普通高中檔案信息化管理探討

劉淑萍

【摘要】文章圍繞普通高中檔案信息化管理工作，針對高中檔案特點、信息化管理原因展開探討，并且提出了兩點建議，以期提高檔案管理工作效率。

【關鍵詞】普通高中 信息化 檔案管理

普通高中檔案是根據國家招生的諸多規定，經過中考之后擇優錄取學生，再由各所高中對學生進行復查，最終獲取學籍直至畢業的過程。現如今信息技術的應用范圍越來越廣泛，為普通高中的檔案管理T作也帶來一定沖擊，學校內部檔案管理部門需要正視這一沖擊，發現信息化技術的優勢，將其與檔案管理相結合，建立檔案信息化管理系統，從而真正提升高中檔案管理效率。

1高中檔案特征

（1）由于高中生檔案信息主要是在教務處或者德育處等科室獲取，所以高中階段的學籍檔案材料來源渠道帶有分散性；（2）檔案材料與內容形成的時間帶有分散性，通常材料形成均要歷經3年的時間，在這一段時間內，學生檔案是不斷變化的，其中會錄入學生成績、處分情況以及轉學籍等諸多信息[1]。（3）檔案內容帶有豐富性，其中主要包括學生入學成績、各學期成績以及思想品德鑒定等諸多材料。

2高中檔案管理原因

為了保證高中生檔案管理能夠有序進行，第一，有利于幫助學生建立學生檔案意識，檔案管理要按照有關法規政策進行，檔案管理T作者也熟練的記憶掌握這些條例，認識到管理工作的重要意義。做好日常信息的收集、整理、保管。第二，有利于提高管理人員專業素質，建立一支高水平的工作團隊[2]。檔案管理工作者一方面要具備政治素質，另一方面則要具備文化素質，在實際管理工作過程中不斷加強個人修養，掌握新技能，提升檔案管理效率。

3普通高中檔案信息化管理

3.1建立普通高中檔案信息管理系統

3.1結合實際情況劃分管理信息系統各個模塊

管理人員在建立檔案管理信息系統時，要將其劃分為三個子系統與一個附加功能模塊，其中三個子系統為學籍管理員子系統、班主任子系統、學生子系統；附加功能模塊則是檔案管理模塊，該模塊有使用期限，每年限用一次。不同子系統有明確的服務對象，即學籍管理人員、班主任和學生，屆時完成相應用戶的有關要求[3]。第一，學籍管理人員子系統設計。使用C/S結構，為學籍管理人員工作提供便利，其中包含系統管理模塊、學生管理模塊、成績管理模塊、課程管理模塊、報表打印模塊，前四個模塊是獨立的，而報表打印模塊則存在于功能內。第二，班主任子系統設計。使用B/S結構，使班主任能夠隨時查詢學生的學籍與成績信息，在班主任子系統中，主要包含成績查詢模塊、成績分析模塊、日常信息模塊、系統信息模塊。第三，學生子系統設計。使用B/S結構，為學籍管理人員子系統、班主任子系統提供支持，也為學生群體提供相應的信息服務，使學生能夠隨時查詢自己的成績與相關信息，其中主要包括學生用戶注冊登記模塊、課程信息查詢模塊、學校公告查詢模塊、個人信息查詢模塊、成績查詢模塊、重修登記模塊。

3.1.2明確檔案管理信息系統權限

對于檔案管理信息系統權限的確定，需要使用分級分配管理權限這一方法展開信息管理工作。第一，劃分學校用戶管理權限，即管理員、普通用戶、學生，其中學校管理員權限主要負責錄入學校信息以及學生學籍異動信息，進行數據校對、維護與統計，創建普通用戶與學生用戶賬號，按照實際需求創建學校年級管理員賬號與班級管理員賬號，為其授予管理班級的權力；學校普通用戶權限主要負責錄入學生信息，對數據進行查詢與統計，主要人員是學校的教師；學生用戶權限只能查詢本人信息。

3 .1.3將信息錄入檔案系統

建立學生的信息檔案，需要在招生庫中將學生的資料導入到信息庫中，并且填寫學籍表，管理工作人員將學籍表內其余資料以補錄的形式錄入到數據庫內。這種方法有效減輕了工作量，將原本集中錄入數據的方式轉變學生分散完成。當前高中生數量不斷增加，檔案管理人員數量卻沒有明顯的變化，這一方法的執行對于檔案信息化管理有一定的幫助。

3.2建立學籍檔案數據庫

在檔案信息化管理中，數據庫是其中非常關鍵的一部分，要想做好檔案信息化管理，數據庫建設非常重要。

3.2.1建設文件目錄數據庫

第一，對文件級目錄需要的數據進行收集：第二，構成全宗目錄數據庫以及現行文件目錄數據庫：第三，建立其他形式的檔案目錄數據庫。為了達到上述要求，需要檔案管理工作人員保證信息錄入的準確性，錄入學生的基本信息，再由學生填寫學籍情況表，管理工作人員將學籍內資料錄入至數據庫內。屆時，從用戶學科信息要求出發，在相關資源以及系統內深入發掘有關信息，充分結合獨立信息、功能結構等，并對其進行分類，推送給用戶。針對檔案編制以及利用情況展開全方位的統計與分析，展開針對性的檔案服務，凸顯出信息服務的主觀能動性以及針對性。

3.2.2信息資料引導

第一，實現高中檔案信息化，在所有文件上編制文件號、分類號與檔案號。按照文件的上下級行文關系，在上面標注文件號。文件歸檔時便可以針對電子檔案的關鍵詞、分類號等信息進行著錄。第二，從多個角度編制檢索工具，為用戶檢索檔案信息提供方便。當查閱用戶檔案時，可以先將自己的用戶名與密碼輸入，再輸入檔案對應的分類號、文件號或者主題詞等信息，便可以快速檢索需要的文件以及與之相關的上下級行文等。第三，信息咨詢人員充分發揮信息技術與設備的優勢，設置檔案信息。有關人員要在檔案管理網頁上設置各項服務的鏈接，如搜索引擎、信息導航系統、網絡信息搜索，用戶通過點擊對應的引導詞，就能夠直接進入到學術資源站點中，獲取重點信息，并且在網絡中快速檢索到需要的信息。

結束語：綜上所述，普通高中實現檔案信息化管理，一方面有利于提高檔案工作效率，另一方面則可以為教師、學生以及檔案管理人員提供便利，縮短檢索檔案的時間，提高工作效率的同時，也為學生的學習帶來幫助。

參考文獻：

[1]王春躍.淺析信息時代高中學生檔案管理信息化對策[J].魅力中國，2017 ，（9）：186.

[2]沙明青.職業高中學校檔案信息化[J].信息記錄材料，2018，（4）：165 -166.

[3]黃燕波.信息技術在高中學校檔案管理中應用[J].考試周刊，2O18，（23）：129.