淺析做好新時期中職學校檔案管理工作的關鍵環節

段紅梅

摘 要：開展中等職業學校管理工作的過程中，學校檔案管理工作具有重要作用和意義，當前教育行業的快速發展，推進學校管理體系的進一步改革與創新，從而中職院校逐漸面臨教育制度改善的工作，也不斷提高學校檔案管理工作難度，而當前大部分中職學校檔案管理工作中，還是會存在一些較嚴重的問題。因此，本文主要站在新時期的發展環境下，對中職學習檔案管理工作進行分析和研究，并提出合理建議。

關鍵詞：新時期；中職學校；檔案管理；工作策略

隨新時期環境教育行業的發展，中職院校也在進一步完善和創新，而在開展檔案管理工作的過程中，也面臨較嚴峻的挑戰，現階段中職學校在開展檔案管理工作的過程中，還是會存在較多的問題。所以，在這樣的發展狀況下，就需要進一步完善中職學校檔案管理體系，實現檔案信息化的管理模式，保障中職學校檔案管理工作的順利開展。

1 中職學校檔案管理工作現狀和分析

1.1 學校管理階層人員重視程度不足

依照我國當前中職學校檔案管理工作狀況看，大部分領導人員對檔案管理工作始終存在錯誤的認識，對檔案管理工作的重要性沒有一個正確的認識，從而阻礙學校檔案管理工作的順利開展。

1.2 檔案管理人員自身素質較低

在中職學校發展過程中，高素質檔案管理人員數量較少，而我國現階段大部分中職學校在開展檔案管理工作的過程中，普遍存在工作人員素質較低的問題，當遇到緊急情況，就會借助其他學校處理方式對其進行解決，但由于管理人員自身不具備專業知識和技術水平，導致檔案管理工作不能夠順利開展。因此，由于檔案管理人員自身專業素質較低，并且沒有經過有關技術培訓，對檔案管理工作沒有一個正確的認識，最終阻礙中職學校檔案工作的發展。因此，在開展檔案管理工作的過程中，想要實現檔案管理工作的信息化發展，就需要確保管理人員自身具備專業知識，才可以保障檔案管理工作的合理性。

1.3 檔案信息簡化

大部分中職學校在開展檔案管理工作的過程中，采取的方式相對落后，還有一些學校，還在采取幾十年前傳統管理模式，在對相關數據和資料進行整理之后，還需要工作人員對其進行一一標記，采取手工抄寫的形式，在提高當前管理工作量的同時，還會增加整體工作的時間。而對于這種效率較低的檔案管理方式來說，需要及時對其進行改善和創新，而如果依舊采取傳統手工檔案管理模式，不僅會阻礙檔案資料信息化管理模式的發展，在查詢相關資料的過程中，還會提高復雜程度。因此，在開展檔案管理工作的過程中，必須要采取科學合理的方式，打破傳統檔案管理工作的形式，避免對檔案管理工作的效率造成影響。

1.4 硬件設施不符合標準

我國當前中職學校在開展檔案管理工作的過程中，采取的硬件設備大部分都不符合標準，嚴重缺乏相關安全性能，不能夠有效保障檔案室的通風和防火以及防盜的功能。另外，我國現階段大部分中職學校在開展檔案管理工作的過程，普遍會存在資料隨意擺放的現象，這樣就會造成其自身存在較大的安全隱患，而使用的設施也非常陳舊，最終不能夠有效保障檔案管理工作的安全性能。因此，在開展檔案管理工作的過程中，由于管理硬件設備較落后，不僅提升檔案管理工作的難度，還會造成工作的復雜化，在阻礙檔案管理工作開展的同時，最終造成檔案管理工作自身存在較嚴重的安全隱患。

