基層事業單位檔案管理的信息化建設路徑

馬為民?馬曉燕

摘 要：互聯網信息化技術的不斷發展與進步，對基層事業單位檔案和管理產生了極其深遠的影響，可以保證檔案管理工作做到與時俱進、開拓創新。加強事業單位檔案管理信息化建設，可以彰顯信息化建設優勢，實現檔案信息的實時性與共享性目標，確保檔案管理效率的穩步提升。本文主要針對基層事業單位檔案管理的信息化建設路徑展開深入的研究與分析，希望為相關行業人士提供些許幫助。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；路徑

目前，加強檔案管理信息化建設是至關重要的，與提高檔案管理效率之間的關系是緊密聯系、密不可分的，并在基層事業單位中占據著舉足輕重的地位。事業單位在檔案管理信息化建設中，要加強檔案管理信息化基礎設施投入，開展檔案管理信息化培訓工作，構建檔案信息局域網，并且還要加大監督力度，做好相應的涉密管理工作，以免出現檔案管理信息丟失的現象，進而促進事業單位檔案管理工作的順利開展。

1 基層事業單位檔案管理信息化建設的優勢分析

1.1 有利于延長檔案管理時間

在以往傳統環境的影響下，檔案信息的保存方式大都是紙質文件，自身材料極容易受到天氣、溫度等因素的影響，單位需要加強投入來購置相應的器材，比如安裝空調和恒溫機等。如果在某個環節出現問題，紙質檔案極容易出現損壞現象。而對于檔案管理信息化來說【1】，可以有效解決上述問題，基于信息化視角，檔案信息的保存方式是電子文檔，不會容易溫度和濕度等因素的影響，而且在網絡信息終端進行存儲，所占空間并不多，可以將保存成本節約下來，延長保存時間。

1.2 有利于確保檔案查詢借閱效率的穩步提升

在以往傳統檔案管理方式下，對于紙質檔案管理來說，不可忽視的問題就是檔案查詢問題。紙質檔案大都存儲在檔案盒之內，檔案盒外貼有查詢目錄，并且按照順序保存到檔案柜里，如果遇到查詢檔案，要通過檔案目錄來確定檔案所在的問題，進而找到檔案。同時，在借閱過程中，紙質檔案極容易出現損壞，再加上一旦借閱時間過長，將會造成檔案的損壞。而基于信息化建設視角，檔案是電子檔案，通過計算機可以提高查閱效率，而且借閱也可以通過復制方式，可以降低原始檔案的損害率，進而確保檔案管理效率的穩步提升。

2 基層事業單位檔案管理信息化建設中存在的不足之處

2.1 檔案管理信息化的硬件設施扶持力度不足

硬件設施建設主要是指在信息化建設中，事業單位實現檔案管理數字化的硬件設備保障，可以給予檔案管理信息化管理強有力的支撐。現階段，在事業單位檔案信息化管理方面，一些事業單位內部資金較為匱乏，現有的檔案管理基礎設施較為陳舊，與現代信息化檔案管理工作的開展不相適應。在信息化檔案管理工作中，信息化管理的設備在開展檔案管理工作和檔案數據化管理等方面發揮著重要作用，然而在這個方面存在著較多不足的地方。

2.2 信息技術利用效率比較低

在檔案信息化建設過程中，計算機檢索技術的應用是非常關鍵的，對于提高檢索效率和提高檢索準確性具有極大的促進作用【2】。一些事業單位的檔案管理工作已經構建了信息化管理方式，然而仍然存在職員使用手工檢索的方式，信息化技術利用效率并不高，進而對信息化的推廣造成了極大地阻礙。

2.3 檔案管理工作培訓力度有待提升

要想加快實現檔案信息化管理，要正確認識檔案信息化管理工作，這種認識主要表現在：

首先，基于軟件設施的培養視角，一些事業單位內部管理層缺少對檔案信息化管理工作的正確認識，重視程度不夠，對事業單位信息化工作的開展產生了極大地阻礙。其次，基于檔案信息化管理工作開展的扶持來說，一些事業單位沒有積極開展信息化檔案管理培訓工作，不利于工作的長效發展。

