衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施探討

黃海蓉

摘 要：為促進衛計局的工作開展，必須做好檔案管理。做好衛生與計劃生育檔案管理工作，確保檔案資料信息收集的準確性、真實性和完整性，能夠為后續工作的開展及研究提供權威的原始資料信息。通過檔案管理工作可以促進衛計工作的規范化、科學化水平的提升。衛計部門的檔案管理在我國衛計事業發展歷程中做出了突出貢獻，同時，隨著社會發展，一些陳舊的思想觀念、工作方式方法都有待轉變和改進。根據現狀，對衛計部門檔案管理工作如何進行優化的問題予以簡要分析。

關鍵詞：衛生和計劃生育局；檔案管理；優化措施

1引言

隨著我國開放二胎政策以來，衛生和計劃生育部門受到了越來越多的群眾關注，對于衛生和計劃生育部門來說，做好檔案管理工作是所有工作的前提和基礎，為將來所有的工作開展和研究帶來檢索、查詢、決策提供權威準確的檔案信息。因此針對衛生和計劃生育局檔案管理的問題進行研究，有著十分重要的現實意義。

2計劃生育檔案管理概述

就衛計局的檔案管理工作來說，這是關系群眾切身利益的民生工作。衛計檔案管理所記載的信息資料，關系著每個家庭的衛生健康與生活幸福。如果檔案管理不到位，檔案信息記錄不夠準確及時，就可能會給群眾帶來諸多麻煩。如通過對衛計檔案信息資料的分析比較，能夠發現衛計發展歷程中的特點，找到相關規律，發現不足，從而為后來衛計事業的發展決策提供權威的參考。通過加強檔案管理，不僅可以促進衛計工作的改進，還能夠給衛計部門樹立良好的社會形象，促進衛計事業更加健康科學地發展。

3衛生和計劃生育局檔案管理存在的問題

3.1檔案管理意識薄弱

檔案管理首當其沖的問題就是重視意識薄弱，是當前衛生和計劃生育管局普遍存在的問題，不僅包括領導而且從事檔案管理的工作人員，思想意識也不夠強烈，有的認為檔案管理就是簡單的對數據進行記錄和資料的整理，沒有從思想認識深處認識到的檔案管理對于推動工作的重要性。有的領導甚至認為，做好檔案管理工作，對于單位的職能發展并沒有太大作用，因此疏于日常管理，或者流于形式，未能實現檔案管理的真正效能。

3.2檔案管理制度不完善信息化手段未得到充分利用

其次，由于重視程度不夠，使得一些部門在對檔案管理人員選拔時，沒有落實好檔案管理制度，有的檔案管理制度不完善、不健全，甚至出現檔案制度掛在墻上卻形同虛設，沒有真正發揮其作用，有的出現檔案管理分口管理現象，各自管著各自的答案，并沒有將檔案集中管理。目前，世界科技飛速發展，我們生活的時代已經進入了信息化時代，但是目前衛生和計劃監督局檔案管理權還沒有完全實現信息化管理，信息化程度低，不有的還停留在用手抄的階段，這不可避免的增加了檔案出現錯情的幾率，在調閱檔案時，大多是通過管理人員的人工記憶去尋找，降低了檔案的使用效率。

3.3檔案管理人員素質欠缺

按目前大部分衛計局現狀來看，衛生和計劃生育局檔案管理人員不少，但是大部分員工專業素養欠缺。絕大多數的檔案管理人員并不是檔案管理專業出身，很多都是從別的崗位調過來，其不具備專業的檔案管理人員綜合素質，還有一部分檔案管理人員，甚至有別的崗位人員進行兼職，很難對檔案管理工作上心，使得單位檔案管理水平整體較為落后。

4加強優化措施的對策與建議

4.1提高思想意識，高度重視檔案管理

首先，如若身為領導，應起帶頭作用，作為衛計局的領導者，應該高度重視檔案管理工作，充分認識到檔案管理工作的重要意義。在人事安排上，應安排工作責任心強，專業技術過硬、工作經驗豐富的人員從事檔案管理工作。同時，加大資金投入，及時做好檔案管設施設備的更新換代，確保檔案管理工作的后勤保障到位。因此在機構設置、隊伍建設、后勤保障等方面，衛計部門都應該加大投入力度。另一方面，強化主動作為意識。作為衛計檔案管理部門人員，要充分認識到自己崗位的重要性，擺正思想心態，認真努力工作，轉變思想觀念，改進工作方式。

4.2完善管理體系，提高管理水平

建立健全激勵約束機制。在衛計工作檔案管理中，應該明確激勵機制，將檔案管理與工作人員的職務晉升、經濟待遇等相掛鉤，采取獎勵與處罰機制，以此調動檔案管理人員的工作積極性和主動性，強化其工作責任心和自覺性。要改進工作考核評價機制，通過獎優罰劣來推動衛計部門檔案管理工作。二是加強部門聯動協作。要明確一套檔案信息資料的收集整理流程，制定一套完整的管理體系，形成檔案信息收集的聯動機制，從而促使檔案工作的規范化、科學化水平得到逐漸提升。

4.3強化學習意識，提高工作水平

作為檔案管理人員，應不斷學習，要隨時了解國家計劃生育政策的新動向，提高政策理論水平，認真學習檔案業務知識。特別是要加強對檔案信息化技術的學習培訓，通過集體組織學習和個人自學，不斷提高計算機應用化水平，從而適應檔案信息化建設的需要。在進行檔案信息資料收集整理過程中，要仔細認真，確保檔案信息的準確性、真實性和權威性，提高檔案管理質量。要提高檔案信息化建設程度，堅持以紙質檔案和信息化檔案同時備份，確保所有的檔案都能夠以電子化信息資料儲存起來。

4.4加強現代信息技術的應用

在信息化時代下，為了更好地促進衛計檔案管理成效的提升和優化，我們應在檔案管理工作中注重信息化技術的應用，著力構建與本地區實踐相符的檔案管理信息系統，從而更好地利用其為衛計檔案管理工作的開展提供技術的支持。因此，作為衛計檔案管理人員，必須切實加強現代信息技術的學習，并將其應用到衛計檔案管理工作的開展，才能更好地實現衛計檔案關系了信息化水平的提升和優化，并在未來的工作中不斷的改進和努力

5結語

綜上所述，檔案管理在衛計局的工作中是至關重要的。我們要認識到檔案管理工作在信息化時代的新模式，提高檔案管理信息化程度。面對信息化知識經濟時代，衛生和計劃生育局應該牢固樹立檔案管理意識，健全檔案管理制度體系，不斷提升檔案管理人員綜合素質，以期提升單位的檔案管理水平。檔案管理工作關系到廣大群眾切身利益，因此，我們更要認真工作，為祖國與人民貢獻自己的力量。

參考文獻

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