基層事業單位檔案管理特點及優化建議

馬為民 馬曉燕

摘 要：對于基層事業單位來說，開展檔案管理工作是各項管理工作的重中之重，在單位發展中發揮著極大的作用，已經得到了事業單位內部統一的思想認同。加強檔案管理建設，是提高單位行政管理水平的重要途徑，充分反映出事業單位發展歷史，實現檔案資源的高效利用與配置，進而促進基層事業單位的健康發展。本文主要以基層事業單位檔案管理特點和優化建議為論點，旨在為相關研究人員提供一些理論性參考依據。

關鍵詞：基層事業單位；檔案管理；特點；優化建議

對于檔案管理工作來說，與基層事業單位之間的關系是緊密聯系、密不可分的，關乎著事業單位的生存與發展?，F階段，在事業單位檔案管理工作中，存在著較多不完善的地方，對于事業單位的發展是極為不利的。因此，必須要制定切實可行的完善對策，積極開展檔案管理工作，不斷提高檔案管理效率，加強信息化建設，確保檔案信息的科學性與有效性，進而為事業單位的發展保駕護航。

1 基層事業單位檔案管理的特點

1.1 機密性

對于事業單位檔案管理工作來說，其中的一個特點就是機密性，在開展相關工作時，要嚴格執行保密制度，一旦檔案管理工作出現泄密現象，或機密性不強等，后果將會不堪設想。

1.2 真實性

對于檔案管理資料來說，必須要具備真實性，充分反映出事業單位實際情況，在開展各項管理工作時[1]，檔案管理人員要做好資料的整理與鑒別工作，并且確保材料的真實性與權威性，避免出現任何非法行為。

1.3 動態性

檔案管理自身的內容處于還不斷更新與變化過程中，要隨著單位不斷發展變化而變化，做到與時俱進、緊跟時代步伐。因此，在開展事業單位檔案管理工作時，要基于動態性角度來進行，充分發揮出檔案管理工作的利用價值。

2 基層事業單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理制度較不完善

現階段，在開展檔案管理工作時，檔案序號丟失、組卷不統一等現象仍然存在，對檔案管理工作實際效用的發揮造成了嚴重的影響。導致這一現象的出現，其中一個因素就是因為檔案管理制度較不完善造成的，造成檔案管理工作人員缺少較強的管理意識，檔案管理操作的規范性難以實現。同時，一些事業單位雖然構建了檔案管理制度[2]，然而在具體執行過程中，工作形式化非常嚴重，沒有嚴格貫徹落實好制度規定的相關條例，進而不利于檔案管理工作水平的提升。

2.2 檔案管理軟硬件設施投入力度不足

一些事業單位在檔案管理工作中，往往都是采用人工處理方式，沒有對現代化檔案管理軟件加以廣泛的應用，對檔案信息迅速建檔和信息傳閱等造成了嚴重的影響，一定程度上不利于提高檔案管理工作效率。同時，一些事業單位存在著軟硬件設施投入不足問題，一些單位缺少對檔案管理工作的高度重視，沒有及時對檔案管理工作所需的設備進行更新，出現了嚴重的滯后現象，檔案查閱效率并不高，進而很難有效提高事業單位檔案管理工作水平。

2.3 檔案利用效率有待提升

在基層事業單位發展中，檔案發揮的價值不可小覷，可以緊密結合歷史和未來，確保事業單位順利開展檔案管理工作。然而根據實際調查研究發現，一些事業單位并不重視檔案管理工作，資源的開發和利用情況并不理想，檔案利用效率有待提升。

2.4 人才隊伍建設較不完善

在開展檔案管理工作時，人員更換現象比較頻繁，相應的管理模式和管理理念較不穩定，存在著較多變動性因素，嚴重影響著檔案管理工作的開展。同時，基層事業單位檔案管理不屬于市場化操作范疇，相關工作人員的專業性不夠，很難構建出強有力的檔案管理人才隊伍，不利于檔案管理現代化建設目標的實現。

