淺析紙質檔案與電子檔案并存

馬迪

摘要：現代社會隨著科技進步及管理手段、設備的創新出現了電子檔案，紙質檔案不再一枝獨秀。電子檔案以其效率高、存儲量大等優點而被人們廣泛使用。本文對紙質檔案與電子檔案之間的區別、特點進行分析，進行對兩者共存的管理方法進行探討，使得能夠共同效力于人們的工作和生活。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；并存

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人直接參與社會實踐，已經保持了各種形式的活動，形成的歷史價值記錄。檔案是人們有意識保存下來的社會實踐的文件，它是人類記憶的基礎，連接人類社會的發展。隨著信息時代互聯網技術的發展和電腦、手機等電子設備的普遍應用，人們生活、工作的方方面面也隨之發生了巨大改變。電子檔案也悄然興起并且以其高效率、少空間、易共享、多樣性等特點越來越受到檔案管理工作者的青睞。有人甚至預言，在電子檔案興起的今天，紙質檔案將被電子檔案所取代，未來的檔案世界將會是電子檔案的天下。

一、紙質檔案與電子檔案的區別

紙質檔案是以紙張為信息記錄載體的檔案。電子檔案主要是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等材料為載體的，具有原始記錄性和保存僧人的文字、圖像等電子文件資料。

1、記錄載體的區別

紙質檔案是手工用筆、紙張等手段書寫、復制和制作的，其記錄載體是紙張。紙質檔案以具體形態存在，人們可以直接拿來閱讀、使用。電子檔案的記錄、制作、處理、閱讀和傳輸都以電子計算機等設備、網絡和相關軟件為手段，以光盤、硬盤等為載體，以二進制的數字編碼抽象形態存在，需要借助計算機將數字編碼轉化、還原為文字、圖像，人們才可以查閱。

2、存儲容量的區別

傳統的紙質檔案以目前常用的A4紙為例，紙張面積為29.8cmX21cm，有效存儲量面積較小。而電子檔案的存儲空間，以日常生活和工作中常用的光盤為例，一張光盤的存儲量可達到400MB～600MB，可存放35萬A4打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息，這就相當于把一個滿滿檔案柜里的檔案資料壓縮存放在一張光盤上。

3、耐久性的區別

美國國家檔案局數十位專家對磁性材料、光盤、電子文檔、紙張、膠片等五種常用介質進行研究，紙張和膠片是最適宜檔案文獻的長期保存。纖維素是紙張的主要制成材料，具有較強的耐久性，只要能夠有效排除高溫、高濕等環境條件，紙質檔案的壽命可延長到上百年甚至更久。隨著科技創新，近年研制出檔案專用紙張，為紙張存儲的耐久性提供保障。電子檔案的載體一般多是光盤和硬盤，對環境的溫濕度、防磁性、抗破壞、抗病毒等條件要求很高，且壽命一般不超過20年，載體脆弱且不穩定，這無疑與檔案的作用產生矛盾。

4、可更改性的區別

紙質檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，我們可以通過或提供檔案原件，或提供檔案副本或復制品，或提供檔案信息加工品等來滿足不同的檔案用戶的需要。而電子檔案的不安全性和資源的共享性，可以運用計算機的限讀功能及反刪改、反復制、反銷毀功能，向使用者提供所需檔案信息的復制磁盤、光盤等。

5、信息唯一性的區別

紙質檔案具有唯一性和原始性，紙質檔案可作為憑證使用，人們常常通過對字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料進行分析進而對其原始性加以判斷。與紙質檔案相比較，電子檔案的原始性不易判斷和確認，完全沒有“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，并且具有信息共享性。

二、紙質檔案與電子檔案的特點

紙質檔案具有穩定性高，不會被感染病毒，保留手寫原稿，可信度高，被篡改可能性小等特點。

電子檔案不再是直觀的紙質文件，需要借助現代辦公設備才能查閱利用。電子檔案具有打破了利用者人數的限制、打破了紙質檔案“固定場所”的限制、打破了“利用時間”的限制、利用方式多樣性、經濟環保性、便于傳輸性，在使用過程中易被修改和被破壞，對設備具有依賴性等特點。

三、紙質檔案與電子檔案的并存

目前已經形成了電子檔案與紙質檔案并存的局面，電子檔案和紙質檔案的并存管理，對檔案界來說是一個新的課題。

紙質檔案與電子檔案并存是指既要保存紙質檔案，又要保存電子檔案。繼續以紙張作為載體保持文件的原始性、憑證性以及權威性。將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并打印成紙質檔案以便長時間保存。把一些在互聯網上已經公開的紙質檔案轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。紙質檔案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經濟的發展發揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。

做好紙質檔案和電子檔案管理工作，不僅可以達到檔案作息最大限度的利用，同時又能使這些資源得到最安全和最有效的保護。就目前發展的趨勢來看，紙質檔案和電子檔案的共存時代已經來臨，隨著檔案管理工作的逐漸深入，將會有更多的技術和方法產生，同時對紙質檔案和電子檔案的共同期管理探究也將會成為一個熱點話題。

信息時代下的紙質檔案與電子檔案并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發揮自己的長處，避免自己的短處，實現更好的管理。電子檔案由于會受到信息技術、計算機技術等因素的影響，安全性無法得到確切的保證上，因而雖然紙質檔案作為重要的備份形式加以保存。但是在當今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙、合理的利用兩種文件的特點實現優勢互補的管理。

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