3 基層事業單位檔案管理信息化建設的完善路徑

3.1 加強檔案管理信息化基礎設施投入

要想促進檔案管理信息化工作的順利推進，要加強基礎設施建設，為事業單位提供充足的資金，以便于購置相應的基礎設備，比如計算機、打印機等。工作人員要利用先進的硬件設備，掃描、補充以及整理館藏檔案資源【3】，通過各類文檔處理軟件，要對構建的數據庫加以整理，優化檢索服務。

同時，在單位內部財務預算方面，要加大專業信息化設備的投入力度，對單位實際情況進行細致評估與分析，盡可能滿足單位設備需求，進而順利開展檔案管理信息化工作。

3.2 加快實現檔案管理工作的數字化

在檔案文件保存中，檔案信息資源的數字化是較為重要的方式之一是，事業單位要加強先進的管理手段的應用，構建相應的檔案數據庫。同時，網頁管理也是較為重要的方式，可以為員工進行檔案管理工作提供極大地便利性，所以加強檔案網站管理也是不容忽視的。網絡技術的飛速發展與更新，事業單位在檔案管理中，必須要注重技術和設備的更新、維護，實現信息資源的高效利用與配置。

3.3 加強檔案管理信息化的培訓

要想實現檔案管理信息化建設目標，必須要注重培訓工作的開展，定期開展技能培訓與管理思想的培訓工作，并且要加強管理人員的思想培訓，定期召開專家講座，加強交流與研討[4]，開闊檔案管理人員的視野，不斷提高人員的專業技能與綜合素養，嚴格規范人員的工作行為。需要注意的一點是，還要不斷激發檔案管理工作人員的積極性、主動性，實施相應的激勵與約束機制，并將其與員工薪資相掛鉤，對于工作表現良好的人員要給予一定的物質獎勵和精神獎勵；反之，要予以懲處，不斷提高檔案管理人員的服務能力。

3.4 構建檔案信息局域網

事業單位在檔案室內部，要構建獨立、封閉的局域網，設置電子檔案閱檔室，查檔人員可以查閱自己所需的資料信息，但是要在授權允許的范圍內進行，這對于檔案查閱速度的提升有著極大地幫助，也可以增強檔案管理工作的安全性與保密性。同時，事業單位還要構建檔案信息專網系統，可以為相關業務部門的正常使用帶有極大地便利性[5]，授權人員可以結合自身工作需求，在登錄檔案信息專網以后，就可以自行查閱。

3.5 制定檔案信息化監督機制，做好涉密管理工作

要想確保事業單位檔案管理信息化的持續推進，必須要制定完善的監督管理機制，對員工的工作行為進行嚴格的監督，確保檔案信息的高度安全。在構建檔案信息化監督機制過程中，要注重內部監督與外部監督，靈活運用，從而構建完善的檔案信息化管理模式。檔案室要定期開展檔案信息化設備和信息網站的檢查與維護工作，并對檔案信息網絡進行病毒檢測，確保檔案信息的高度安全，促進檔案信息網絡的順利運行。事業單位要開展涉密管理工作，加大保密審查力度，做到“不公開、不涉密”，避免出現檔案信息丟失或竊取等安全隱患。

4 結束語

綜上所述，加強基層事業單位檔案管理信息化建設勢在必行，可以實現檔案管理與信息化建設的緊密融合，不斷提高檔案管理工作效率，順利開展檔案管理工作。因此，在檔案管理信息化建設過程中，要給予充足的資金，構建先進的計算機和設備，并積極構建內部局域網，加大內部監督力度，最大程度地維護檔案管理信息的真實性與準確性，以防出現不必要的安全隱患。

參考文獻

[1]李峰.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2017（24）：89-90.

[2]黑丙喆.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].人力資源管理，2017（07）：341.

[3]從俊.淺析事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科技經濟市場，2016（09）：127-128.

[4]馮躍萍.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].黑龍江科學，2016，7（13）：138-139.

[5]程文富.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略[J].企業改革與管理，2016（02）：23.