事業單位檔案管理創新路徑探討

閆立紅

摘 要：事業單位作為我國民眾服務的基石，其重要性是不言而喻的。但是隨著社會的發展，事業單位所需要承擔的壓力也就越來越大。這就需要事業單位能夠按照自身的近況進行有效的改革。而檔案管理作為事業單位管理的基石，是首先要考慮的部分，只有建設好檔案管理部門，才能讓事業單位有序的運行，否則就會造成人員混亂等情況的發生。因此，對傳統的檔案管理工作進行有效的創新已迫在眉睫。本文就是通過對當前的事業單位檔案管理情況進行探究，來淺析如何對事業單位的檔案管理工作進行有效的創新。

關鍵詞：事業單位，檔案管理，創新發展，部門建設

科學技術是第一生產力，這是當前公認的事實。因此任何的單位想發展都需要借助科技的力量，事業單位想要更好的為人民服務，也需要更合理的運用科技。而在事業單位的檔案管理創新中，也必須要大量的有運用科技，才能保證創新的成功。這就需要管理層對檔案管理有足夠的重視，將大量的資金和人才投入檔案管理部門的建設中。有了這兩項硬性的保障，才能促使創新的成功。

1 事業單位檔案管理現狀

1.1 檔案管理人員專業水平不夠

任何一項工作想要做好，都需要從業人員的努力。但是隨著社會的發展，當今工作已經越來越傾向于專業性、科技性，因此原本的苦力行為已經無法有效的完成任務。而在傳統的檔案管理工作中，其主要采取的是人工錄入、整理和收納的形式，這種形式在當前看來是弊端多，不僅浪費時間，而且整理出來的文件也因為本身材質為紙質，不容易保存，就會造成檔案的缺失。因此，檔案的改革應當從工作人員的專業來進行，要任用有檔案學知識的專業人才進行管理，要用腦力來代替體力。這樣才能保證工作的順利完成。

1.2 檔案管理設備落后

另一個方面就是檔案管理部門設備落后。這種情況的發生是因為領導層不夠重視檔案管理部門，因此難以對檔案部門進行大量的資金支持。這就導致了檔案管理部門難以進行設備的更新，完成信息化的建設。而且就算是設備引進，也是用其他部門淘汰的計算機設備來填補檔案管理部門的空缺，這就讓檔案管理部門的工作效率低下。甚至有些事業單位根本不考慮檔案管理部門的信息化建設，依舊采取原始的手抄筆錄行為。在當前這個信息爆炸的時代，這種行為無異于讓檔案管理部門名存實亡。難以起到其應有的作用。

1.3 管理人員離職后檔案管理工作效果不佳

人員的交接問題，也是檔案管理部門的一個重大問題。一些事業單位不夠重視人員交接的問題，就導致了前任離開的時候，接任的人難以對前任的工作做到接盤。這就讓一些文件出現了疑似丟失的情況，也就是人們經常說的“死檔”。

1.3.1 事業單位對現有檔案的運用不夠有效

事業單位中通常檔案資料比較多，但是這些檔案常年被擺在那里，很少得到有效的利用，因此也就導致檔案資料的應用有效性不高。甚至還有些檔案知識的應用也只是表面，無法充分發揮檔案資料的應用價值，這些問題在檔案管理中均需要得到有效滿足。

1.3.2 檔案管理工作規定不夠規范

檔案管理工作本身比較復雜，關于檔案管理工作在事業單位中沒有具體的規范，因此在實際管理工作中通常都是管理人員想要怎么管理就怎么管理，這也就導致檔案管理工作質量不佳。甚至檔案紙張也出現雜亂問題，在進行檔案資料應用的時候，尋找非常麻煩，影響檔案管理質量，也影響工作效率。

