精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

李鑫

摘 要：科學(xué)合理的檔案管理不僅能夠提高醫(yī)院的管理效率，而且能促進醫(yī)院其他工作的有序開展。隨著醫(yī)院對檔案管理重視程度的加深，一些新的管理理念也逐步在醫(yī)院得到推廣和應(yīng)用。因此，本文通過分析醫(yī)院檔案管理存在的主要問題，并將精細化管理理念應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，希望能夠全面提高醫(yī)院的檔案管理水平，最終促進醫(yī)院的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；精細化管理；醫(yī)院檔案

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院工作的重要組成部分，醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事治療、病例分析、醫(yī)學(xué)研究、預(yù)防保健等工作中所記錄并形成的具有重要價值的各種圖像、文字、聲像等形式的歷史資料，它更是醫(yī)院開展好各項工作的前提和基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院檔案管理工作的順利開展具有重要的作用。目前，隨著醫(yī)學(xué)的快速發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作也得到了很大的進步和完善，但在管理中，仍然存在著管理理念落后、管理制度不完善、專業(yè)人才缺失等諸多問題。所以，本文在深入分析醫(yī)院檔案管理的重要作用基礎(chǔ)上，將精細化管理引入檔案管理，并將精細化管理的理念和方法等應(yīng)用到醫(yī)院具體的檔案管理中，希望以此來提高醫(yī)院的檔案管理工作，從而為醫(yī)院開展好各項工作打下良好的基礎(chǔ)。

1 精細化管理的深刻內(nèi)涵

精細化管理就是指在日常的工作中通過使用科學(xué)合理的管理模式、管理方法將工作中的任何一個環(huán)節(jié)都要做到精細準確、科學(xué)管理、規(guī)范精確，從而提高工作的整體效率，最終達到完美的效果。精細化管理是一種工作理念，它要求在工作中不僅要做到精細操作，更要求人們在工作中要時刻嚴格要求自己，養(yǎng)成精細工作的良好習(xí)慣，并做到持續(xù)改進，在不斷創(chuàng)新中，充分發(fā)揮精細化管理的作用。

醫(yī)院的檔案管理工作本身涉及的工作流程和工作內(nèi)容就比較繁多，醫(yī)院在檔案管理中推行精細化管理，不僅可以創(chuàng)建學(xué)習(xí)型醫(yī)院，建立規(guī)范先進的工作流程，推動醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展，更能改變過去粗放式的管理現(xiàn)象，從而形成追求精細、力求完美以及持續(xù)改進的良好作風(fēng)。這不僅能促進醫(yī)院員工的進步，更能提高醫(yī)院的服務(wù)水平。

2 醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

隨著醫(yī)院的進步和發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院也越來越走向成熟和規(guī)范，醫(yī)院的檔案工作也越來越受到人們的重視，但是，很多醫(yī)院仍然將醫(yī)療水平、科研研究等作為重點，并不重視醫(yī)學(xué)檔案的管理工作，所以，目前很多醫(yī)院的檔案管理工作并不規(guī)范和完善，主要存在以下主要問題：

2.1醫(yī)院的檔案管理意識不強

在一些醫(yī)院當(dāng)中，從事檔案管理的很多人并不重視檔案工作，他們更意識不到檔案管理工作的重要性，他們認為檔案工作只不過是對已經(jīng)發(fā)生的事件的一種記錄，檔案放在那里一般用不著，對其他工作的開展意義不大，從而造成檔案管理工作效率較低，檔案人員缺乏工作積極性。同時，在一些醫(yī)院中，醫(yī)院對檔案管理的資金投入、硬件設(shè)備等方面都不足，檔案工作難以得到有序的發(fā)展。

2.2 檔案管理規(guī)章制度不夠完善

檔案工作需要進行不斷的收集、整理和歸檔才能形成一套完整的檔案資料，但目前，很多醫(yī)院的檔案管理規(guī)章制度并不健全，各個科室和部門也沒有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)定，很多檔案工作沒有專人負責(zé)，更缺少規(guī)范的檔案收集制度、歸檔管理辦法以及檔案考核機制等完整的制度，所以，檔案的被重視和收集程度并不高，很多醫(yī)院的治療方案和術(shù)后康復(fù)措施與檔案記錄也存在著脫節(jié)現(xiàn)象，從而沒有形成一整套完整的檔案工作流程，難以滿足現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展要求。

