事業單位在檔案管理方面存在的現狀及相關應對機制

李鳳琴

摘 要：本文結合事業單位人事檔案管理進行分析。隨著社會的變化發展，目前事業單位人事檔案的使用需求日益多樣化，對人事檔案的全面、真實、準確性有了更高要求，因此為了充分發揮事業單位人事檔案的作用，文章首先闡述了事業單位檔案管理的基本要求，對事業單位人事檔案管理存在的現狀及其相關應對機制進行了探討分析。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；要求；人事檔案管理；現狀；應對機制

事業單位人事檔案主要來源于相關單位所進行的人事管理行為和活動等，對人員的經歷、思想、業務能力以及個性特點，還有專長愛好等進行原始的記錄，從而形成具有使用價值和保存價值的文件材料。加強事業單位人事檔案管理，對事業單位的發展具有重要意義，能夠全面反映各職工的工作經歷、獎懲情況及歷史背景等，是事業單位人力資源管理工作的重要工具。

一、事業單位檔案管理的基本要求

事業單位檔案管理的基本要求主要表現為：（1）滿足事業單位檔案應用的要求。事業單位檔案的有效應用是體現其自身價值的徑直辦法，搞好其開發更是事業單位檔案管理的主要表現所在。要增強事業單位檔案的有效開發應用，需要做好以下幾方面：第一、需要共享信息資源。檔案員在做好搜集、整理、評定及保存檔案的同時，還需健全檢索系統及匯編檔案文件等資料，以便使檔案使用者之需。以外，還要加強事業單位檔案存放庫房設備。第二、需要順應時代變化的要求，把死檔案變“活檔案”，尋找出更為新型便捷的服務渠道，提升其應用的水平，這樣不僅增加了社會效益，而且能促進檔案工作健康發展。（2）事業單位檔案管理需要依法治檔。事業單位檔案管理的根本在于依法治檔。現代化管理檔案設施，多樣性檔案載體及類別，直接影響著檔案工作的方式。檔案工作能持續不斷地發展需遵循依法治檔之路，新形勢下的檔案工作需對不同地方給予充分應用立法的權限，成立相應的檔案法規。

二、事業單位人事檔案管理存在的現狀分析

事業單位人事檔案管理存在的現狀主要有：（1）管理意識現狀。檔案管理意識指人們對于檔案以及檔案管理工作這方面事務所具有的真實反映以及認識程度。大多數事業單位內部的管理者對于人事檔案方面的管理意識在整體方面都比較淡薄，從而導致人事檔案管理工作人員思想上的松懈。（2）管理制度現狀。事業單位人事檔案作為人才信息的主要載體，應該能夠全面、詳實地反映一個人工作經歷、工作業績、歷史背景等情況，起到見檔如見人的作用。但是目前我國事業單位人事檔案管理工作中制度尚不健全，執行也并不嚴格，收集的材料不全面，無法準確地反映個人的真實情況，影響檔案的質量且利用價值不高。（3）人事檔案斷檔和人檔分離的現狀。第一、人才的頻繁流動導致檔案流失的情況增多，容易出現斷檔現象。第二、事業單位對新進人才檔案核實不嚴格的問題。第三、人才的頻繁流動同時造成了人檔分離的現象，越來越多的人棄檔不用。這些都將嚴重阻礙單位的發展，使單位內部的人事檔案管理工作得不到完善。（4）事業單位人事檔案管理工作人員素質的現狀。事業單位人事檔案管理工作人員作為人事檔案管理的直接實踐者，其素質的高低將決定檔案管理工作的質量高低。事業單位人事改革不斷的深化和發展，促使單位內部的管理機構獲得不斷的調整，很多事業單位方面的工作人員也都開始真正實現競爭上崗的制度，這就直接導致大多數原有的人事檔案管理人員開始發生了巨大的崗位變化。新上任的檔案管理者也有些沒有接受過專業和系統的知識培訓，從而導致在對人事檔案資料進行整理收集和歸檔裝訂的過程當中出現一系列的問題。

