科研單位檔案管理的信息化建設分析

摘 要：社會信息化程度正在逐步增強，檔案管理的重心也逐步向信息化方向遷移。檔案管理信息化是科研單位檔案管理創新發展的必然選擇，是時代發展的要求，也是科研單位提升檔案管理成效，推動單位改革進步的巨大推動力。科研單位要關注檔案管理方面的信息化改革，保證科研單位的管理和發展順應信息化時代發展的潮流以及與科研單位的進步步伐趨于一致，確保科研單位在現代化檔案管理的支持之下獲得更大的發展。

關鍵詞：科研單位；檔案管理；信息化建設

信息化時代為整個社會帶來了巨大的變革，信息技術開始廣泛滲透和應用到各個領域，也成為各個行業創新發展的重要途徑，那么科研單位的檔案管理工作也不例外。檔案管理是科研單位管理體系的重要環節，這些寶貴的檔案信息不僅僅是科研單位發展和研究的重要成果，還能夠對社會進步和國家建設帶來深遠影響。科研單位要將信息化技術的應用作為創新檔案管理的重要工具，結合單位檔案管理和應用的需求提出信息化建設的方案。

一、科研單位檔案管理特征

科研單位本身和其他的單位相比就有著一定的特殊性，在國家科技進步和發展當中發揮著重要作用。而科研單位的檔案管理工作更是具有不可替代的價值，能夠有效配合科研單位的改革發展，同時還可以為國家科研事業的全面進步提供良好的服務支撐。科研單位檔案管理的主要任務是對科學研究過程當中生成的檔案信息進行細致劃分和歸類和歸類，分析與研究不同種類科研檔案的保存和應用需求，為檔案信息的借閱、管理以及應用打下堅實的根基。當前，我國的科研工作正在穩步實施，科研單位在科研工作當中生成的檔案資料也在持續增加，進而加大了檔案管理的任務量和管理難度。面對這樣的工作現狀，科研單位從根本上改變過去落后的管理思想，堅持與時俱進和大膽創新，推進檔案管理的信息化變革。

二、科研單位檔案管理信息化建設的意義

2.1提高檔案管理效率

在科研單位的日常研究工作當中為持續性的生成大量的檔案信息，而信息內容會涉及到方方面面，即使是將信息存檔之后還有可能被多次查看、借閱以及完成日常維護管理工作。隨著時間的推移，檔案重要性、質量等因素的變化，科研單位的檔案還會出現一定的變動。科研單位的檔案管理工作隊細致性和工作效率的要求較高，如果單一依靠人工管理的話會降低工作效率，難以滿足高效服務的要求。而在檔案管理信息化實現之后，則能夠有效解放人工操作，提升檔案管理效率。

2.2提高檔案管理質量

長時間以來，科研單位的檔案管理工作都依靠人工處理方式完成，而在人工處理的條件之下很多時候提供的檔案信息并不能夠滿足科研人員的科研工作處理需要，還需要展開新一輪的查找工作。所以檔案會被頻繁使用，那么原始文件的損耗率就會大大提高，甚至出現檔案丟失等不良后果。所以在傳統的檔案管理模式下，科研單位難以確保檔案管理的質量，而用信息化方式進行檔案管理的話，則能夠明顯提升檔案借閱應用的針對性以及維護工作的全面性，從根本上提高檔案管理質量。

三、科研單位檔案管理信息化建設的措施

3.1積極樹立檔案管理信息化意識

要想保證科研單位檔案管理信息化建設的質量，確保各項實踐活動的有序展開，其基礎和前提條件是要保證信息化意識深入人心。首先，科研單位領導要樹立正確的思想認識，也就是明確檔案信息化管理的突出價值，并在正確思想的引領之下調整檔案管理戰略方案，深化檔案管理的信息化程度。其次，科研單位要拓寬檔案管理信息化的宣傳渠道和宣傳范圍，從而有效傳達以及推廣信息化檔案管理的先進思想，促使檔案管理人員有效運用信息化技術處理檔案事務。最后，科研單位要積極營造有利于檔案信息化管理的良好氛圍，將這一工作提入管理日程，讓廣大工作人員主動參與到檔案管理信息化建設活動中來，提升科研單位的信息化發展水平。