2.3 檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊

很多醫(yī)院檔案管理人員的流動性都比較強，檔案人員多是從護理部門、行政部門等轉(zhuǎn)崗的員工，這些員工普遍存在著檔案工作的時間較短，年齡較大，檔案專業(yè)知識較少，學(xué)歷不高等現(xiàn)狀，從而造成醫(yī)院檔案人員在理論水平、專業(yè)知識等方面存在很大差距，這種現(xiàn)狀直接影響了醫(yī)院檔案管理工作的進一步開展，更難以適應(yīng)新形勢下人們對檔案工作的新要求。

2.4 醫(yī)院缺乏對檔案資源的開發(fā)和管理

由于檔案的保管期限較長，很多檔案處于長期或者永久的保管狀態(tài)，檔案管理者只是將檔案作為資料加以保管或封鎖，并不重視檔案的管理和開發(fā)工作，檔案信息的開發(fā)和操作比較單一，形式陳舊，檔案設(shè)備也嚴重陳舊，因此，醫(yī)院常常會忽視對檔案信息資源的開發(fā)工作。

3 精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用措施

當(dāng)前，通過對醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀的了解和分析，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作在具體的收集流程、收集內(nèi)容、整理規(guī)范、歸檔方法等方面還有待提高，因此，醫(yī)院可以針對自身的問題，從提高檔案人員的意識和素質(zhì)、完善檔案管理制度等方面將精細化管理應(yīng)用到具體的工作中。

3.1 提高醫(yī)院人員的檔案管理意識

要做好醫(yī)院檔案的精細化管理工作，首先就要認清檔案管理工作的重要性，時刻牢記檔案管理在全院工作中所發(fā)揮的作用，特別是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)更要解放思想，更新觀念，改變過去對檔案工作的認識，不能將檔案只停留在收集整理和保管的階段，明確樹立全員檔案意識，檔案工作和其他工作要齊頭并進、共同開發(fā)，逐步走向自動開發(fā)檔案信息資源，全力開拓檔案管理的新階段，爭取為醫(yī)院的成長提供可借鑒和參考的有價值的信息資源；其次要樹立檔案工作的動態(tài)觀念。檔案工作是動態(tài)的，發(fā)展變化的，檔案人員要積極工作，主動理清檔案工作內(nèi)容，改變以往“檔案管理就是保管”以及“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，在確保檔案能夠隨時被查閱的基礎(chǔ)工作時，還要持續(xù)開發(fā)檔案的信息資源，發(fā)揮檔案的最大價值。

3.2 規(guī)范檔案管理工作

要做到醫(yī)院檔案的精細化管理，就要規(guī)范和完善檔案工作，這也是開展精細化管理最為重要的一個環(huán)節(jié)。針對目前很多醫(yī)院檔案工作規(guī)范和條例不明確的現(xiàn)狀，醫(yī)院首先要建立并完善相關(guān)的規(guī)章制度，例如《醫(yī)院檔案保管制度》、《醫(yī)院檔案工作保密制度》、《醫(yī)院檔案歸檔流程》等，通過這些制度明確檔案的工作范圍、工作職責(zé)以及歸檔要求等內(nèi)容，從而使各個部門根據(jù)制度整理、收集和規(guī)范各種文件資料；其次，要將檔案工作納入工作績效考核范圍，明確制定《檔案人員績效考核責(zé)任制》，無論是兼職人員還是全職人員，都要將檔案工作納入其績效考核范圍中，實行嚴格的獎懲制度。通過這些制度的實施，可以調(diào)動檔案人員工作的積極性，幫助他們重新認識檔案工作，從而促進醫(yī)院的長遠發(fā)展。

3.3 提高檔案人員的整體素質(zhì)

醫(yī)院的檔案工作要想做到精細化管理，就要提高檔案人員的整體素質(zhì)。一方面醫(yī)院可以通過培訓(xùn)、專家講座等形式來豐富檔案人員的知識，開闊他們的眼界，幫助檔案人員重新認識檔案管理工作；另一方面，醫(yī)院要鼓勵檔案人員加強學(xué)習(xí)，通過不定期檢查和考核的方式，督促他們堅持學(xué)習(xí)，積極開展自查工作，從而幫助檔案人員更深入的了解檔案工作流程、工作要點等內(nèi)容，特別是要加強對他們的信息化知識培訓(xùn)，從而建立起一支專業(yè)的檔案人才隊伍，并不斷更新人才隊伍，從而為今后檔案工作的順利開展奠定良好的人才基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

檔案對醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義，因此，在現(xiàn)代信息化快速發(fā)展的新時期，醫(yī)院可以從精細化管理的角度出發(fā)，在提高醫(yī)院檔案管理的意識、加強檔案人員隊伍建設(shè)的基礎(chǔ)上，從各個流程不斷規(guī)范檔案管理，提高工作效率，加強檔案管理工作，這對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有重要的促進作用。

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