三、事業單位人事檔案管理現狀的相關應對機制分析

1、提高事業單位人事檔案管理的意識。隨著人事檔案日趨重要，需要加強事業單位內部各領導對人事檔案管理工作的重視程度，進一步增強檔案意識，重視人事檔案管理類工作，認識人事檔案管理工作的重要性，認真解決人事檔案管理工作中出現的問題。還有定期規劃研究人事檔案管理工作，做到有計劃、有落實。另外還要引導下級各工作人員對檔案管理工作的重視，定期對其進行檔案管理工作的培訓，以提高其檔案管理和服務意識，同時采取各種手段激勵其檔案管理工作的積極性。建立起人事檔案的管理考核制度，必須要對人事檔案的工作進行細致的思量和考核。

2、健全完善人事檔案管理制度。事業單位當中的檔案管理部門通常需要爭取到領導的支持，這就必須做到檔案的基礎設施管理工作。應當建立起防火、防潮的專業防護措施，在庫房當中也應當設立比如空調、滅火以及祛濕等相應設施。而且，必須要對各項防護措施進行定期的檢查和記錄。加大相應的資金投入，配備較為先進的計算機管理設備和設施。同時還應當完善管理制度，全面提高人事檔案管理工作的制度化建設水平，因為人事檔案工作是一項比較復雜的工作，所以就必須依靠相應的制度來進行制約，在真正實施起來通常會變得毫無章法可言。因此必須結合實際情況，制定出一套完善的檔案管理制度。

3、合理建立人檔分離的檔案管理體制。為適應現今人才的高流動性，事業單位必須要改革其人檔合一的制度，實行人檔分離的人事檔案管理體制。將政府人事部門負責的人才流動、教育部門負責的畢業生就業指導、勞動部門負責的就業服務等機構承擔的管理職能脫離出來，將事業單位的人事檔案管理工作重新劃入政府工作范圍，由政府統一進行管理。

4、不斷提升從業人員的綜合素質。人事檔案管理工作人員的綜合素質高低直接影響到事業單位內部人事檔案的管理水平。事業單位應聘用素質良好的檔案管理人員，有敬業心和責任心，有服務和保密意識，有刻苦鉆研的精神和謙虛的學習態度，對自我進行不斷的完善。同時要提高檔案管理人員的待遇，保持檔案管理人員的相對穩定性，并增強其積極性。另外，對檔案管理人員進行定期的相關專業培訓也是十分必要的，不斷完善更新其專業知識，提高職業道德素質，并掌握相關的計算機網絡技術，以促進檔案的不斷發展完善。

5、加快事業人事檔案管理信息化建設。人事檔案屬于人才信息資源庫，通過對各種人才信息資源的合理應用，來促使其最大限度的發揮出相應的作用，這就必須要將先進的科學技術手段融入到人事檔案的管理工作當中，以此來實現提高檔案管理工作的效率及檔案本身所具有的壽命等。人事檔案管理工作的現代化發展是人事管理制度發展和改革的基礎和前提，同時也是我國社會主義現代化事業的重要組成部分。所以，就需要通過計算機技術來進行輔助性管理，通過計算機和網絡也可以向社會方面提供相應的優質及高效的人才檔案信息管理服務，并以此來實現人事檔案信息資源的共享和管理。這樣極大的提高了管理者對人事檔案工作的管理質量和效率，并最終大大的提升了檔案本身所具有的有效利用率。

結束語

綜上所述，當前事業單位在人事檔案的管理工作方面已經獲得有效的完善和提升，但是仍然有些單位在人事檔案管理工作中存在一些問題。并且事業單位人事檔案作為事業單位內部人才的重要信息源及人才信息的主要載體，因此加強對事業單位人事檔案管理進行分析具有重要意義。

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