淺談企業(yè)檔案的科學化管理

楊慶華

摘 要：實現(xiàn)企業(yè)檔案的科學化管理，提高企業(yè)檔案管理水平，能夠促進企業(yè)向現(xiàn)代化方向邁進，提高國家的經濟競爭力，提升整個社會的現(xiàn)代化、信息化、智能化水平，這就要求企業(yè)必須重視檔案管理工作，加快企業(yè)檔案管理的信息化建設，抓好企業(yè)檔案管理的基礎工作，提高企業(yè)檔案管理人員的創(chuàng)新能力，只有這樣才能實現(xiàn)企業(yè)檔案的科學化管理，促進企業(yè)健康發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)檔案；科學化管理；信息化建設

近年來，隨著我國經濟和科技的發(fā)展，各企業(yè)的檔案管理工作也在不斷提升，且在企業(yè)發(fā)展過程中的作用日益明顯。但是，因為企業(yè)領導不重視檔案工作的管理，我國檔案管理專業(yè)人員匱乏，加上檔案工作不能夠給企業(yè)帶來明顯的經濟效益等各種原因的影響，導致我國企業(yè)檔案管理中還存在各種問題。為此我國企業(yè)必須努力采取各種有效措施，實現(xiàn)企業(yè)檔案的科學化管理。

1加快企業(yè)檔案管理信息化建設

近年來，信息技術和互聯(lián)網科技得到了迅速發(fā)展，已經被廣泛應用于各領域的實際工作當中，并且發(fā)揮著十分重要的作用。檔案管理作為企業(yè)管理中必不可少的一項工作，也在很大程度上受到了信息網絡化的影響，信息化檔案管理方式便應用而生，這種管理方式更加科學、便捷，在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著十分重要的作用。企業(yè)要加快檔案管理信息化建設，就要努力做好以下幾方面內容：

第一，完善基礎設施。加強企業(yè)的數(shù)據(jù)中心機房、局域網、廣域網等的建設，購置服務器，為信息化的檔案管理工作提供必要的基礎設施。只有企業(yè)檔案的信息化管理可以涵蓋公司各部門及各家分公司，才能有效實現(xiàn)整個企業(yè)的檔案信息資源共享。第二，重視檔案管理系統(tǒng)的完善和應用。企業(yè)要建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，對企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫采取系統(tǒng)集中的部署方式，確保檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一、準確。企業(yè)應當將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)的信息化管理平臺當中，如此以來就能夠方便、快捷地在企業(yè)的信息管理平臺中查詢檔案信息，并將查詢結果制成申請單，從而實現(xiàn)快捷、有效的查詢和利用企業(yè)的檔案信息。第三，要將檔案信息管理系統(tǒng)與其他各種應用系統(tǒng)對接。在檔案信息系統(tǒng)中統(tǒng)一設置接口，確保各業(yè)務系統(tǒng)可以直接進入檔案管理系統(tǒng)中，歸檔相關信息資料。

2 抓好企業(yè)檔案管理的基礎工作

為實現(xiàn)企業(yè)檔案的科學化管理，就必須要抓好檔案管理的各項基礎性工作。第一，要完善各項基礎管理制度，確保各項管理方法完善有效，工作程序明確具體。企業(yè)的信息部門應當從企業(yè)的生產、服務等各項要求出發(fā)，制定科學具體的檔案管理制度。公司可以召集企業(yè)各部門的管理人員及檔案管理員召開商討會共同制定企業(yè)的檔案管理制度，會后就會議內容進入深入分析和研究，征集各部門意見和建議來制定完善的檔案管理制度。然后頒布制度內容，并在企業(yè)內部試用。第二，定期收集、整理、歸檔檔案資料。檔案管理員要擔任好管理員和操作員的角色，仔細、謹慎完成各項檔案資料的整理和歸檔工作。檔案員要按企業(yè)的檔案管理制度及時將企業(yè)各部門、各崗位人員手中分散的檔案資料分類歸檔。當前多數(shù)企業(yè)的檔案管理均采用紙質檔案和電子檔案并行的管理辦法，這就要求企業(yè)的紙質檔案必須要完整，從而更好地促進企業(yè)檔案的信息化管理。第三，要做好檔案室管理工作，謹防安全事故發(fā)生。根據(jù)企業(yè)檔案資料收集的實際需求，及時對企業(yè)的檔案室進行擴容。定期檢查企業(yè)的全部檔案室，盤點各項檔案資料、修復破損檔案并排除各項安全隱患。檔案室安全是企業(yè)安全的重要工作內容之一，企業(yè)應當定期進行檔案安全排查工作，做好防潮、防火、防盜、防蟲等八防工作。第四，企業(yè)要加強對照片資料和聲像檔案的管理，對文字資料進行數(shù)字化掃描、刻印光盤等，將照片、聲像檔案等納入信息化管理系統(tǒng)。此外，企業(yè)還需要制定照片、聲像資料等的借用管理辦法，方便各部門人員的借閱及使用。

3 提高企業(yè)檔案管理人員的創(chuàng)新能力

隨著互聯(lián)網信息技術的不斷發(fā)展，檔案信息網絡應用范圍也更加廣泛且始終處于不斷完善和發(fā)展的狀態(tài)，因此有各種新技術需要檔案管理人員去不斷接受和學習，這就要求檔案管理人員必須要具備一定的創(chuàng)新能力，做到與時俱進，只有這樣企業(yè)的檔案管理工作才能夠跟上時代的步伐，更具創(chuàng)新性，從而更好地實現(xiàn)科學化管理。

一方面，企業(yè)的檔案管理人員要主動學習互聯(lián)網信息知識并提升自身的操作水平，能夠在互聯(lián)網上學習各種檔案信息資源查找方法。另一方面，檔案工作人員要具有一定的網絡化檔案信息整理能力，利用互聯(lián)網平臺整理各地分散的檔案信息，并有效提供給用戶。此外，檔案工作人員必須要能夠充分開發(fā)和利用網絡檔案信息。真正適應當今時代網絡化發(fā)展需求，提升檔案管理和服務水平。只有建立一支具有創(chuàng)新能力的檔案管理員隊伍，不斷提升他們的專業(yè)素養(yǎng)和信息技術水平，才能在實際工作中不斷探究和進步，實現(xiàn)企業(yè)檔案的科學化管理。

4 總結

檔案工作是為企業(yè)發(fā)展而服務的，檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著十分重要的作用。為了更好地促進企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作就必須要充分發(fā)揮其作用，檔案管理工作只有建立完善的管理制度，緊跟時代的潮流，不斷更新管理方法，才能夠真正實現(xiàn)科學化管理。

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