淺析新形勢下職業院校人事檔案管理的發展

劉潔

[摘 要]在知識經濟蓬勃發展的背景下，我國的教育事業也呈現出了良好的發展態勢。高等職業院校承擔著為社會各行各業培養職業人才的艱巨任務。在人才競爭形勢日趨激烈的背景下，職業院校的人事檔案管理工作也變得日益復雜，并成為職業院校日常工作的重要組成部分。本文主要圍繞新形勢下職業院校人事檔案管理工作的相關內容進行研究，分析當前職業院校人事檔案管理過程中存在的問題，探討優化職業院校人事檔案管理工作的具體策略。

[關鍵詞]新形勢；職業院校；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.080

[中圖分類號]G717；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

人事檔案管理工作是職業院校日常管理的重要組成部分，但在信息技術快速進步和互聯網普及的時代背景下，部分職業院校的人事檔案管理工作還同時代的客觀需求存在很大差距，并且在現代信息技術利用方面也存在一些明顯的不足之處。因而，加強職業院校人事檔案管理工作的意義重大，應給予高度重視，以努力提升人事檔案管理工作的層次和水平。

1 職業院校人事檔案管理過程中存在的問題

1.1 檔案管理單位對人事檔案管理工作重視不足

從人事檔案管理工作本身來看，工作內容主要涉及檔案收集、檔案整理、保管維護和檔案借閱等幾個重點內容，但國內很多高職院校普遍存在對人事檔案管理工作不夠重視的情況。很多單位普遍認為人人都能勝任檔案管理工作，但事實并非如此，不能簡單地認為人事檔案管理就是對人事檔案進行簡單地保管。

1.2 檔案管理人員的業務素質有待進一步提升

目前，我國部分職業院校雖然已經開始著手聘請一些專業的人事檔案管理人員進行檔案的分類、收集以及歸檔等相關的日常工作，但需要密切關注的是，這些受聘人員有的并不是科班出身，更為重要的是一些工作人員并沒有接受過系統化的業務培訓，因而欠缺管理人事檔案方面的專業技能。同時，現代化的人事檔案管理技術也對檔案管理人員提出了新的要求。如此一來，職業院校檔案管理工作人員業務素質的高低在某種程度上直接影響了職業院校的檔案管理水平。

1.3 沒有充分發揮人事檔案的價值

目前，在中央明確提出從嚴管理干部人事檔案的新形勢下，很多單位也開始認識到人事檔案管理工作的重要性，將人事檔案工作提高到了一個新的高度。職業院校的人事檔案同其他行業的人事檔案類似，通常都被視為單純地為政治審查之類的官方行為服務的，很多檔案依然停留在《干部檔案工作條例》規定的10項內容階段，導致很多檔案僅僅服務于單一的組織、管理部門。一些能夠反映教職工業績變化和個人能力素質的各類證書和證明材料則相對較少，且一些能夠反映教職工同院校間關系變動的各種勞動合同、聘書合同、合作協議也沒有得到及時保存，由于人們對檔案管理服務范圍的認知缺失，從而不能充分發揮人事檔案的價值。

1.4 檔案管理人員的流動性較大

目前，國內很多職業院校通常都是從中等專科學校升格改制而來，因此在這一類型的學校中普遍存在在編人員編制緊張的情況，并且，大多都是根據實際工作進行崗位調動，從而會出現檔案管理人員流動大的問題。同時，還有一些院校會將人事檔案管理工作視為無關緊要的工作，從而不能很好地調動人事檔案管理人員的工作積極性，很多人對檔案管理也抱著敷衍了事的心態。同時，由于這一部分工作人員身兼數職，從而沒有太多富余的時間，也沒有像專職的檔案人員那樣接受過系統、專業的業務培訓，從而就導致在工作中普遍存在檔案專業知識不完備的情況，從而給人事檔案管理工作的系統性、標準化帶來了極大的挑戰。

