企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及其改善策略

賴淑華

[摘 要]基于檔案管理工作來(lái)講，檔案的保存管理相對(duì)較為容易，但是在檔案管理利用中則存在一定難度，因此在企業(yè)檔案管理中，除了要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理人才，以及加強(qiáng)檔案管理工作中的細(xì)節(jié)管理。本文基于信息化社會(huì)的發(fā)展背景，首先分析企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出了針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；檔案信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.076

[中圖分類(lèi)號(hào)]G276 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）08-0-02

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的種類(lèi)及數(shù)量也在不斷增多，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。我國(guó)在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，經(jīng)濟(jì)體制已經(jīng)由原本的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)體制。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下也加快了變革步伐，使運(yùn)營(yíng)和生產(chǎn)也開(kāi)始進(jìn)入新的發(fā)展階段。檔案管理工作是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，在信息技術(shù)的帶動(dòng)下也進(jìn)行了一定程度的創(chuàng)新改革，但在發(fā)展的過(guò)程中仍然存在諸多問(wèn)題。由此本文針對(duì)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)一步探索了檔案管理工作的改進(jìn)策略，以期能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供參考依據(jù)。

1 企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)問(wèn)題

近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，傳統(tǒng)檔案管理工作主要采用人工管理方法，但在企業(yè)對(duì)檔案信息需求逐步提升的背景下，檔案管理工作也出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，引發(fā)了實(shí)際工作中的諸多矛盾。企業(yè)檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，在企業(yè)開(kāi)展檔案信息化管理的過(guò)程中，對(duì)于基礎(chǔ)性檔案信息的管理方面，數(shù)字化管理水平亟待加強(qiáng)，且在信息系統(tǒng)中存在大量的存量類(lèi)數(shù)據(jù)，并沒(méi)有實(shí)施統(tǒng)一化信息管理。第二，在檔案管理工作的開(kāi)展中，管理層對(duì)于企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也存在諸多的不統(tǒng)一，經(jīng)常出現(xiàn)朝令夕改的情況，最終導(dǎo)致信息化管理工作的重復(fù)性建設(shè)，在管理過(guò)程中也沒(méi)有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致無(wú)法有效利用相關(guān)信息，從而會(huì)影響檔案信息管理質(zhì)量。第三，檔案信息管理系統(tǒng)存在重復(fù)性建設(shè)問(wèn)題，在管理工作開(kāi)展中經(jīng)常更換，在管理工作人員還沒(méi)有適應(yīng)一個(gè)數(shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)，又采用了另一個(gè)信息化管理系統(tǒng)，導(dǎo)致基礎(chǔ)管理資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

1.2 檔案信息無(wú)法有效利用，過(guò)于被動(dòng)

在企業(yè)檔案信息化管理的過(guò)程中，檔案信息資源需求較大，在應(yīng)用中仍然過(guò)于被動(dòng)，無(wú)法有效融合利用，也無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展中對(duì)于信息的需求。在檔案信息的應(yīng)用中，只是被動(dòng)地完成信息利用，以及被動(dòng)地接受信息化變革，并沒(méi)有根據(jù)企業(yè)的實(shí)際開(kāi)展相應(yīng)工作。部分開(kāi)展檔案管理工作的工作人員，雖然對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作有一定的認(rèn)知，但是在實(shí)際工作往往力不從心，過(guò)于被動(dòng)。檔案管理工作的開(kāi)展相對(duì)較為封閉，且管理工作人員的服務(wù)管理認(rèn)知也較為薄弱，無(wú)法有效利用整體的檔案信息，同時(shí)在檔案信息管理中查詢信息及相關(guān)信息的利用方式過(guò)于單一，在很大程度制約了檔案管理工作的開(kāi)展，影響信息的有效利用率。再加上基層的檔案信息管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)化的管理技術(shù)，無(wú)法有效利用檔案管理系統(tǒng)完成信息實(shí)時(shí)錄入以及共享相關(guān)信息資源，導(dǎo)致企業(yè)檔案工作者每天都在利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，被動(dòng)地接收相關(guān)信息，但是仍無(wú)法有效滿足企業(yè)的信息需求，也無(wú)法改變企業(yè)檔案管理的困窘局面。

2 解決企業(yè)檔案管理問(wèn)題的策略

2.1 實(shí)施檔案管理變革

企業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，需要不斷提升自身的工作能力，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理工作與其他工作之間的相互協(xié)調(diào)，綜合考慮工作服務(wù)對(duì)象的基本特點(diǎn)，依照企業(yè)實(shí)際工作的開(kāi)展情況，不斷實(shí)施業(yè)務(wù)升級(jí)，并積極進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)流程重組。同時(shí)，企業(yè)要重新梳理檔案管理相關(guān)流程，及時(shí)變革相關(guān)工作模式，明確檔案管理工作的局限性，掃除企業(yè)實(shí)施檔案信息化管理過(guò)程中的制度性障礙。企業(yè)檔案管理變革應(yīng)該從以下幾方面著手。

