高校信息化建設(shè)和規(guī)范化管理研究

連鍥

[摘 要]隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)在提升工作效率方面的優(yōu)勢越來越明顯，我國高校為促進校園教學(xué)管理，逐漸加大對校園網(wǎng)絡(luò)、管理信息化建設(shè)力度。隨著信息化建設(shè)的不斷深入，也產(chǎn)生了諸多問題，如學(xué)校各部門之間的平臺不同、數(shù)據(jù)共享難度大、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等，本文從高校的信息化建設(shè)與規(guī)范化管理兩方面進行了分析。

[關(guān)鍵詞]高校；信息化；規(guī)范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.101

[中圖分類號]G647 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

0 引 言

隨著各大高校對校內(nèi)教學(xué)管理工作越來越重視，信息化建設(shè)已成為高校發(fā)展的重要組成部分。就現(xiàn)今國內(nèi)高校信息化發(fā)展的趨勢來看，部分高校在信息化建設(shè)方面仍存在很多問題，將信息化建設(shè)與規(guī)范化管理結(jié)合起來，以現(xiàn)代化的管理手段進行管理教學(xué)，借以提升教學(xué)質(zhì)量，促進教學(xué)管理工作不斷發(fā)展才是未來的發(fā)展方向。

1 高校信息化建設(shè)與規(guī)范化管理的基本內(nèi)涵

在素質(zhì)教育的影響下，學(xué)生的總體素質(zhì)不斷提高，符合高校招生要求的學(xué)生人數(shù)逐年增長。學(xué)生數(shù)量的增加對高校的信息化建設(shè)與學(xué)校管理提出了更高的要求，信息化建設(shè)如何加快發(fā)展，如何進行規(guī)范化管理成為當(dāng)下高校急需解決的問題。信息化建設(shè)的原意是指商業(yè)品牌利用隨科技發(fā)展不斷更新的信息技術(shù)，對自身品牌進行管理的方法與過程。高校信息化建設(shè)指利用現(xiàn)代的技術(shù)手段更好地輔助學(xué)校進行工作管理。規(guī)范化管理原本是企業(yè)針對其發(fā)展不斷總結(jié)完善的高效管理方式，其主要體現(xiàn)在各種制度與條例方面。在發(fā)展形勢不斷變化的今天，將公司的章程與近期發(fā)展需求進行合并統(tǒng)一，并制定相關(guān)的工作制度與條例，讓管理者可以高效地進行管理，促進公司產(chǎn)能最大化，效率最大化。高校教職工的管理與公司職員管理有共同之處，將規(guī)范化管理運用到高校管理中，實現(xiàn)教育教學(xué)規(guī)律、人才培養(yǎng)計劃和教學(xué)管理的高效運轉(zhuǎn)。用條例和制度去規(guī)范教學(xué)管理工作，加強管理工作的科學(xué)性和可操作性。改革現(xiàn)有的、落后的管理制度與管理方式，進行高效、有序的教學(xué)管理。

2 高校管理建設(shè)中信息化與規(guī)范化的關(guān)系

高校管理建設(shè)應(yīng)采用信息化建設(shè)為輔、管理規(guī)范化為主的方式進行管理。信息化建設(shè)與管理規(guī)范化相輔相成，合理利用信息化將能夠更好地促進管理規(guī)范化，進而減少信息化建設(shè)的阻力。隨著高校擴大招生，學(xué)生信息量激增，處理信息過程復(fù)雜。在此條件下，高校投入大量資金引進先進的技術(shù)，對現(xiàn)有的硬件設(shè)備進行更換，對相應(yīng)的軟件進行升級，并購進成熟的管理系統(tǒng)，如教學(xué)管理系統(tǒng)和宿舍信息管理系統(tǒng)等，并對這些系統(tǒng)進行改進，以適應(yīng)學(xué)校需求。學(xué)校投入資金量大，但往往現(xiàn)實成果達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)。學(xué)校所購買或開發(fā)的管理系統(tǒng)現(xiàn)今有兩方面問題需要解決。一方面，管理系統(tǒng)有缺陷，直接購買的系統(tǒng)與學(xué)校具體狀況不匹配，需要進行再次開發(fā)改造。但由于缺乏相應(yīng)的高水平技術(shù)人員，在改造系統(tǒng)時遇到的問題無法完美解決，總會留下各種缺陷，當(dāng)缺陷數(shù)量較多時便會導(dǎo)致使用過程受限制。另一方面，使用系統(tǒng)進行管理的工作人員對系統(tǒng)不熟悉，出現(xiàn)各種問題后還需開發(fā)改造的人員進行處理，從而會降低工作效率，無法在規(guī)定的時間內(nèi)完成目標(biāo)。管理規(guī)范化，可以有效地解決這種問題。實現(xiàn)系統(tǒng)、教學(xué)、管理三方面完美融合，以科學(xué)的、規(guī)范化的教學(xué)管理理念創(chuàng)建高效的問題反饋處理機制，正確地處理信息化與教學(xué)管理之間的關(guān)系。信息化建設(shè)是為教學(xué)服務(wù)的，最終目的是提高教學(xué)管理效果、優(yōu)化教學(xué)管理流程。而規(guī)范化管理是信息化建設(shè)的保障，只有管理層次條理清晰，才能快速推進信息化建設(shè)。

