校的建設工程也隨之增加。高校基建工程管理，涉及多個項目的立項、設計、施工、竣工等多條線環節，在整個基建工程項目檔案管理過程中，極易產生一些檔案整理不規范或者搜集材料不全面等基礎性問題，這些問題長此以往會對基建檔案管理工作造成阻礙，所以需要對此問題進行梳理并確認行業規范，這樣才能加快推進高校基建工程檔案管理的發展。

如今，高校基建工程類檔案管理成為了高校發展中的一項重點工作內容，因為它不僅可以為高校發展提供歷史性工程建設申報審批等歷史憑據，還能保持相關電子及紙質類工程圖紙，為以后的相關基建工程建設打下良好的堅實基礎。總之，高校基建工程的檔案管理工作受到了高校有關部門的一致重視，各個高校也在不斷推進此類工程檔案管理工作。因此本文將根據高校基建工程檔案管理的定義及主要內容進行分析，發現我國高校基建工程檔案管理中存在的主要問題，并結合相關問題制定出合理規范的對應策略，最后旨在提高我國高校基建工程檔案管理人員的專業技能，使基建檔案管理工作更好地為高校建設性發展所服務。

關鍵詞：高校基建；基建工程；檔案管理；對策

一、高校基建工程檔案管理的定義及內容

眾所周知，每一個建筑工程項目的施工都離不開基建檔案的建檔管理。因為檔案是一切建筑資料的匯集與基礎，沒有任何歷史憑證的基本建設項目的發展是不完整的。高校基建工程項目同一般的建筑工程項目一樣，都屬于建筑工程類別，區別在于行業的選擇性與重要性。通常情況下，基建工程檔案也稱工程建設檔案，高校基礎建設工程項目在施工過程中會產生一系列的文字圖紙及工程審批單據等，因此整個基建工程的管理是跟隨項目同時進行的，在工程項目活動中，會直接形成高校基建工程項目檔案記載。

其次，高校基建工程包括校園的改建、擴建以及重組和合并等多種工程模式，建筑工程又可分為工程準備階段、工程設計階段、工程施工階段、工程竣工階段以及后期使用和維修階段。同時，基建工程檔案工作也會隨著這幾大項工作同時展開，當然在其中還會涉及基建工程檔案的建檔、合同流程審批、財務上報等細節化內容。這些工作共同促進了高校基建工程檔案管理的順利進行。

二、當前基建工程項目管理存在的主要問題

高校的快速蓬勃發展無疑促使各高校基建工程項目管理工作越加緊羅密布的進行，但是在快速發展的同時，仍然有一些檔案存管問題不容忽視。面對存在的問題，各高校基建檔案管理部門，應加強對檔案管理人員的專業性培訓。

（一）立卷歸檔形式不規范

形式與內容的高度統一才能使工作具備便捷性條件，基建工程檔案的存放工作意義重大，然而有些高校在基建項目立卷歸檔管理工作上不給予高度重視，以至于臨時起意查找時發覺資料無影無蹤。這種現象在現今的多所高校非常常見，有的基建項目因為太小而沒有上交城建檔案館，這樣個人存放的可能性極大，但同時對于高校的基建工程項目搜索造成了巨大難題。

（二）歸檔材料質量不高

檔案歸檔，這是檔案管理中一個非常重要的環節，這項工作的好壞直接關系到后期檔案的使用有效率。基建工程項目的內容往往包含文檔信息及工程圖紙等重要資料，一旦歸檔內容不符合實際情況，那么這樣的歸檔材料質量是低等的。正常一份完整的歸檔材料應按照使用類別嚴格歸檔，包括報告類、投標類、圖紙類以及其他類別。有的紙質類文檔沒有及時轉化為電子文檔，不利于其他人員調度性查找。

（三）傳統檔案管理模式陳舊落后

傳統的基建檔案管理沒有嚴格的標準管理制度，隨著國家基建檔案管理法的出臺，越來越多的高校檔案管理部門開始具備規范性。但是在管理模式上仍然缺乏創新性表現。通常傳統的存儲載體以紙質和實物為主，然而這些存儲介質保存周期較差，不便于存檔管理，一旦原件丟失或者損壞，修復的可能性極小，這種情況下會對高校基建工程檔案管理造成嚴重阻礙。

三、促進高校基建工程檔案管理的對應策略

一切事物發展都與時代的變化相掛鉤，根源在于任何事物的變化都離不開創新思維的提升。高校基建工程檔案管理更應該如此，在時代的召喚下，嚴格執行相關檔案管理標準，加強專業管理人才培訓的同時，不忘與現代事物相融合與接軌，創新式的檔案管理模式才是新形勢下的快速發展之路。

以日本基建工程為例，高校基建工程項目管理中，不論是施工的進度管理還是檔案管理，都做到了現代化式的創新。在進度管理中，檔案管理人員會根據計劃進行編制，并對計劃進行檢查與調整，其中穿插的施工應用也成為管理中的一部分。在檔案管理過程中，與網絡鏈接，對檔案進行過程化、影像化、現代化管理，使得高校基建工程檔案管理得到快速發展。其中，檔案過程化進程中，分別對現場過程檔案的存放、各類深化圖紙的變更、場地布置與施工計劃、質量全過程影像資料及驗收資料、工藝工法文件這幾大項目進行分類管理，這樣當有人進行檢索與查找時，分類清晰，極易使用。

四、結語

綜上所述，高校基建工程檔案管理的改革勢在必行，順應時代的發展才能在瞬息萬變的社會中保持發展優勢，基建工程檔案與傳統的項目檔案相比，文件的復雜性與重要性不言而喻，因此各方要明確職責，完善基建檔案管理現代化。本文重點研究了目前高校基建工程檔案管理存在的問題并給予對應的改進策略，希望高校檔案管理人員可以通過高科技手段務實改革，為高校發展貢獻自己的力量。

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