探討信息化時代人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理

徐寧

摘 要：隨著時代的發(fā)展和社會的進步，我國也要加強建設(shè)人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的繁瑣檔案管理和監(jiān)察模式，使用先進的信息化技術(shù)進行人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理，使檔案能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，并能通過人力資源和社會保障的監(jiān)察和管理，提高檔案的質(zhì)量，使其能在關(guān)鍵時刻發(fā)揮作用，促進人力資源和社會保障監(jiān)察工作的發(fā)展。本文分析了人力資源和社會保障局的檔案管理問題，闡述了人力資源和社會保障局做好檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會保障；信息化時代；監(jiān)察檔案

人力資源和社會保障局的檔案管理是指將和人力資源以及社會保障有關(guān)的檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的一項基礎(chǔ)性工作。人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理工作在當前的信息時代是非常重要的，主要由于檔案管理服務(wù)于社會各項事業(yè)，可以維護人的真實面貌，此項工作和民生息息相關(guān)。人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理任務(wù)也是十分艱巨的，在信息化飛速發(fā)展的時代，唯有加快人力資源和社會保障監(jiān)察信息化建設(shè)，才能把人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理從繁瑣的傳統(tǒng)檔案管理模式中解放出來。

一、人力資源和社會保障系統(tǒng)存在的重要作用

由于人民是社會的主體，是歷史的創(chuàng)造者。作為關(guān)乎國家國計民生的重要環(huán)節(jié)，人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理則肩負重責大任。對于人民來講，人力資源和保障監(jiān)察檔案管理的主要功能就是對社會大眾公民的檔案進行基本的操作管理，由最初的收集和按地區(qū)、籍貫分類整理到最終的統(tǒng)計保存每一環(huán)節(jié)都為社會提供最為便捷的操作和最妥善的安排。在我國的社會歷史上，隨著社會的不斷進步發(fā)展，人口數(shù)量的逐漸增加更是給人力資源和社會保障工作增添了很多壓力，其中能夠在快速發(fā)展的時代對民眾的信息進行有條不紊的分析整理則是順應(yīng)快速發(fā)展年代檔案信息化、科學化建設(shè)的重要舉措。

二、新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理問題

1、思想不夠重視。做好信息化時代監(jiān)察檔案管理工作，最為重要的就是要加強監(jiān)察檔案管理的信息化建設(shè)，但當前一些人力資源和社會保障部門對監(jiān)察檔案信息化建設(shè)的重視程度仍然不高，有的盡管在口頭上給予了高度重視，認為信息化時代必須加強監(jiān)察檔案管理的信息化建設(shè)，但在具體的實施過程中，軟件建設(shè)跟不上信息化時代的步伐，硬件建設(shè)的投入也相對比較薄弱，必然會制約信息化時代監(jiān)察檔案管理工作的深入開展，導(dǎo)致信息化水平不高，在具體的管理方面甚至出現(xiàn)了“空白點”，制約了監(jiān)察檔案管理工作的有效性發(fā)揮。

2、建設(shè)模式比較單一。在具體的建設(shè)過程中，不少部門存在著信息化管理與運行不夠到位的問題，還沒有建立比較完善的管理與運行體系，具體應(yīng)用方面也缺乏有效性。例如，目前，縣級保障監(jiān)察檔案更多的是對監(jiān)察檔案進行記錄，而在監(jiān)察檔案的應(yīng)用方面還沒有形成有效的管理系統(tǒng)；具體應(yīng)用方面更多的也是傾向于“查詢”功能，而諸如監(jiān)察分析、輔助決策等功能還沒有得到有效的開發(fā)和利用。

3、缺乏專業(yè)技術(shù)人才。信息化建設(shè)要求具有一批專業(yè)化的人才，否則信息化建設(shè)也只能是一句空話。從當前縣級人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理的現(xiàn)實情況來看，專業(yè)化的人才無疑是其最為重要的制約因素，盡管有的單位已開始重視信息化檔案管理人員的教育和培訓工作，但仍然有較多檔案管理人員不能適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，自身的學習意識也不強，在具體的工作過程中，缺乏深入的研究和分析，無法更好地推進信息化建設(shè)，從而制約了監(jiān)察檔案管理信息化的深入開展。