第一，構(gòu)建同步的檔案信息化管理系統(tǒng)，順應(yīng)企業(yè)的信息化發(fā)展目標(biāo)，將檔案信息化系統(tǒng)與其他信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息管理一致。第二，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，將存入檔案管理信息系統(tǒng)中的相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，將其生成新的圖案、文本等多種格式的文件，從而長(zhǎng)期存儲(chǔ)在檔案工作服務(wù)管理磁盤(pán)上。第三，對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性、科學(xué)化管理，形成較為統(tǒng)一化的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，確保信息管理制度的規(guī)范性。第四，借助網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)平臺(tái)，為企業(yè)開(kāi)展工作和數(shù)據(jù)挖掘，構(gòu)建相應(yīng)的資源信息數(shù)據(jù)資源庫(kù)，并借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提升整體的信息有效率。第五，借助信息化管理系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理工作，減少不必要的人員、精力、時(shí)間以及資金投入，通過(guò)培訓(xùn)提高檔案工作管理者的整體能力。第六，在開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、智能化管理、遠(yuǎn)程化服務(wù)以及普遍化利用，從而有效突破檔案信息管理工作中的諸多問(wèn)題，借助多方面信息服務(wù)途徑，提高整體信息的利用成效。第七，加強(qiáng)電子檔案的安全性。在信息環(huán)境中創(chuàng)建信息檔案管理系統(tǒng)，首先就要加強(qiáng)安全性，這是最基礎(chǔ)也是最重要的。其一，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全性，保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是安全的；其二，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息內(nèi)容進(jìn)行加密，并且對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管，保障信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和安全性；其三，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行備份，保障檔案是完善且安全的，另外還要對(duì)檔案的調(diào)取全過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并且對(duì)其進(jìn)行跟蹤記錄，便于日后檢查；其四，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，使檔案管理人員了解檔案的重要性，保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息不被盜用及泄露，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全體系。

2.2 重新定位檔案管理工作

在企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作中，在長(zhǎng)期發(fā)展進(jìn)程中都是采用封閉性檔案庫(kù)房，從而導(dǎo)致檔案管理工作較為被動(dòng)，無(wú)法有效地與信息利用者進(jìn)行溝通。信息化管理使當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作發(fā)生了明顯變化，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，管理工作人員應(yīng)當(dāng)重新定位檔案管理工作，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，積極轉(zhuǎn)變自身的思維方式，實(shí)時(shí)、多角度、全方位、系統(tǒng)化地開(kāi)展檔案管理工作。

2.3 統(tǒng)一檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)管理，使檔案管理變?yōu)橐粋€(gè)信息傳輸中心，對(duì)每一份檔案的管理不再是傳統(tǒng)的以案卷為單位進(jìn)行管理，而是以每份為單位進(jìn)行管理。所以企業(yè)有必要利用信息技術(shù)創(chuàng)建科學(xué)、合理的電子檔案管理制度，并且統(tǒng)一檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案保管的價(jià)值最大化，使查找檔案及閱讀檔案更加方便、快捷、完整。第一，統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式結(jié)構(gòu)、檔案著錄格式。創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)，使所有檔案的運(yùn)作都根據(jù)此系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)作，每一份檔案都要經(jīng)過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行控制、查閱、傳遞和歸檔，對(duì)檔案進(jìn)行全程跟蹤。第二，運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)建統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。檔案管理工作人員可以利用信息技術(shù)將檔案信息輸入系統(tǒng)中，每產(chǎn)生一份文件，都要經(jīng)過(guò)一系列的過(guò)程對(duì)其進(jìn)行著錄，使每個(gè)環(huán)節(jié)都可以根據(jù)流程正常開(kāi)展，從而創(chuàng)建一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。

2.4 重視檔案管理工作人才培養(yǎng)

在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視培養(yǎng)檔案管理人才，重視工作人員的技能培養(yǎng)。首先，企業(yè)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，也可以聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士開(kāi)展講座，使他們了解檔案管理的具體流程和需要注意的問(wèn)題，從而能夠有效減少工作中的失誤。其次，企業(yè)要將優(yōu)秀的工作人員送出去進(jìn)行培訓(xùn)，使他們學(xué)到最新的檔案管理技能，從而不斷提高檔案管理水平。最后，企業(yè)在招聘時(shí)要注重招聘那些擁有計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才，從而有利于開(kāi)展檔案信息化管理工作。

2.5 構(gòu)建人才激勵(lì)機(jī)制

企業(yè)還應(yīng)該針對(duì)檔案人員構(gòu)建相應(yīng)的人才激勵(lì)機(jī)制，完善工作管理人員的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，適當(dāng)引進(jìn)針對(duì)性的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，不斷激發(fā)工作人員在開(kāi)展工作過(guò)程中的創(chuàng)造力。同時(shí)，企業(yè)在構(gòu)建人才激勵(lì)機(jī)制的過(guò)程中，要不斷將相關(guān)管理指標(biāo)納入企業(yè)檔案管理人才測(cè)評(píng)的考核指標(biāo)中。

3 結(jié) 語(yǔ)

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在發(fā)展中開(kāi)始重視檔案管理工作，并將檔案管理信息化提上日程。由此本文針對(duì)企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題展開(kāi)分析，并提出了針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)開(kāi)展檔案管理工作提供借鑒。

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