關于做好企事業單位檔案管理工作的思考

白紅艷

[摘 要]社會經濟發展速度的不斷加快，讓社會各個崗位的人員流動量越來越大，不同的崗位也對人才提出了更高的需求，這樣會不斷地增加檔案管理工作的工作難度，尤其是現在的企事業單位的檔案管理工作難度越來越大，在管理的過程中會出現很多問題，如果沒有將這些問題進行有效的解決，將會對檔案管理工作造成很大的影響，在這種情況下，怎樣提高檔案資料收集效率、提高檔案利用率以及管理工作的現代化水平是現在企事業單位需要解決的重要問題。為此，文章針對如何做好企事業單位檔案管理工作進行了簡要的分析和思考，希望可以為企事業單位日后的檔案管理工作提供一些有效的建議。

[關鍵詞]企事業單位；檔案管理工作；檔案管理人才

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.14.115

檔案管理工作從表面上可以看出是記錄人員行為的一種工作，與文字、數字、機器之間存在著一定的聯系，但是檔案管理工作缺少一定的科技水平和相應的藝術性，從檔案管理工作的實質中可以看出，檔案管理工作其實是帶有一定人性化的工作，而且其中還包括一定的科技含量的藝術工作，企事業單位想要將檔案管理工作做好，難度是非常大的，需要相關人員跟上社會經濟發展潮流，從不同方面去強化思維理念、創新科學研究，這樣才能更好地提高檔案管理工作的現代化水平以及管理效率，進而為單位提供更好的服務。

1 注重檔案管理人才的培養，建立健全的培訓體系，以此來提高檔案管理人員的整體素質

現階段我國經濟發展速度越來越快，這在很大程度上推動了科學技術的發展，讓人們的很多工作都可以用機器進行替代，但是不管怎樣都不能忽視人是促進社會文明發展的主要力量，在社會文明進步的過程中人類占據著非常重要的位置，同時這也符合科學發展觀中以人為本的核心思想，所以在檔案管理工作上，組建一支高素質、高能力、高水平的管理隊伍是非常重要的。企事業單位在進行管理人才選拔的時候，一定要嚴格把控每道關口，注重加強對人才品德、素質等相關方面的考慮與衡量，一定要盡最大努力選拔出具備很高敬業精神、很強責任感，而且專業技能、服務水平都比較突出的管理人才，對于那些比較散漫、不負責任的人員不可錄用，企事業單位還要注重加強檔案管理人員的培訓，建立健全的培訓體系，新進入檔案管理工作的人員要給予足夠的重視、給予適當的引導和幫助，這樣可以讓檔案管理人員在嚴格遵守培訓原則的基礎下，切實地完成全部的培訓工作，讓自己能夠以最好的狀態去投入到檔案管理工作中。此外，有關部門應當進行相應的激勵機制的建立，這樣可以促使管理人員在熟練掌握自己工作業務的前提下，繼續去學習新的知識和技能，進而使自身的素養、能力都得到有效的增強，更好地完成檔案管理工作。

2 注重加強管理人員思維和工作方法方面的創新，以此來實現檔案利用率的提升

檔案管理人員的工作相對單調，受傳統思想支配，檔案管理人員對于檔案的利用沒那么重視。隨著社會發展，人們生活水平的提高，對于檔案的利用越來越頻繁，在浩大的檔案庫中要尋找自己所需要的信息，需要檔案管理人員的協調。為了適應這種需求，檔案管理人員要創新思維，改變傳統的工作方式和方法，運用科學的方法來歸檔，運用篩選歸類等方式來進行檔案的整理。將檔案系統化，并使用科學的檢索工具，便于人們查閱。在做好檔案保密工作的同時最大限度地開放檔案，為人們提供更豐富的信息，實現資源共享，這樣能夠提高檔案管理人員的工作效率，創新工作方法，開闊了工作人員的思維，有利于檔案管理建設。

