淺議縣級綜合檔案館信息化建設的現狀與對策

李燕

摘 要：檔案信息化建設是推動檔案事業不斷向前發展的前提條件， 是運用信息技術提高檔案工作現代化水平的有效途徑，是實現檔案信息社會化服務的必然要求。

關鍵詞：檔案管理；信息化；現狀；對策

如今的社會信息化已經成為衡量社會進步與否的標準，隨著信息化建設的推進，這個詞語也不斷的滲透到檔案行業中，并成為熱門話題。近年來隨著國家對檔案事業的高度重視，檔案規模也不斷擴大，檔案的信息量也在不斷加大，緊靠傳統的手工管理和單純的實體管理模式已不能適應信息化時代的要求，加強檔案信息化建設，將檔案實體管理上升到更高層次的網絡管理，對于推進檔案事業的發展具有重要的意義。

一、 縣級綜合檔案館信息化建設的現狀

（一）經費嚴重不足是制約縣級綜合檔案館信息化建設的制約“瓶頸”。 加快檔案信息化建設關鍵在資金，要搞信息化建設就要購置計算機、 掃描儀、 打印、復印等硬件設備，需要組建內部局域網，建設檔案信息數據庫，開通檔案信息網站，加強檔案信息安全防護等，同時電子產品更新換代較快，生命周期短， 后續的維護、維修都需要大量的資金，而這些資金的來源主要依靠地方財政的撥款。而很多地方檔案館經費嚴重不足，所以開展信息化建設工作困難重重。

（二）人員編制緊缺、復合型人才嚴重缺少影響了縣級綜合檔案館信息化建設的進程。檔案部門業務量大，要有足夠的工作人員才能保障工作的正常開展， 而在縣級綜合檔案館中普遍存在著人員編制緊缺的問題。一般的縣級檔案局人員普遍少，工作任務重，而檔案人員還要經常與計算機、 網絡打交道， 是一種專業型的工作，對人的思想觀念、專業技能、寫作水平等綜合素質都有較高的要求。 影響了我縣檔案信息化建設的進程。

（三） 建設任務重，工作見效慢是縣級綜合檔案館信息化建設存在的普遍問題。在信息化建設進程中，存在工作量大面寬的難題，海量的數據需要進一步進行信息化處理才能轉換為能利用的電子檔案。一是要對現存館藏檔案資源進行數據化處理，通過掃描、縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉化成電子文件。二是要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用。 三是要對用戶提供完善穩定的網上服務平臺。 四是要采取數據備份、 數據加密，設置防火墻等多種保護措施， 確保檔案信息的安全。 以上這些工作， 在短期內很難見效，也在一定程度上影響到檔案信息化的進一步推進和發展。

（四）標準化管理立法工作滯后，缺乏全國統一的管理和指導。信息化建設不僅涉及到技術方面，更要有法規制度層面的支持。電子文件和電子檔案作為社會性極強的信息載體與交流工具，已經和更多部門發生越來越多的聯系，僅靠檔案部門一家收集和整理是難免會有所流失。

二、 縣級綜合檔案館信息化建設的對策

檔案信息化建設對檔案部門來說既是機遇也是挑戰，我們應當根據總得目標要求， 結合自己縣域檔案部門的特點，采取積極的應對策略。

（一）爭取領導重視，確保資金及時落實到位。大家都知道檔案部門是個不被重視而且一貧如洗的部門， 沒有任何創收的渠道，經費只能由地方財政解決， 可還得看縣域財政情況， 就拿隴西來說，人口11萬人，是國列貧困縣，僅靠當地財政是解決不了問題的。 因此要解決昂貴的信息化建設的經費問題， 一是縣級檔案部門要注意發揮自身的主觀能動性，改變等、 靠、 盼的陳舊模式，積極爭取地方領導重視和支持，將其列入當地政府信息化工程，解決預算經費， 一次難以到位的可確定基數，分年兌現。二是國家、省、市檔案部門應該努力爭取檔案信息化建設的專項經費，并按照各個縣域經濟的特點，確定比列，給予縣級綜合檔案館信息化建設的經費支持。從而更好的推進縣級綜合檔案館信息化建設。

（二）出臺人員編制的硬性規定，積極引進和培養既懂計算機又熟悉業務知識的復合型人才。在縣級綜合檔案局中，人員編制是個急需決絕的大問題，國家應該對各個縣級檔案部門人員編制的情況做一個全面的調查，按照工作的運作特點， 合理的確定人員編制，從而給縣級綜合檔案館信息化建設充足的人力保障。 目前，在縣級綜合檔案館中，獲取成人大專以上學歷的人居多，而大專院校畢業的較少，即使是大專院校畢業，專業不對口的問題也較為普遍，這就要求我們必須加大對在職人員的業務培訓力度，盡可能的讓他們在最短的時間里通過自學或培訓等方式，能夠熟練地掌握相關的業務知識， 力爭在兩年內達到全員上崗， 構建單位內部、行業內部、面向社會的三級服務體系，著力加快縣級綜合檔案館信息化建設，早日跟上時代的步伐。

（三）堅持防管結合，加強檔案信息安全保障體系建設。一是加強檔案網絡安全保密管理，局域網應與公眾網實行物理隔離， 確保網絡安全連接和信息安全傳輸； 二是要加強對計算機檔案數據系統的管理，確保檔案信息、數據庫的安全；三是要建設檔案信息預警備份系統，為防御自然災害及意外事故，提供可靠的系統備份，應用備份、數據備份和系統恢復能力，保證檔案信息資源的安全與正常運行； 四是要加強檔案信息系統安全技術防范管理，要安裝警報。

（四）上下聯動，抓緊檔案信息化法制與標準建設 一是加快推進檔案信息化法制建設。按照《中 華人民共和國檔案法》 及《電子文件歸檔管理暫行辦法》 的要求加快研究制定檔案信息化建設方面的規章制度，形成有效的激勵約束機制，推動檔案信息化建設的有序開展。二是完善檔案信息化標準體系 學習、宣傳與貫徹國家檔案局制定的檔案信息化建設標準規范，制定和完善地方性標準規范和實施辦法。加強對縣級綜合檔案館數據庫建設的統籌規劃和指導，統一制定應用軟件和執行標準，從而為檔案信息化建設打好基礎。

總之， 要加快縣級綜合檔案館的信息化建設，就要加強領導 提高認識，加大資金投入，合理規劃，統籌安排，積極爭取改善軟硬件設施，爭取早日構建起各地檔案信息平臺，使縣級綜合檔案館信息化建設早日邁上一個新臺階。

（作者單位：甘肅省隴西縣檔案局，甘肅 定西 748100）