“與時俱進，合理運用”

林平

摘 要：當今時代，互聯網已滲透到國家政治、經濟、文化的各個領域，成為人們生活中不可缺少的一部分，網絡檔案管理化作為一種新興的網絡應用已經大眾化。尤其這對于技工學校學生檔案管理來說，既帶來了檔案工作模式改革的便利及機遇，又帶給檔案信息資源的安全問題較大的挑戰。本文針對網絡系統在技工學校學生檔案管理中的運用進行探討。

關鍵詞：技工學生檔案 網絡化 管理 探討

隨著計算機網絡技術為核心的現代科學技術的飛速發展，網絡技術已逐漸成為現代信息技術的主流。網絡管理的應用，對于技工學校學生檔案管理來說，既帶來了工作模式改革的機遇，又給檔案信息資源的安全問題帶來了較大的挑戰。下面對技工學校學生檔案管理合理運用網絡系統進行探討。

一、技校生檔案管理網絡化建設的重要性和必要性

1.網絡化技校生檔案管理的時效性和安全性。

傳統的技校生檔案歸檔方式一般是在次年初才收集整理上一年的檔案資料，并形成歸檔，使得當年形成學生檔案的新材料分散在各部門形成者手中，這樣，一方面會造成檔案信息歸檔的滯后，教師和學生查詢只能靠公示或個別查詢；另一方面可能會使檔案由于長時間分散并且不是專人保管導致流失或被攥改。采用了網絡管理技術，檔案室能及時通過網絡收到新信息，確保了檔案信息的時效性，避免由非專業人員長時間保管而流失或被攥改。

2.網絡化技校生檔案管理的高效率性。

技工學校在教育教學工作中形成了大量的學生檔案，實現學生檔案信息化，能沖破傳統紙質檔案開發利用的借閱、調動、存放等種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從傳統的手工操作走向現代化管理，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為教育教學工作提供高效、優質的服務。

3.網絡化技校生檔案管理的便利性。

技校生檔案的信息化管理，可一次投入，多次產出，各種檔案管理權限的授予，實現錄入多元化，同時，通過遠程服務，多用戶查詢的功能，又使得資源能夠共享。如一是可以授權給學校各部門將本部門形成的重要電子文件通過網絡發送到檔案室，或直接將數據信息向檔案室數據庫錄入，既方便又省力；二是在數據庫設置上設定用戶的查詢或修改權限，既保證數據庫的安全，又方便用戶查詢了解檔案內容；三是利用學生檔案網絡化管理，上傳至教育網等教育服務網站，可供用人單位查詢驗證；也可以直接由學生用戶利用在互聯網上求職的便利，將其檔案資料以超連接形式掛在求職簡歷上供用人單位驗證；一些具年限、履歷證明的材料也用于為學生報考職稱、更高等教育等的證明。

4.網絡化技校生檔案管理的長遠效益性。

技工學校學生檔案信息化管理，既可以應用在在校生的檔案管理中，利用數據庫管理和技術平臺，設置不同的管理權限，使其獎懲審批皆能在網絡上完成，實現無紙化檔案管理；同時，也可預留接口和友好數據轉換功能，選擇部分身份、履歷、證明等學生檔案上傳至就業、職稱等專業化服務網站中去，使學生檔案成為終生檔案的一部分。這樣，技工學校學生檔案網絡化管理不僅是只為學校服務，而變成集學生生涯、求職、就業等綜合服務者了。

二、應用網絡進行學校學生檔案管理的可行性分析。

1.技術可行性。

隨著科學技術的不斷提高，也帶動了計算機網絡的發展及通信平臺技術的提高。利用操作系統Windows XP/ Windows 7的接口能力強、界面友好等特點，加上采用C#技術開發的Web應用程序，以SQL Server 2000作為系統開發后臺數據庫，加上OA平臺的應用，能有效存儲和管理數據，并且實現無紙化辦公，亦可以預留數據出入口通道，為學生職業生涯作后續服務。所以完成在技術上是可行的。