3 基層事業單位檔案管理工作的優化建議

3.1 建立健全完善的檔案管理制度

基于信息時代視角，計算機技術得到了廣泛的應用與推廣，嚴重影響著檔案管理工作的順利開展。所以事業單位要從自身實際情況出發，密切關注檔案管理工作的變化趨勢，構建完善的檔案管理制度，不斷強化檔案管理人員的管理意識，將工作人員的工作流程規范化。此外，各個基層事業單位還要加快構建檔案管理監督機制，將檔案管理職責落實到位，并確定第一責任人，以便于有效落實檔案管理各項規章制度等，給予檔案管理工作強有力的制度性保障。

3.2 構建檔案信息管理網絡平臺，加強資金投入

首先，事業單位在檔案管理工作實施過程中，要加強信息化建設，加強信息化思想的滲透，通過信息化技術的應用，將檔案信息及時存儲起來，構建事業單位檔案信息數據庫[3]，形成完整、全面的網絡平臺，以便于檢索、計算以及數據分析等工作的開展，嚴格規范檔案管理工作，實現檔案信息資源的實時性與共享性目標。此外，對于信息建設平臺，還要做好相應的宣傳與推廣工作，開展形式多樣的網上檔案信息咨詢服務，這對于提高事業單位檔案信息管理效率是非常重要的，從而促進事業單位的健康發展。其次，檔案管理人員可以構建檔案查閱網，及時將數據傳輸至網站之中，為相關人員的查閱創造條件，緩解檔案管理人員的工作壓力，節省人員投入的時間和精力。而且在檔案管理工作開展中，檔案管理人員要提高對網絡安全的高度重視，避免計算機病毒侵入其中，防止出現檔案信息惡意被盜取現象。2.事業單位要積極引進先進的設備，創建良好的辦公環境，對于經濟條件較不理想的地區，檔案管理部門要向地方政府申請資金補助，積極引進先進的檔案管理設備，進而保證檔案管理工作的順利開展。

3.3 嚴格規范檔案管理流程，創新檔案管理服務手段

其一，各個基層事業單位要遵守相關規章制度，將檔案信息的采集、保存以及處理等工作進行規范化處理，提供真實有效的檔案信息，將檔案管理工作應有的作用發揮出來。其二，基層事業單位要注重檔案資源的高效利用與配置，對于單位記錄的檔案資料，與社會發展、歷史進程等眾多領域有著緊密的聯系，所以事業單位要加強互聯網信息技術的應用，不斷提高檔案資料共享效率，避免檔案管理資源出現浪費現象。此外，事業單位要加快實現檔案向公眾免費開放，提出事業單位檔案向社會開放的基本要求[4]，要獲取上級主管部門的認可，不斷提高事業單位的開放水平，制定出可行的檔案免費開放的具體措施，進而實現檔案管理手段創新目標。

3.4 加強人才隊伍建設

現階段，基于事業單位檔案管理實際情況分析，檔案管理效率比較低、管理人員的綜合素養比較低，限制著單位檔案管理工作的開展。所以事業單位要加強檔案管理創新工作，嚴格管理檔案管理人員，單位要積極開展對人員一系列的業務培訓與指導，構建相應的培訓機制，不斷提高檔案管理人員的專業水平與綜合素養。例如：要定期開展多媒體培訓，邀請資深專家開展相應的宣傳講座，在多媒體應用的背景下，要積極開展線上宣傳，具有極大的便利性，也節省了諸多時間和精力，宣傳效果非常理想，可謂是兩全其美。并且還要加強對工作人員的思想道德教育，培養人員高度的責任感，提高對檔案管理工作的熱情。

4 結束語

總而言之，基層事業單位開展檔案管理工作是非常關鍵的，可以充分反映出事業單位的實際情況，發揮出檔案的實際利用價值。因此，事業單位在開展檔案管理工作時，要加強信息化建設，構建檔案管理信息網絡平臺，不斷提高檔案管理效率，實現基層事業單位檔案管理的創新目標。

參考文獻

[1]萬欣.事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].科技創新導報，2016，13（24）：128+130.

[2]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015（12）：74-75.

[3]王璠.關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].改革與開放，2015（10）：124-125.

[4]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.