2 提升職業院校人事檔案管理工作的具體對策

2.1 健全職業院校的人事檔案管理制度

就職業院校的人事檔案工作來看，其具有專業性強、繁雜程度高等特點，因而對機密等級及保管要求也相對較高。相應地，職業院校要想建立同實際工作相符的人事檔案管理制度，就應從基礎開始逐步完善檔案收集、檔案管理、檔案保管和檔案鑒定等工作，并制定相關的工作制度，如檔案轉遞制度、檔案安全保密制度以及檔案庫房管理等制度。同時，職業院校還應制訂人事檔案的綜合管理方案、部門工作規范以及檔案管理工作人員的責任制，同時健全人事檔案的責任追究制度和工作管理制度，嚴格簽批手續，做到轉出、轉入、檔案借閱和檔案查閱都要有登記。同時，職業院校還應提供準確、有效的人事檔案保管制度，使相關的人事檔案管理工作趨于規范化、制度化和標準化。

2.2 提高人力資源的創新意識

就目前來看，我國部分職業院校的檔案管理工作人員普遍存在素質和能力參差不齊的情況，為了充分發揮檔案管理的作用，應加大人事檔案管理人員的培訓力度，提升人事檔案管理人員的素養。同時，職業院校還應采取多元化的激勵措施，充分挖掘檔案管理人員的潛能，從而充分提高工作人員的創新意識，不僅能有效提升檔案管理人員的工作效率，而且還有利于培養團隊合作精神。

2.3 加強信息化建設，進行資源的合理共享

由于人事檔案管理工作具有檔案集中管理和人事檔案利用者分散工作的特點，在保證遵守檔案利用權限管理、確保專人查檔的前提下，傳統的紙質檔案查閱通常要花費很長的時間。在信息化的背景下，加強信息化建設，對人事檔案進行資源共享建設，是人事檔案管理工作的一個重要途徑。第一，在確保信息服務載體安全的前提下，職業院校可以利用通過專業軟件對人事檔案材料信息進行采集、分類處理，形成一套電子版的人事檔案。第二，對人事檔案中的材料信息進行加密，并分層授予權限進行微機查詢，從而工作人員可以足不出戶，在不翻閱原版紙質檔案的情況下，順利完成信息查詢工作。第三，共享人事檔案信息資源，為各單位的組織、人事等各相關部門，在人員隊伍建設、職工隊伍結構狀況查詢、統計分析等方面提供科學依據，從而保證工作的時效性、準確性和保密性。

2.4 配備專業的人事檔案工作人員

針對當前部分職業院校人事檔案管理人員流動性大、人員配備不足的情況，配備專業的人事檔案工作人員勢在必行。在人員配置的實際過程中，職業院校應結合院校人事檔案管理工作的實際情況，確保人員配備的充足性和有效性，并對人事檔案管理人員進行定期考核。此外，職業院校還應在日常工作中提升人事檔案工作的業務能力，對檔案管理人員進行系統的專業培訓。

2.5 加強宣傳，營造良好的工作氛圍

要想切實做好人事資源管理工作，職業院校還應加大人事檔案管理工作宣傳，營造良好的工作氛圍。第一，職業院校可借助多種方式開展人事檔案宣傳工作，例如，編寫一些通俗易懂的有關檔案基本知識的宣傳手冊，將其分發給教職工和相關職能部門的工作人員，通過這種方式讓其了解人事檔案工作的具體流程以及具體要求，提高其對人事檔案管理工作的重視程度。第二，相關部門要及時進行溝通、交流，提出專業的歸檔建議及要求，為豐富、完善人事檔案收集甄別工作奠定堅實的基礎。這樣一來，人事檔案的管理人員就處在一個輕松、和諧的工作氛圍中了，每一個教職工都以輕松的姿態參與人事檔案管理工作，并自覺地進行檔案材料的收集、整理工作，提高材料填寫的規范性，并適時對材料進行整理和歸檔。此外，職業院校還可以通過建設網站的形式普及和宣傳人事檔案管理的相關知識，進而確保人事檔案管理工作實現可持續發展。

3 結 語

職業院校的人事檔案管理工作屬于基礎工作。要想使人事檔案管理工作能夠更好地順應時代發展的新形勢，職業院校就應將這項工作融入教育改革的大局中，使其能夠在教育、教學、科研以及建設等諸多方面充分發揮作用，并最終促進檔案工作的標準化、規范化、自動化和網絡化。同時，職業院校還應樹立創新意識，緊跟時代發展的步伐，不斷開創職業院校人事檔案管理事業的嶄新局面。

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