2 加強中職學校檔案管理工作的策略

2.1 正確認識檔案管理工作，建立合理的檔案管理制度

首先，需要進一步提升中職學校師生對檔案管理工作的認識和了解，才可以確保檔案管理工作的順利開展。而對于檔案管理工作人員來說，需要提高檔案管理工作法律知識的認知程度，通過對檔案管理工作重要性的宣傳和推廣，保證中職學校師生對檔案管理理念有一個正確的認識，避免檔案管理工作中出現形式化的現象。其次，對于檔案管理工作人員來說，想要做好檔案管理工作，就需要建立一個科學合理的管理制度，依照相關標準，對檔案資料和數據進行分類，當需要查閱有關資料的過程中，就可以采取快捷方便的形式，獲取所需的資料和數據。另外，還需要提高檔案管理工作的整體水平和能力，需要由學校相關領導，親自對檔案工作狀況進行管理和監督，在解決檔案管理工作中問題的同時，進一步提高學校領導階層的發展目標，從而確保檔案管理工作的合理化與科學化。最后，還會需要依照我國當前發展形勢，對中職教育進行全面改善和創新，將工作責任落實到每一個檔案管理工作人員，統一管理學校檔案資料，最終保障學校檔案管理工作的安全有效開展。

2.2 完善檔案管理設施，強化檔案硬件的建設工作

為了避免我國現階段中職學校一些檔案數據的丟失現象，就需要在開展檔案管理工作的過程中，實現科學化的管理形式，進一步完善檔案管理職責體系，建立一套完整檔案管理工作制度。另外，檔案室在安裝硬件設備的過程中，必須要保證硬件設施自身的質量，才可以保證檔案管理工作的順利開展，從而進一步提高檔案管理工作水平和能力。除此之外，需要學校相關領導，針對一些特殊材料和文件，建立獨立的檔案管理室，在確保對檔案資料合理儲存的同時，保證其自身具備特殊性與獨立性的特點。因此，我國當前在開展檔案管理工作的過程中，必須要確保檔案管理設備硬件自身具備先進化的特點，才可以有效提升檔案管理工作的水平，最終保障檔案管理工作的順利開展。

2.3 實施現代化檔案管理體系

在開展檔案管理工作的過程中，必須要實現檔案管理工作的數字化，才可以滿足我國當前時代發揮在那的需求，為新時期發展環境下的檔案管理工作，奠定一個堅實的基礎。另外，檔案管理工作在實施現代化與數字化發展的過程中，需要進一步完善和創新檔案管理工作人員自身的理念，確保其自身管理觀念的先進化。除此之外，對檔案管理工作自身的重要性有一個正確的認識，具有重要作用，在對學校檔案管理工作進行改善的同時，建立一套完善的檔案管理體，而實現檔案管理工作的信息化，與我國當前現代電子設備和網絡技術具有密切的聯系，所以，在這樣的狀況下，就需要檔案管理工作人員積極采取計算機和互聯等一些現代化的辦公設備，從而進一步提升中職學校檔案管理工作的整體效率。因此，站在我國當前新時期的發展環境下，提高檔案管理工作整體效率具有重要作用，不僅需要保證檔案管理工作人員自身具備現代化管理思想，還采取信息化的管理設備，最終進一步實現檔案管理工作的完善和創新工作。

2.4 加強中職學校檔案管理工作水平

在開展檔案管理工作的過程中，需要學校加強對資料收集工作的能力，然后依照不同類型和特點，對資料進行科學合理的存儲。由此可見，提高中職學校整體檔案管理工作水平與能力具有重要作用，保證檔案管理工作管理方式科學化，才能夠滿足新形勢發展環境下的需求，最終推進中職學校檔案管理工作的科學化開展。

3 結論

綜合上文所述，在開展中職學校管理工作的過程中，檔案管理工作具有重要作用。所以，建立完整檔案管理體系，強化檔案管理硬件設施的建設，對于學校檔案管理工作的開展具有重要作用，從而進一步提升教學資料的完整性。因此，就需要學校有關人員積極完善檔案管理制度，最終進一步實現檔案管理工作的數字化模式。

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