物流企業(yè)貨幣資金內(nèi)控制度存在問題及解決對策

周玉娟

【摘 要】貨幣資金包含庫存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金，是企業(yè)財務的重要內(nèi)容，也是正常經(jīng)營和發(fā)展關鍵因素，可以說是企業(yè)生存的基石，企業(yè)任何的經(jīng)營活動都歸根結底都要回到貨幣資金上，貨幣資金屬于流動資產(chǎn)，流動性強、控制難度大、風險較高等特點，因此，有很多的企業(yè)對于貨幣資金內(nèi)控不到位，這種情況尤其存在于中小型的企業(yè)。本文以長城物流公司為例，對此公司貨幣資金內(nèi)控制度的設計和執(zhí)行的了解，分析并指出其存在的漏洞，并提出相關的建議，旨在提出相關建議，能夠推動其貨幣資金內(nèi)控制度的完善和發(fā)展。

【關鍵詞】貨幣資金；內(nèi)控制度；對策

一、企業(yè)簡介

長城物流公司是成立于2010年的一家綜合性物流公司，公司性質(zhì)為私有制。其注冊資本300萬元人民幣，現(xiàn)今擁有員工47人。其主要經(jīng)營范圍是陸地貨運、貨運代理、倉儲包裝、分批包裝、裝卸業(yè)務等，去年收入在2000萬元人民幣左右，成本為1600萬元人民幣，利潤率20%，其下設總經(jīng)理辦公室、倉儲部、運輸部、財務部、信息部等部門，財務部設有5人。從企業(yè)規(guī)模來看，是標準的中小型企業(yè)。

二、長城物流有限公司貨幣資金內(nèi)控存在問題

（一）庫存現(xiàn)金的使用和保存不恰當

庫存現(xiàn)金是指平時存在的現(xiàn)金，一般來講存放在企業(yè)的現(xiàn)金余額不能太大，僅供支付個人工資報酬、補貼、隨身攜帶的差旅費、報銷以及一些小額支出所用，較大額的資金往來通常需要銀行存款或者票據(jù)等方式來結算。長城物流公司雖然有專門存放庫存現(xiàn)金的保險柜，保險柜密碼由財務經(jīng)理掌握，必要的時候需要現(xiàn)金支付由個人提出申請財務人員審批之后由財務經(jīng)理開柜支出現(xiàn)金。聽起來相對較為嚴謹，但是也存在種種問題。比如財務經(jīng)理一人掌握保險柜密碼，其經(jīng)常將個人財務和保險柜的現(xiàn)金放在一起，需要的時候再拿出來。首先，容易將個人資金和企業(yè)現(xiàn)金混淆，造成賬實不符卻無法發(fā)現(xiàn)為何出現(xiàn)這樣的問題。其次，有些企業(yè)習慣于現(xiàn)金支付貨款，導致企業(yè)的保險柜里有時會存放幾千上萬的現(xiàn)金，也并沒有及時送達銀行存放。

（二）資金的預算缺乏準確性

公司對于資金的預算也有著相關的規(guī)定，要求企業(yè)如果有大額支出，必須由支出的相關部門制定預算報告，并由部門經(jīng)理審批，部門經(jīng)理通過審批之后交由財務部由財務經(jīng)理審批，再之后由總經(jīng)理審批方可付款。在這方面，由于預算的金額通常較大，需要層層審批，因此企業(yè)做的相對嚴謹，沒有太大紕漏，但是預算的制定到審批過程，沒有經(jīng)過仔細認真預算，各層審批也只是為了做好自己的職責所在，并沒有真正為公司著想，導致預算不夠準確也無人能夠發(fā)現(xiàn)。例如，公司于年初計劃更新運輸車輛10臺，由公司的主要業(yè)務部門運輸部的一名組長擬定購車預算，發(fā)現(xiàn)運輸部擬定預算明細高于市場價格約7%左右。這種情況經(jīng)過層層審批卻也未能發(fā)現(xiàn)，預算缺乏準確性，導致?lián)芸钶^多，對企業(yè)資產(chǎn)造成浪費。就年初采購運輸車輛而言，比市場價格多出近十萬元，而其余采購還有很多。因此，造成企業(yè)資產(chǎn)的浪費的數(shù)額不可小覷。可以看出，資金預算制定的準確以及預算的審批過程對企業(yè)貨幣資金內(nèi)控也有至關重要的作用。

（三）日常資金的使用、報銷程序?qū)徟粔蚝侠?/p>

日常資金使用、報銷的審批通常是由會計來完成，但是公司只對采購事項的審批有較為嚴格的規(guī)定，跪地由部門經(jīng)理審批之后再由財務經(jīng)理審批直至總經(jīng)理，方可付款。但是日常資金的審批通常金額不大，小至幾元，大到幾千元，一般來說就是支付給個人或者報銷差旅費、加班餐費等日常費用支出，都由會計直接來審批。雖然金額不大，但是仍然可能存在資金浪費、貪污等現(xiàn)象，由于公司內(nèi)部人際管理復雜，很多人都是親戚，也有很多人為了獲得會計對于資金使用或者報銷的審批刻意和會計搞好關系，這樣以來，如果超出日常花費，比如餐費較高或者差旅車票多放一張，會計也會睜一只眼閉一只眼予以審批。因為沒有嚴格的金額限制，也沒有各部門經(jīng)理等中層領導的審批過程，就會產(chǎn)生虛報的情況。

