淺析單位文件向檔案的轉化步驟

陳巨輝

摘 要：信息技術和計算機技術的迅速發展將人類推入了大數據時代，隨著單位信息量的逐漸增多所產生的紙質文件具有收集整理繁瑣，整理耗時的缺點，并且遺失率比較高，因此，本文從單位文件與檔案的區別入手，分析了單位文件向檔案的轉化步驟。

關鍵詞：大數據；單位文件；檔案；轉化

隨著大數據和信息化技術的發展與推廣，單位日常社會生產活動中產生的文件特別是紙質文件，如果無法有目的性的收集整理，就會出現碎片化、遺失率高等問題，同時這些問題很容易造成單位檔案的無序化。在某種程度上，會直接影響到單位的生產經營活動和單位文化的建設。因此，單位員工特別是單位檔案的管理人員熟悉檔案管理的基礎知識和掌握文件向單位檔案的轉化步驟就顯得尤為重要。

首先，單位文件與檔案的區別與聯系。單位文件是指單位為處理社會生產活動而產生的記錄有信息的一切資料。單位的檔案是單位在從事社會生產活動中形成的一系列的具有保存價值的文件和資料。從定義上理解，文件是單位檔案的基礎，檔案是文件的精華。也就是說，不是所有文件都能成為單位檔案；另外，即使有保存價值的文件，沒有工作人員的整理也無法形成檔案。

其次，單位原始文件的收集。在從事各種社會生產活動中會形成大量原始文件，包括從事管理、生產、經營、銷售、廣告宣傳、科學研究、對外聯絡等各項日常工作中產生的文字、圖表、音像等。員工特別是檔案管理人員需要積極參與各部的事務，熟悉各部門的運作模式和工作進度，甚至參與到相關資料的形成中去。

在收集文件的過程中為提高工作效率，工作人員在把文件結案歸檔前必須注意以下要點：

1 必須注意文件的完整性。

完整性是基于事實上的完整，包括是否有缺頁、附件是否完整、另外文件的處理手續或者主管部門負責人的簽認等。如果是影音資料或者電子資料，檢查與紙質檔案的一致性。

2 必須注意文件的真實性。

確保其能否真實反映公司的真實活動和過程。在從事各種社會生產活動中產生的原始文件中，能夠符合檔案管理原則的文件才有保存的價值，其余文件可以經部門負責人鑒別，對于確實有一定保存價值的文件，可以另置檔案系統予以保存，以便查閱。

3 其他事項

文件是否為原件，如果不是原件，而是復印件或手抄件，此時要檢查其與原件的一致性；不同年度的文件一般不放在一起立卷；有價證券或者其他貴重物品，一般不歸檔，如需歸檔，可把影印資料或統計信息進行歸檔。

第三，對有保存價值的文件進行分類。檔案的分類的依據可以是檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案進行分類；也可以根據部門組織、業務項目等因素來分類，并組成一定的體系。應盡可能將關系密切的同一活動、工作、會議形成的文件材料排列在一起。統計報表、簡報、刊物、來文與復文、去文與復文等成套性文件可集中排列，該套文件內部按文件形成的時間先后排列。同一保管期限文件的排列順序應保持相對穩定。如果案件較多，可以進行大、中、小三級分類，甚至可以在第三級之后增設第四級進行細類劃分。細類或小類的文件應以裝訂于一檔夾為原則，如果文件較多，一個檔案夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于細類或小類之后增設“卷次”編號，必便查閱。例如，一般工業單位的第一級分類為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類等；黨群工作、行政管理等二級及二級以下類目一般按問題或組織機構設置；組織機構等三級分類可以是科室或項目等；細類可以是工作組等

第四，對檔案進行命名及編號。檔案的名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容及性質為原則，以提高利用文件的查閱。單位一般沒有全宗號，可以不準備。類別號，就是不同門類檔案的代號，一般以拉丁字母及阿拉伯數字編寫。期限，檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期。年度，以四位阿拉伯數字標注，一般以公元紀年。機構，文件形成或承辦部門的簡稱或代號等。件號，以年度為界限，由檔案管理人員集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大的流水號，由各部門分別整理歸檔的，每個部門內按保管期限分別編流水號。件號應做到不重號，不空號。

第五，對文件進行著錄。也就是把歸檔文件的相關項目錄入檔案管理系統。一般著錄項目有：文件題名、責任單位或責任者、文號、成文日期、頁數、件號、歸檔年度、保管期限等。其中，責任單位就是制發文件的組織或個人，應根據原文件據實著錄，或用同一規范的通用簡稱；有文號的錄入文號；文件題名，即文件的標題，一般應照實抄錄，不做隨意改動。如果文件沒有題名或題名無法揭示文件的實際內容，應重新擬定一個題名。進行著錄并編錄完畢后，應在預留若干空檔，以備將來增補之用。無成文時間的可無需錄入。

第六，填寫備考表。主要是放置在檔案盒內用以說明，本盒文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如果無上述情況，可以暫時不用填寫。另外，表內應標明，整理人：即負責本盒文件整理歸檔人員的簽名；檢查人：由負責本盒文件歸檔的審核的人員簽名；日期：填寫歸檔的日期。

第七，對檔案的裝訂和入盒。裝訂前需檢查，文件是否破損，對破損文件進行修復；把字跡模糊的材料進行復制；看文件是否能夠裝訂；對較大的文件，進行折疊，一般形成A4紙大小；原文件的裝訂物如需去除進行去除；單頁文件無需裝訂。

4 結語

總之，單位檔案對于單位自身的發展有著極其重要的作用。特別是進入大數據時代，大數據的基礎就是大量真實的數據，包括，文本、圖片、音視頻等資料，而良好的單位檔案管理系統將會有利于單位大數據的收集。

參考文獻

[1]高玫.淺談如何提高事業單位文件檔案管理能力[J].商情，2017（13）.

[2]劉慧婷.事業單位檔案的歸檔文件整理研究[J].青年時代，2016（22）.

[3]洪建華.基層單位文件檔案管理現代化路徑探索[J].中國管理信息化，2017（22）：189-190.