新時期社會保險檔案管理的創新舉措

董靜

摘 要：在最近幾年來，社會保險制度改革不斷深化，同時社會保險項目越來越多，社會保險所覆蓋的區域越來越廣泛，人民群眾的參保意識逐漸提高，相對應的，和社會保險檔案管理有關的業務數量越來越多，社會保險業務檔案作為這些變動的真實記錄和業務辦理不可或缺的原始依據，其基礎性地位和服務性功能日顯重要，必須加大創新力度。所以在新的歷史階段必須加大創新力度，做好社會保險檔案管理工作。

關鍵詞：新時期 社會保險 檔案管理 創新措施

在新的歷史發展階段，社會保險檔案管理必須加大創新力度，和時代發展相適應，做好新時期的社會保險檔案管理工作是服務社會的重要舉措之一，下面是筆者結合自身工作經驗進行的具體分析。

1 社會保險檔案管理存在的問題

1.1 重視程度不夠。

從現在來看，社會保險檔案數量越來越多，工作的難度也比較大，由于缺少完整的硬件設施，加上缺乏專業的社會保險檔案管理人員，導致檔案經常丟失，加上很多工作人員缺乏管理意識，沒有理解現在的政策，導致現在的社會保險檔案管理體系不完善。

1.2 管理方法滯后

從現在來看，現在的社會保險檔案數量很多，這促進了整個社會保險制度改革，伴隨著業務量的加大，必須配備足夠的硬件設施和軟件設施，然而現在很多社會保險檔案管理部門沒有科學的管理方法，除此之外，由于相關信息未及時錄入計算機系統，不便于業務檔案快速準確地檢索使用。

1.3 業務檔案管理缺乏規范性。

由于現在檔案數量比較多，沒有進行科學的管理和分類，這樣一來很多檔案信息沒有進行合理的歸納，檔案材料紙張樣式大小不一，裝訂不規范，裝具不達標，封皮目錄填寫不規范，不利于科學的管理，也不利于進行科學的查閱。

1.4 業務檔案管理人員缺乏系統的專業培訓

從現在來看，很多社會保險檔案管理人員綜合素質比較低，而且知識結構不科學，缺乏專業知識，沒有足夠的業務能力，很難滿足實際工作需要，隨著社會保險事業的發展，社會保險業務檔案數量的劇增，社會保險業務檔案管理不能停留在一般水平上，所以必須充分優化現在的管理流程，進一步提高社會保險檔案管理質量。

2 加強社會保險檔案管理創新勢在必行

從目前來看，社會保險業務檔案管理在整個社會保險服務中占據著重要的角色，通過社會保險業務檔案的科學管理可以更好的保護參保人員的個人利益，下面是筆者結合自身工作經驗對社會保險檔案管理創新必要性的研究分析。

2.1 深化社會保險制度改革的迫切需要

伴隨著整個社會的發展，社會保險部門的工作越來越重要，一方面要履行自身職責，另一方面還要保障社會人的社會化服務到位，而面對這樣艱巨的任務，我們必須建立完整安全的個人信息系統，即安全有序的社會保險檔案系統。否則，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

2.2 規范社會保險業務管理的必然要求。

對于一個參保人來說，在整個參保期間享受很多待遇，同時還要經過很多環節，所以檔案是一種十分重要的材料，它在一定程度上記錄了每一個參保人的信息，成為后期享受社會保險待遇的重要依據。換句話說，社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

2.3 提高社會保險工作質量和辦事效率的根本保證。

收集檔案資料就是將所有檔案信息有序化，進一步歸納整理出來的業務檔案，所以要針對過去的業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。通過新時期社會保險檔案管理創新，進一步提高工作效率，收集好檔案材料信息。

3 新時期社會保險檔案管理的創新措施

3.1 將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

在實際的辦理過程中，社會保險經辦機構會產生很多紙質的材料，這些材料保存起來容易損壞和丟失，所以必須創新現在的社會保險檔案管理措施，將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。通過這樣的創新可以實現社會保險檔案的價值。

3.2 根據社保檔案類別進行分類管理

按照社會保險檔案的不同種類可以進行科學的劃分，有利于更好的查找資料，大大提高社會保險檔案的共享性，除此之外，必須把檔案進行科學的分類，使用不同的歸檔整理方法。具體來看，要從以下幾個角度采取措施：第一，要明確立卷的原則，按照一定的規律，保障文件和文件的關聯性，以便于保管和利用。第二，確定歸檔形式。按照各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。

3.3 建立全國統籌的社保管理系統，規范標準

在全國范圍內要建立統一的管理標準，這樣可以促進整個社會保障事業更好的發展， 通過完整的社會保障體系，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。不過，現在的勞動者流動性很強，而且工資收入變動也比較大。所以對于勞動人員來說要在計算機中存儲好個人的檔案卡，通過這樣的創新可以更好的記載投保人的工資變化狀況。通過全國范圍內的社會保險檔案管理創新，可以對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，甚至可以預測未來的發展趨勢，預測其養老金數額。

3.4 在全國統一管理下設分支機構

在國家的領導之下，要通過國家有關部門的力量建立全國統籌的社保檔案管理中心，實現管理層次上的統一，可以解決現在的管理問題，防止隨意決策，進一步形成統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。除此之外，在全國范圍內要形成一定的分支結構，每個區域都要有地區局和地方數據處理中心，這些部門要及時向投保人輸送信息，整理好相關的檔案最終上交給國家。

3.5 統一公民社保檔案管理號碼，可供查詢

通過這樣的創新，每一個公民都有專屬于自己的社會保險檔案管理號碼，和個人的身份證相統一，可以由國家勞動和社會保障部的分支機構負責公民個人社保檔案內容的定期增加和更新，送交國家勞動和社會保障部統一保管。通過這一個號碼可以體現出很多需要的信息，例如何時投保，在何地投保等等，同時還可以更好的記錄下公民的工資收入和保障費的繳納情況，同時便于投保者本人的查詢。

4 結束語

綜合上面的分析可以得知，現在的社會保險檔案管理工作必須加大創新力度，這對于整個社會保險事業的發展具有重要意義，針對現在暴露出來的缺陷必須及時解決，要進一步修訂完善一系列行之有效的社會保險檔案管理規章制度，完善現在的檔案管理體系，提高整個社會保險業務檔案的完整程度，提高其真實性，充分發揮好社會保險業務檔案在服務職工、保障職工權益等方面重要的基礎作用，進一步促進整個社會保障事業的發展。

參考文獻

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