2.經濟可行性。

利用網絡系統前期投入有限資金后，后期只須簡捷的管理費用，而且學生檔案管理系統建成后，除系統初始化需要較大的錄入工作量外，后續添加或維護就可以大大節省時間，直接提高檔案管理的工作效率，且其存儲空間需要不大，大大節省財力人力。

3.操作可行性。

學生檔案管理系統，后期維護和保養要求不高，除系統升級由專業人員完成后，學校計算機維護員可以勝任其他維護保養工作，基于其介面的友好性和易操作性，在今天計算機普及的時代也較易為管理人員或其他教師、學生們或其他使用者所接受，作為計算機應用的一部分，學生和老師或其他使用者使用計算機對學生檔案信息進行查閱，具有手工查閱所無法比擬的優點，檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大，在信息時代的今天傳統的查閱方法必然被計算機為基礎的在線查閱所取代。

三、應用網絡進行學校學生檔案管理的制約因素的思考。

1.規范性不夠。

在技工學校進行網絡化學生檔案的建立時，應該做到從文檔的收集、整理、輸入、保存和使用的全程規范性，應根據國家的相關規定，制訂學生檔案網絡化管理的相對應制度規定，保證檔案管理的合法性、有效性和檔案收集的及時性。

2. 專業性不強。

目前，學校檔案管理人員欠缺，多數是兼職，不夠專業，需要組織培訓，不斷加強檔案管理人員自身能力的培養，強化計算機軟件運用和網絡運用的知識，管理人員要嚴格按照制度進行管理和使用，明確相應授權，要注意定期對檔案實施備份，保證檔案在未來使用的過程原始性不受到破壞。對秘密檔案要進行保密處理，如文件加密等，防止不必要信息的泄露事故。

3. 效率與效益性極低。

目前，在不少技工學校學生案管理系統都是單機的 MIS，甚至有的還是手工方式。這種確實存在許多弊端，主要包括：（1）檔案錄入效率低下：例如每學期開學，數以千計的學生檔案都由學生處負責錄入，這個工程量之大，可想而知。（2）查詢不便：例如，某個年級要調出某個學生的檔案，由于學生沒有管理檔案的權限，他就必須到學生處去調這個學生的檔案。（3）畢業生轉檔不便：每年大量畢業生，他們都要轉走自已的檔案。在這個過程中，若沒有管理信息系統的參與，工作繁重不可言喻。

4.安全性威脅大。

目前，網絡病毒縱橫恣肆、操作系統存在漏洞等等，所以在利用的過程中，為了保證信息安全同時保護資料的完整性，電子檔案應利用安全保密措施，特別是涉及學校機密和有關專利以及學生隱私或研究數據的檔案。通過對文件進行加密設置，使文件的閱讀對象受到控制，視利用者的身份給予相應授權或提供相應資料；依據電子檔案內容的密級層次，利于對涉密檔案進行有效的管理。對于生成的紙質文檔，要使使用者限定在允許范圍內，在使用完畢后還應按規定保管或者銷毀。對保密的檔案應該進行脫網管理，防止檔案通過互聯網被破壞或者泄露。

四、結束語

不管怎樣，只要與時俱進，合理運用，網絡運用于技工學校學生檔案管理絕對是利大于弊的。它是值得我們探討的，但要強調這種探討不要“大躍進”，這是技工學校檔案工作者遇到的新課題，只有做好這方面的工作，才能準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶的需求，從而推動檔案一體化管理工作的發展，促進技工學校教育事業的跨步發展。

參考文獻

[1]許媚《學校檔案管理信息化建設的思考》（《廣東檔案》 2010.NO.6）

[2]山樹紅《談如何實現學校電子檔案的高效管理與利用》（《廣東檔案》2010.NO.6）

[3]孫小璇《網絡環境下高級技工學校檔案安全管理》 《科技檔案》2010 年第2 期