三、人力資源和社會保障局做好檔案管理的對策

1、轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作。人力資源和社會保障局要做好檔案管理工作，需要轉(zhuǎn)變觀念，從思想上重視這項工作。首先要做好檔案管理的宣傳工作，積極爭取政府相關(guān)部門的支持，加大人力、物力和資金的投入力度。其次要建設(shè)綜合檔案室，不僅便于檔案信息的收集和后期完善，也有利于確保檔案的完整度達到標準，同時為組織工作提供便利，有利于形成檔案管理系統(tǒng)并促進檔案管理工作的規(guī)范化，使人力資源和社會保障局的檔案管理工作成為一項制度性工作。

2、落實好機構(gòu)建設(shè)工作。人力資源和社會保障局的檔案管理是一項復(fù)雜煩瑣的工作，需要大量的專門人員。檔案部門應(yīng)該嚴格按照需要配備足夠的專業(yè)檔案管理人員，專門負責人力資源和社會保障局的檔案管理工作，并且要實現(xiàn)分工明確、分崗分責，避免因人手不足導(dǎo)致工作不順暢甚至發(fā)生失誤的現(xiàn)象出現(xiàn)。除此之外，人力資源和社會保障局的檔案管理工作要嚴格按照檔案管理工作的具體需要設(shè)置檔案室，并且要配備各種必需的設(shè)備和管理用具，科學合理地分配檔案管理的物資資源，充分利用好電子檔案信息系統(tǒng)，堅決杜絕人力物力資源的浪費。

3、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。新形勢下，計劃經(jīng)濟時代沿用下來的傳統(tǒng)的檔案管理模式過于陳舊，無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要。檔案管理人員普遍年齡較大，知識體系陳舊，不具備先進的管理理念和管理方式。隨著檔案管理先進設(shè)備的引進和業(yè)務(wù)的增多，檔案管理人員的素質(zhì)顯然已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的需求。所以，各地人力資源和社會保障局必須組織檔案管理人員學習新的檔案法律法規(guī)，同時提高管理人員的責任意識和法律意識，更新管理理念，學習先進的管理技術(shù)和管理方法，提高其專業(yè)知識，促進檔案管理工作的發(fā)展。在這個過程中，要重視理論與實踐相結(jié)合，在實踐新的管理方法的過程中不斷提高工作效率。為了提高檔案管理隊伍的的整體水平，優(yōu)化其專業(yè)素質(zhì)結(jié)構(gòu)，還應(yīng)該招聘一些具有現(xiàn)代管理理念、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的青年人才。

4、 強化信息化管理。人力資源和社會保障局的檔案管理工作應(yīng)實施信息化管理，盡量使用電子檔案，有利于提高管理效率，也解決了傳統(tǒng)檔案易磨損、不能長久保存等問題。不僅經(jīng)濟上節(jié)能高效，促進了檔案管理的現(xiàn)代化、科技化和智能化，也使檔案整理工作更加簡潔，為檔案管理人員減輕了負擔，為檔案管理的現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)，在人力資源和社會保障局檔案管理工作創(chuàng)新方面，具有時代意義。為提高人力資源和社會保障局檔案管理的現(xiàn)代化水平，首先應(yīng)保證檔案管理的標準化，這就需要在檔案管理工作中積極引入先進的信息技術(shù)，各部門各崗位嚴密分工，積極合作。新形勢下，檔案管理必須適應(yīng)信息時代的需求，實現(xiàn)檔案信息共享。網(wǎng)絡(luò)交流成為實現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)，要制定統(tǒng)一的標準來規(guī)范網(wǎng)絡(luò)溝通和信息共享工作，不論是檔案信息的交換、傳遞還是基于特定需要的信息共享，都要制定檔案管理標準，實現(xiàn)檔案管理的標準化，最終形成信息化檔案管理體系。不僅保證了檔案現(xiàn)代化管理的高效性，也有助于保護檔案不會丟失或者被非法獲取利用。

人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作關(guān)乎民生， 但是限于我國人口基數(shù)大，案件多且復(fù)雜，所以人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理信息化的建設(shè)尤為重要，要做好人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理信息化建設(shè)，需要一個簡單且功能強大的人力資源與社會保障監(jiān)察信息平臺，只有不斷的優(yōu)化平臺， 提高工作水平，增強工作意識，加大工作強度才能將人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作做好，為人力資源與社會保障監(jiān)察管理信息系統(tǒng)，打下網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)察的堅實基礎(chǔ)。

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