淺談如何優化檔案管理

徐俐

【摘要】在全面深化改革的今天，如何更好做好檔案管理工作唯有自我革新，才能與時俱進、不斷發展。做好檔案管理工作，需要在發揚檔案管理優良傳統做法的同時，更加注重科學化及科學技術手段的引進和應用，以科學手段提高檔案管理水平。

【關鍵詞】檔案管理 現狀 措施

一、目前檔案管理的現狀

（一）缺乏檔案管理的思想觀念

在當前這個階段，多數人忙于經濟建設，認為只要目前的工作完成，就可以促進經濟的快速健康發展。實際上，許多工作具有長期性，需考慮長遠，還有一些工作受到當前社會背景的影響，對以后的工作仍然有非常重要的參考價值。因此，檔案管理對每項工作都至關重要，盡管當今社會對檔案管理已經有了一定程度的認識，但對其重視程度還是遠遠不夠的，因此也阻礙了事業單位檔案管理工作的發展。

（二）檔案管理人員的專業水平不夠

現代信息檔案管理與傳統人工檔案管理之間還存在著一定的差異，需要專業技術人員的支持。但目前事業單位的檔案管理工作多且繁雜，而這部分工作主要是由一些年齡結構較大的人員組成的，雖然這些員工在人工檔案管理方面具有豐富的經驗，但在建立現代化信息技術檔案管理方面還存在著很大的問題，缺乏基本的計算機操作、檔案查閱、資料整理和歸類等基礎的專業能力，不能滿足社會經濟發展新時期檔案管理工作的具體化、精細化、規范化和制度化的要求。因此，可能沒有辦法完成信息檔案的建設，使檔案管理的工作效率相對低下。

（三）檔案管理的設備相對落后

隨著科學技術的不斷發展，單位的檔案管理逐漸開始實現信息化管理。但是，由于一些單位對這方面的關注度不夠，先進的信息技術在檔案管理中還得不到廣泛充分的應用。一些事業單位沒有給予檔案管理工作足夠的經費支持和設備維護，使得檔案室的硬件條件和基礎設施比較差，儀器設備配置不齊全。同時現代化的檔案資源開發利用不夠，電腦、掃描儀、影印設備和操作軟件等軟硬件設施更新不及時，不能滿足現代化的電子檔案處理需求。檔案管理中通常還存在工作空間小、環境不完善的問題，導致檔案管理質量相對較差。甚至在一些單位中，檔案管理工作還沒有應用計算機設備，僅僅依靠手工檔案管理，這也導致文件管理效率不高，并且質量不好，存在較多的錯誤，有的檔案也不能在規定時間內歸檔，這對于工作效率有著直接影響。

（四）信息化利用不充分

很多單位對于檔案管理軟件的認知度很低，不能正確的認識檔案管理軟件，而如果選擇合適的檔案管理軟件便可以有效的提高檔案管理效率，同時也可以有效的降低人為錯誤率，在這種情況下，充分利用信息化對事業單位未來的工作非常有幫助。因此能夠使用更好的檔案管理軟件也是信息時代化的必然選擇。

二、優化檔案管理的措施

（一）完善檔案管理的管理制度并提高對檔案管理的重視度

檔案作為社會活動的記錄和物證，在許多行業都起著至關重要的作用，也有助于各相關部門工作的開展，因此優化檔案管理、提高檔案管理效率便顯得尤為重要。而一個好的制度便能促進檔案管理行之有效的進行，也能從根本上解決檔案收集不完整、不準確的問題等，同時使工作人員能夠有更加明確的工作標準，提高其工作熱情，促進單位的檔案管理工作有效完成。改變社會對公共事業管理的認識不足，便要求宏觀層面的國家機構提供檔案管理支持，使全社會都關注機構檔案管理，從而提高對檔案管理的重視程度。通過不斷加強相關檔案資料的收集工作，促進檔案管理工作的不斷完善。檔案管理作為事業單位的基礎性工作，在中國經濟和政治體制不斷改革的背景下，干部制度改革，考核培訓活動中也增加了大量需要存檔的數據，這在一定程度上也增加了收集人事檔案材料難度。因此，相關檔案管理人員應及時、準確地收集和整理各種信息，并做好鑒定工作，對于不符合檔案規范要求的檔案應慎重選擇，及時退還一些不完整的材料，并要求有關部門及時重新提交，以確保文件信息的完整度，真實度和安全度，有效地發揮檔案的社會作用。

（二）加強對工作人員進行相應的培訓工作

增強工作人員的責任心，同時優化他們的工作方法，鼓勵工作人員多提問，不能出現模棱兩可的現象，力爭做到精確細致，從而提高工作效率。在公共機構工作過程中應加強員工與員工之間的互動，豐富員工活動，增加員工的參與度，從而營造積極高效的工作環境。初步進入工作環境的工作人員可能對法律體系和具體的檔案管理方式并不適應，因此進行一些思想政治方面的工作可以鼓勵員工、提高員工的參與程度。經過有關部門人員的不斷努力，近期機構在改進檔案管理工作方面取得了很大的進展，參與工作的工作人員的態度和工作熱情也取得了很大的改善。事業單位其他方面的工作機構與檔案的收集和整理密切相關，材料管理工作對提升其他工作起到了很大的促進作用。在工作中不斷吸取前輩的經驗，取得了事半功倍的效果，同時工作效率也得到了明顯提高，相關單位的材料管理也得到了很大程度的改善。

（三）充分應用現在高速發展的科學技術

應將網絡、數字與計算機結合起來，利用計算機等現代化的手段整理檔案，運用網絡技術對電子檔案進行維護和更新，可以減少手工操作的失誤，提升準確率，也方便工作人員搜尋之前的檔案，降低了工作量，也更能滿足當今社會信息化的需求。在某種程度上，建立數據庫需要一個長期的過程。在數據庫的建設過程中，文件管理和計算機技術的相關工作應該有效地結合起來，并在一定程度上進行協調配合，高效的收集綜合數據并構建檔案目錄。也可以建立起實用性較強的檔案信息網站，更好地實現檔案資源共享，只有這樣，才能進一步開發出相應的檔案管理系統，從而提升新時期檔案管理工作的質量，不斷提高信息檔案管理的效率。

（四）完善檔案的保密工作，強化檔案的安全制度建設

檔案管理機構參與國家政治經濟發展的重要信息，在檔案管理機構中，不僅要提高管理者的責任心，更重要的是要提高管理者的保密意識，堅決杜絕泄露國家秘密檔案，檔案管理工作人員必須加強保密工作，定期對相關檔案進行檢查，同時在檔案室應安排專門的工作人員進行管理，并要建立相應的應急制度和搶救補救的制度。完善檔案保管基礎設施條件，建立數字檔案和電子檔案信息安全制度，促進檔案系統安全檔次保護和分級保護工作，提高數字檔案評估標準，完善分類網絡系統，也能夠行之有效的確保檔案的安全。

三、結語

目前，我國的檔案管理工作已經做得比較完善，但還有可以改進的地方，希望可以更加重視檔案管理的管理制度、對于工作人員的培訓以及檔案的保密工作，并能夠充分利用高速發展的科學技術，使我國的檔案管理能夠更加優化。