3.2科學設計信息化檔案管理系統

信息化檔案管理系統是科研單位進行檔案信息化建設的基礎，也是完成各項工作的核心環節。在設計檔案管理系統的過程中需要建設完善的數據庫，保證數據庫當中集合了檔案管理系統當中的綜合數據。這些數據除了有科研檔案本身信息之外，還要有管理實踐當中的生成信息，從而保證信息化管理的全面性。因此，科研單位在建設信息化管理系統時，要將提高檔案管理嚴謹性和便捷性作為核心原則，預防信息化管理系統運作當中的漏洞問題。在生成了科研檔案之后，需要及時把這些生成的檔案信息納入到數據庫管理當中，做到檔案信息的及時補充。而檔案管理人員需要詳細登記新檔案信息，利用數據庫管理系統自動生成序列號，完善數字化存儲，對日后的檔案應用提供便利。

3.3推進檔案管理信息化標準建設

傳統的人工檔案管理模式已經難以在信息化時代發揮突出作用，那么在傳統檔案管理模式基礎上建立的檔案管理標準已經無法適應信息化時代的檔案管理需要，甚至還會對實際的管理工作帶來制約。所以，科研單位在完善了數據庫和信息化檔案管理系統之外，都需要將檔案管理信息化建設的重點放在制度改革層面，有效革新和完善信息化檔案管理的標準化制度。在全新的標準化制度當中，需要明確指出數據庫類別確定標準、新檔案內容設置標準、信息化檔案保存標準等，將標準化制度貫穿于信息化檔案的收集、保存與應用過程。在有了標準化制度的支持后，科研單位在檔案管理當中可以逐步簡化工作程序，提高檔案管理的標準化水平。

3.4健全檔案信息化管理防范機制

科研單位的檔案信息需要做到嚴格保密，也就是科研檔案管理工作的安全性等級要求很高，否則很容易影響到我國的科研成果應用，帶來科學研究方面的損失和不良后果。特別是在信息化時代背景下，網絡在為人們提供便利的同時，在網絡安全方面也出現了一定的難題。因此，科研單位在檔案管理信息化建設當中要注重健全安全防范機制，結合信息化管理的安全管理特點和實際需求提出嚴格的安全規范措施。檔案管理者要對檔案的安全性和保密級別進行逐步提升，同時要完善安全保護技術體系，做好文件加密、監控等技術保密工作。

3.5提高檔案管理人員信息化素質

檔案管理人員在科研單位的檔案管理事務處理當中承擔著主要責任，在新的時代背景下，檔案管理人員在信息化檔案管理當中要承擔的責任以及完成的檔案管理工作變得更加重大。檔案管理人員的專業能力和綜合素質，尤其是信息化素質，將會對檔案信息化管理的效果帶來直接影響。所以，科研單位要在檔案管理人員的素質培養方面投入更多的精力，確保人員教育培訓的效果。一方面，在教育培訓當中要把握專業技能訓練和信息化素質培養這兩個核心要素，完善檔案管理人員的理論知識，提升其實踐能力。另一方面，在思想教育培訓當中要將提升檔案管理者的責任意識和信息化管理意識作為重點，保障每一個檔案管理者都能夠與科研單位的信息化檔案建設相契合，在實現個人價值的同時，為科研單位的長足進步作出貢獻。

四、結語

科研單位進行檔案管理信息化建設應該遵循循序漸進的原則，認識到信息化建設實效性的提升并不是一蹴而就的，應該從大局出發進一步完善檔案管理信息化建設方案，順應信息化時代發展的要求。具體而言，科研單位在推進檔案管理信息化建設當中要積極樹立信息化管理意識，科學設計信息化的檔案管理系統，推動信息化標準建設，健全信息化管理的安全防范機制，提升檔案管理人員信息化素質，從而全面優化信息化檔案管理服務。

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作者簡介

張莉（1983-），女，山東菏澤，本科，助理館員，從事檔案管理工作