3 注重檔案管理網絡系統的健全和完善，為收集檔案資料提供有利的條件

企事業單位的檔案管理工作難度較大，主要原因在于其中包含了很多不同的種類和名目，樣式比較多元化，而且每個檔案管理工作人員在專業知識、工作態度、責任方面都會存在一定的差異，所以時常會發生有的管理人員行為不統一的情況，導致檔案資料價值收集方面存在很大差別，而且檔案管理部門缺少規范統一的管理標準，以至于出現很多信息遺漏的問題，長此以往，將不利于檔案的規范與管理，也不利于單位查閱檔案信息，所以相關部門需要制定規范統一的檔案管理制度，明確檔案收集、管理的具體要求，規定好重要檔案的收集范圍，使得每個管理人員可以根據規定明確自己的工作，收集、管理、規范好每份檔案，使得單位的檔案數據越來越完善，檔案的歸檔和管理越來越規范，以便于檔案查閱，提高工作效率。隨著信息技術的發展，檔案的管理工作也需要與時俱進，結合現代網絡技術，通過計算機形成更加科學化、智能化的檔案管理體系，這樣有利于檔案員的工作，也能夠便于管理和查閱。

4 注重檔案管理工作現代化水平上的提升，進而實現檔案管理投入保障體系的完善

我國的各級企事業單位的工作內容比較多，業務量也很大，而傳統的紙質辦公比較粗糙，產出的檔案數量大，不利于檔案管理人員進行管理，所以針對傳統辦公模式的落后問題，各級企事業單位應該加大投入，提高自身的硬件設施，設置計算機、掃描儀等有關于網絡管理系統的設備，加大對檔案管理的資金及人才投入，使得檔案管理越來越科學化、智能化，越來越方便管理。另外，在網絡系統管理過程中，要加強對于檔案的管理、整理和鑒定等環節的網絡管理，防止相關問題的發生，避免出現信息的丟失及遺漏，及時地解決檔案管理問題，加強檔案管理的規范性，不斷地完善檔案查閱檢索程序。在加強硬件和軟件投入的同時，做好問卷調查工作，不斷地進行用戶反饋，明確用戶的需求和要求，遵循從業人員的建議，不斷地完善自己的檔案管理系統，進而提高檔案管理的效率，完善檔案管理的工作。

5 注重做好檔案管理中的庫房保密工作，以此來提升檔案管理工作的安全性

在檔案管理工作中比較重要的項目就是庫房的管理工作，從檔案工作的整體情況中可以看出，檔案庫房需要按照國家的相關要求進行獨立建設，但是目前我國有些單位并不具備單獨建設檔案庫房的條件，所以會在機關辦公樓內部找出一個面積比較大的辦公室來充當庫房。需要注意的是，從庫房的保密程度中可以看出，不可以把倉庫的位置放在機關辦公樓的最底層，而是設置成為庫房的辦公室門窗需要加固，以此來防止盜竊事故的發生。此外，還需要將庫房、辦公室、閱覽室分開，庫房需要安排專業人員進行管理，同時還要制定相應的管理規則，檔案管理人員以外的與檔案室沒有關聯的人員都不允許進入庫房，只有這樣做才能把檔案的保密、安全工作做到最好。

結合上述內容可知，企事業單位的檔案管理工作的工作內容、工作性質都是屬于比較單調、枯燥的，但是在21世紀的今天，檔案管理工作的重要性是毋庸置疑的，隨著我國社會、經濟的不斷發展，企事業單位中的檔案管理工作可以起到的作用也越來越明顯，所以企事業單位一定要加強檔案管理工作的重視程度，在科學發展觀的有效引領下，堅持以人為本的原則和培訓力度，這樣才能讓檔案管理人員的素質、涵養、能力得到更好的提升，同時還需要切實地提高檔案管理工作軟件、硬件等相關設備，這樣才能更好地提高檔案管理工作的現代化水平，讓檔案管理工作可以與時俱進，朝著更好的方向發展。

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