1.4 管理規范性差，應用效率偏低

事業單位雖然一直在對人事檔案進行管理，但是實際上管理工作能夠起到的作用十分有限，事業單位人事檔案并不能夠在實際工作中發揮出重要的作用，很多人事檔案長期得不到應用，白白浪費了人力對其進行管理和維護。從理論上講，工作人員職務的變動、薪酬的增減等都與工作人員的檔案信息有著密切的關系，但是在實際生活中這些檔案信息卻很少進行合理的應用，不僅基礎的作用難以發揮出來，反而還會對事業單位內部工作帶來負面的影響。首先，檔案信息的篡改現象較為嚴重，部分工作人員為了達到自己工作上的目的，會與人事檔案管理人員進行串通，對學歷或者年齡等進行造假。這就使得人事檔案失去了原有的價值，無法為人事管理工作提供有效的參考，致

使檔案作假人員謀取了不屬于自己的職位，享受了本不屬于自己的待遇。其次，檔案管理缺乏規范性，致使事業單位人事檔案在時效性、可靠性等方面都暴露出較大的缺點，不能根據人事變動進行及時調整。除此之外，事業單位在人事檔案傳遞方面也顯示出一定的不足，很多事業單位都沒有按照國家規定進行人事檔案的傳遞，在傳遞過程中隨意性過大，經常造成人事檔案的丟失、損毀等，對工作人員的利益造成了損害，不利于人事檔案的利用和完善。

2 事業單位檔案管理的創新策略

2.1 強化檔案管理人員培訓

在上述的情況中我們發現，事業單位的檔案管理改革最重大的問題就是人才的問題。因此，在檔案部門的建設中，一定要大量的引入專業的人才，這樣才能有效的提高部門運轉的效率。而且，現代社會是一個腦力勞動的社會，在不久的將來，人力必然被機械所代替，因此，注重管理的設計和管理方法是非常重要的一個環節。同時，也要努力的培養自己的專業人才，只有自己培養的人才是最為可靠的，也能夠有效的避免換人交接的問題，盡量的避免“死檔”的情況出現。

2.2 檔案管理人員工作落實到人

在事業單位檔案管理人員交接工作中，也必須要制定相應的規范制度，如果出現管理人員離職，則首先應該完成交接工作。同時對于離職人員也必須留下自己聯系方式，一旦檔案管理工作中出現問題，則可以讓單位立即和當事人保持聯系，對于提高事業單位檔案管理質量具有重要作用。

2.3 做好檔案管理的工作

在檔案管理人員培訓工作中，管理人員必須加強對檔案管理工作的重視，提高管理人員檔案保護意識。對檔案管理工作定期進行檢查，一旦發現問題立即采取相應措施進行修補。檔案管理工作比較復雜，因此在管理工作中需要具有較強的耐心及細心，只有在檔案管理工作中足夠細心，才能夠真正做好檔案管理工作，為事業單位發展奠定基礎。

2.4 提高檔案利用合理性

檔案管理工作是事業單位的重要工作之一，同時關于檔案資料的合理利用也是其重要組成部分，只有這樣才能夠有效發揮檔案作用。目前正是信息化時代，檔案信息的利用也逐漸加大。在事業單位發展進程中，只有定期查閱檔案資料，才能夠對事業單位信息有全面的了解，這樣不但有助于顯著提升工作效率，同時也能夠對事業單位發展提供資料參考。

2.5 及時更新檔案

隨著社會的不斷發展，事業單位更新發展速度也在不斷加快，在這種環境下，事業單位檔案也需要發生變動，對于工作人員來講則需要結合時代發現需求，及時更新檔案資料，以能夠不斷完善檔案資料，以此促進事業單位的可持續發展，并能夠顯著提升事業單位在發展進程中的吸引力，吸引更多的人才服務于事業單位檔案管理工作。

3 結語

綜上所述，在我國事業單位檔案管理工作中還存在一系列問題，但是事業單位人員普遍對其重視不高，因此也就導致我國事業單位檔案管理質量偏低。在這種環境下必須要顯著提升檔案管理工作質量，以此促進事業單位的可持續發展。

參考文獻

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