三、貨幣資金內(nèi)控問題的對策

（一）規(guī)范庫存現(xiàn)金的使用和保存

如上文所說，財務經(jīng)理掌握保險柜密碼，為圖便利，有時會將私人財產(chǎn)存放在保險柜，等到用的時候再取出，這樣會造成個人財產(chǎn)和公司財產(chǎn)的混淆，日后造成現(xiàn)金的盤盈和盤虧都無法解決。其次還有現(xiàn)金只有月末盤點，易導致平時對現(xiàn)金的挪用月末再補上的情況；平時收到大額貨款，不及時存放于銀行，而是放在公司保險柜，易對資金的安全有很大的威脅，這些情況都是現(xiàn)金的使用和保管不得當導致現(xiàn)金安全存在隱患。因此，提出以下幾點建議。1、保險柜只能存放公司現(xiàn)金，個人現(xiàn)金不得放置于保險柜內(nèi)；每日下班前對現(xiàn)金進行盤點，記錄于現(xiàn)金盤點表上，由出納盤點，經(jīng)理監(jiān)盤，月末匯總交于總經(jīng)理審核；聯(lián)系客戶，明確告知，大額貨款只能通過銀行或者票據(jù)支付，打到相應賬戶上；對于現(xiàn)金借款，必須有嚴格的借據(jù)、審批才可以獲得，不允許出現(xiàn)白條抵庫現(xiàn)象。對以上規(guī)定，需列示詳細明文，貼放于財務室墻壁上，由總經(jīng)理不定期檢查，設立嚴格獎罰制度。

（二）設立采購部門，資金預算需嚴格謹慎，層層認真審核

資金預算通常由各個部門的相關人員進行預算的初步擬定，由本部門負責經(jīng)理進行第一步審核，通過后交由財務經(jīng)理審核，最后有總經(jīng)理審核。但是，經(jīng)常由于業(yè)務人員對采購物資的不夠了解，或者其他原因，造成預算高出市場價格不少的情況發(fā)生，且各層審核均無法發(fā)現(xiàn)。預算在擬定的一開始，必須通過市場調(diào)查，了解市場行情，來確定一個采購價格，按照這個價格來擬定采購預算，可以為公司節(jié)省大筆開支。而公司可以設立采購部門，采購員負責市場調(diào)差，各家詢價比價的工作，在考慮商品質(zhì)量、供應商信用度等前提下，報出最合適的價格，來擬定預算。為避免采購員與供應商也有聯(lián)系，存在吃回扣等現(xiàn)象，須由采購經(jīng)理審批，之后再執(zhí)行擬定預算，審核報備等工作，采購經(jīng)理承擔公司因采購多付價錢的直接責任。關系相互制約，來達到一個無法利用此環(huán)節(jié)貪污腐敗的狀態(tài)。

（三）對于日常費用的報銷程序需規(guī)范嚴格執(zhí)行

日常報銷費用通常是業(yè)務人員餐費、出差的住宿、吃飯、車票以及小額支出等費用，通常金額不大。但是有許多的費用積攢到一起，總金額并不小。公司應該明確規(guī)定，如總金額超過3000元，需由部門經(jīng)理審批后再由會計審核，超過5000元，財務經(jīng)理也要審核。超過10000元，總經(jīng)理需要審核；再者，例如規(guī)定人均加班餐費標準不得高于四十元，高鐵出差只能按照最高二等座標準來報銷，嚴格控制日常費用的額度，高于此額度則需增加審批手續(xù)，寫出說明，經(jīng)部門經(jīng)理、財務經(jīng)理深圳總經(jīng)理的審批之后，方可報銷。這樣一來，會減少不必要的開支，對于日常費用的把控更加嚴格，杜絕了人人持發(fā)票均可報銷的情況。

四、總結

本文以長城物流公司為例，發(fā)現(xiàn)其在貨幣資金內(nèi)部控制上存在的各種問題，提出了一些解決對策，細化到具體每條對策，來保證能夠?qū)崿F(xiàn)資金的安全，避免貪污舞弊，減少資金浪費。從根本上降低貨幣資金內(nèi)控風險，保證企業(yè)資金安全，增強管理者對于財務部門以及貨幣資金內(nèi)部控制制度的重視。

【參考文獻】

[1]宋建波著，《企業(yè)會計控制原理及應用》，中國財政經(jīng)濟出版社，2017。

[2郭錫齡著，《內(nèi)部控制規(guī)范和具體會計準則教程》，暨南大學出版社，2016。

[3]財政部，《內(nèi)部控制規(guī)范——貨幣資金》，2015。