淺析檔案管理過程中的主要問題及對策措施

董志敏

【摘要】檔案管理工作的開展能夠全面反映出各類經營現狀、實踐成果及發展歷程等，對各項管理工作的開展均能夠產生重要影響，發揮數據資料總結的作用價值，是發展期間無形的財產。新形勢背景下，檔案管理工作價值越發突出，需要基于實際的檔案管理問題加以分析，切實發揮檔案管理的價值，為檔案管理現代化發展奠定良好的基礎。

【關鍵詞】檔案管理；主要問題；對策措施

一、檔案管理過程中的問題

（一）檔案管理團隊業務能力和綜合素質有待提高

時代的快速發展對于檔案管理人才的要求也逐漸變高，對于業務能力強專業素質高的人才需求也越來越大，以往的工作模式和思路已經不能很好地適用于當下的檔案管理工作，所以一些問題逐漸暴露出來。檔案管理工作需要工作人員首先要具備一定的專業素質能力，其次必須認真負責有責任感，有法律意識，最后還要具備良好的個人素質。然而在實際開展工作的過程中，綜合型的人才往往很少，部分工作者工作熱性低，對待工作敷衍了事，不但影響了檔案管理的工作氛圍，還有可能影響檔案管理工作的大局。所以檔案管理工作的人才問題是不得忽視的關系到檔案管理工作大局的重要問題。

（二）檔案管理信息化水平不高，沒有跟上時代發展步伐

信息化時代檔案管理工作更不應該落后于時代發展，但是在檔案管理工作的實際發展過程當中，部分地區的檔案管理工作沒有充分利用好信息化手段，工作思路亟待轉變。很多地方的檔案管理工作還是依賴于傳統的紙質存檔方式，不但容易破損和丟失，還不好保管，對于保管室的要求也很高，還占用很大的空間，并且必須注意防潮、防水以及防火和防盜工作等。

（三）對檔案管理的重視程度有待提高

部分地區對于檔案管理的重視程度不高，檔案管理部門職能弱化，工作積極性差，導致工作質量下降，紀律性不好。同時也導致了，其他部分對于檔案管理工作的不重視，因此在開展一些工作的過程中配合得不好，這些都與檔案管理部門本身以及當地對其的重視程度有關。

二、解決檔案管理工作中問題的對策措施

（一）加強對檔案管理工作的重視

檔案管工作的開展對于企業的健康發展大有裨益。在日常的經營過程中，企業要加強對檔案管理工作的重視以及關注，要在企業的經營過程中培訓全體工作人員檔案管理的意識，企業的管理人員更要在企業的機構設置與日常管理過程中對檔案管理給予充分的重視，設置足夠多的專業管理人才，從思想上引起重視，從實際行動中加強管理，確保企業檔案管理工作的有效開展。

（二）完善檔案管理體系

經過長久的工作后，各個地方的檔案管理工作基本上能夠取得較大的進步，考慮到今后的工作挑戰和影響因素仍然是比較多的，企業需要不斷完善檔案管理體系。一方面，制定檔案管理制度，并對檔案管理人員進行專業培訓，積極開展社會調查分析，汲取更多的反饋意見。另一方面，加強業內技術手段和管理理念探討，確保在檔案管理工作的實施過程中，能夠獲得更多的參考和指導。

（三）培養檔案管理工作的專業人才

人才的發展對于企業檔案管理工作的開展至關重要，是企業實現高效檔案管理工作的重要因素。在企業的正常運轉之中，一方面，要招聘專業性比較強、綜合能力比較強的檔案管理工作人員，另一方面，也要加強對檔案管理工作人員的持續培養，通過采取定期培訓對檔案管理工作人員進行培訓，使得他們的工作與管理能力不斷的提升，進而能夠更好的為企業檔案管理工作服務。同時，企業還要注重對檔案管理工作人員綜合能力的培養，隨著時代的快速發展，很多的新鮮詞匯開始陸續出現，這些因素也直接或者間接的影響著檔案管理工作的開展。

（四）配備齊全的檔案管理硬件設施

如今的很多地方的檔案管理的硬件設施不齊全，嚴重影響了檔案管理工作的規范開展。因此，在地方的經營過程中，要加強對檔案管理工作的硬件設施的配備，一方面，要給檔案管理工作的開展提供足夠大的空間，要有專門的檔案管理工作辦公室，方便檔案管理工作的開展；另一方面，各地方要提供齊全的檔案管理過程中需要的工具，比如文件夾，文件袋，文件框等設施；同時，企業還要提供適當的電腦設施等，這也是為了適應新時代發展的需要，同時也能夠促各地方業檔案管理工作的高效開展。

（五）加強檔案管理工作的保密性

檔案對于各地區的發展以及在市場中的競爭來說都非常的重要，因此，檔案管理工作人員要注重企業檔案管理的保密性。首先，單位的管理層要讓企業的全體工作人員樹立起檔案的保密性意識，做到全員保密，加強對檔案的保密性管理；其次，企業的檔案管理工作人員要把好檔案管理保密性的重要關卡。在日常工作過程中，檔案管理工作人員要懷有警惕意識，不隨便將單位的檔案借閱給他人，不隨便復印公司的檔案，嚴格把控單位檔案的保密性。最后，單位要采用監督的手段對自身的檔案進行管理，對于單位檔案的保密性流失的行為采取一定的處罰措施，對于因此給單位帶來損失的行為進行懲罰等，這一方面給全體員工帶來要求，同時還可以在一定程度上彌補單位檔案流失的損失。

三、結語

檔案管理工作要不斷進行創新和改進，確保能夠及時發現存在的問題和不足。未來的檔案管理工作仍然具有很多挑戰，檔案管理人員要不斷提升自身的綜合素質，并采用科學的管理方式，從而不斷提升檔案管理工作的綜合水平。