3 高校信息化建設(shè)和規(guī)范化管理存在的問題

3.1 各部門之間使用平臺不統(tǒng)一，信息共享難度大

在進行信息化建設(shè)時，由于學(xué)校各部門之間缺乏溝通，領(lǐng)導(dǎo)之間觀念不同，導(dǎo)致各部門之間使用的管理系統(tǒng)不同，從而不利于各部門之間進行信息共享。同時，各部門之間責(zé)任界限不清晰，出現(xiàn)問題后各部門間相互推脫，難以追究責(zé)任。多個管理系統(tǒng)并存，造成管理資源浪費，浪費大量的人力、物力。不同系統(tǒng)間信息難以統(tǒng)一，采集信息的成本會更高。新生入學(xué)時，安排宿舍、制作校園卡，部分高校還設(shè)置有門禁，這些方面都需要使用學(xué)生信息，但這三個方面隸屬不同部門，由于使用的系統(tǒng)不統(tǒng)一，導(dǎo)致學(xué)生信息難以轉(zhuǎn)接。一方數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題后，需要重新收集制作相應(yīng)信息，若能夠使用統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，可以從另外兩個部門拷貝信息，從而能夠節(jié)約人力、物力。追究其根本原因，高校各部門在信息化建設(shè)時，大部分是根據(jù)各部門的工作性質(zhì)購買相應(yīng)的系統(tǒng)，造成系統(tǒng)局限性較大。在后期進行系統(tǒng)改造時，更是為了方便本部門工作進行改造，進而再次加深了系統(tǒng)的局限性。由于系統(tǒng)平臺不一樣，數(shù)據(jù)儲存也不一樣，在其他部門需要使用數(shù)據(jù)時，因數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同、信息儲存方式不標(biāo)準(zhǔn)，無法進行數(shù)據(jù)遷移

3.2 教學(xué)管理系統(tǒng)的使用開放程度低，缺乏必要的反饋機制

各部門系統(tǒng)經(jīng)后期改造后更適合該部門進行工作，但從另一方面考慮，不能夠滿足非管理人員的需求，教師與學(xué)生無法使用該系統(tǒng)。教師部分功能無法實現(xiàn)，需要向相關(guān)管理部門反映，然后該部門工作人員再進行處理，增加了工作的復(fù)雜程度，從而會浪費時間，同時增加了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。該缺陷最直觀的表現(xiàn)是，教師自己無法打印班級花名冊，無法進行調(diào)課、停課操作，最后所有的工作全部要由管理部門來完成。若在改造系統(tǒng)時充分認(rèn)識到反饋機制的重要性，將教學(xué)工作與管理系統(tǒng)設(shè)計改造相結(jié)合，擴大系統(tǒng)的使用面，完善健全反饋機制，能夠有效提高教職工的工作效率。

3.3 工作人員的能力不足

熟悉管理系統(tǒng)中各項功能如何運用，將能在一定程度上提高工作效率。大部分工作人員還停留在管理系統(tǒng)基本操作層面，只能進行基本的操作，稍微涉及系統(tǒng)開發(fā)改造問題便無從下手，遇到問題難以解決。隨著信息化建設(shè)的逐漸深入，作為教學(xué)工作的管理者，要足夠了解管理系統(tǒng)，根據(jù)不同問題找到解決的方法，并善于利用新技術(shù)去分析解決問題。

4 高校信息化建設(shè)和規(guī)范化管理的主要方式和途徑

4.1 建立相關(guān)制度

結(jié)合企業(yè)規(guī)范化管理模式，高校要建立完善相關(guān)的管理制度與條例，以規(guī)范化的、嚴(yán)密的、適應(yīng)性強的規(guī)章制度來約束工作人員，督促工作人員加強自主學(xué)習(xí)，不斷提升教學(xué)管理工作的質(zhì)量，以便更好地適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。在教學(xué)管理方面，高校要以制度條例實現(xiàn)管理的程序化，使教師與學(xué)生的反饋能夠得到及時回應(yīng)，進而提高工作效率，促進信息化建設(shè)順利進行。

4.2 整合資源，對教學(xué)管理系統(tǒng)發(fā)展進行規(guī)劃設(shè)計

教學(xué)管理系統(tǒng)聯(lián)系著學(xué)校內(nèi)各個組織結(jié)構(gòu)，教學(xué)管理系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)影響著全校工作人員的工作效率。高校應(yīng)結(jié)合教學(xué)管理系統(tǒng)的特點與高校本身的現(xiàn)實狀況，將資源進行整合，統(tǒng)一進行未來發(fā)展規(guī)劃設(shè)計。在進行規(guī)劃時，高校可以借鑒國內(nèi)外高校管理系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)過程，結(jié)合本校管理系統(tǒng)發(fā)展遇到的困難，制定適合本教育管理系統(tǒng)的發(fā)展路線。

4.3 規(guī)范信息數(shù)據(jù)，盡最大可能使用統(tǒng)一的管理平臺

各部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫都是根據(jù)學(xué)校統(tǒng)計的報表建立的，在對信息進行編碼時較為隨意，造成數(shù)據(jù)編碼不標(biāo)準(zhǔn)，共享數(shù)據(jù)難度大。同一個數(shù)據(jù)在使用時，經(jīng)多個部門多次輸入，并在不同平臺保存。在條件允許的狀況下，高校可以對各部門的系統(tǒng)進行整合，研發(fā)或直接定做適合各部門發(fā)展的大型數(shù)據(jù)平臺。在新定做大型數(shù)據(jù)平臺時，高校要將信息資源整合進行統(tǒng)籌規(guī)劃，對各部門之間信息的采集、儲存、編碼規(guī)范化，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，使各部門可以共享數(shù)據(jù)庫中的資源。

4.4 規(guī)范信息化設(shè)備

在信息化建設(shè)時，部分高校在采購設(shè)備時都是選擇新型高檔的設(shè)備。當(dāng)今科學(xué)技術(shù)更新越來越快，與信息化相關(guān)的技術(shù)設(shè)備更新速度也在逐漸加快，高校在選擇設(shè)備時，要選用適合現(xiàn)今學(xué)校發(fā)展?fàn)顩r的設(shè)備。在軟件方面，不論是開發(fā)管理軟件還是直接購買軟件都應(yīng)以花費適中、實際應(yīng)用水平高和符合發(fā)展?fàn)顩r為主。

5 結(jié) 語

高校信息化建設(shè)經(jīng)歷了多年的發(fā)展得到了明顯提升，但也隨之產(chǎn)生了很多問題，如各部門之間使用系統(tǒng)不統(tǒng)一、信息共享難度大等。同時，教學(xué)管理系統(tǒng)的使用也存在開放程度低、缺乏必要的反饋機制、工作人員能力不足等問題。在進行信息化建設(shè)時，高校應(yīng)注意與規(guī)范化管理同時進行，以優(yōu)質(zhì)的管理輔助信息化建設(shè)的發(fā)展。此外，在信息化建設(shè)方面，高校應(yīng)完善各種相關(guān)制度，在規(guī)范化管理方面，對教學(xué)管理系統(tǒng)發(fā)展進行規(guī)劃設(shè)計，規(guī)范信息數(shù)據(jù)、信息化設(shè)備，盡最大可能使用統(tǒng)一管理平臺等。

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