基于大數據時代下行政單位的檔案管理工作

王維思

摘 要：新時期互聯網的快速發展日益改變著人們的生活，在大數據的時代背景下，各行各業都面臨龐大而復雜的數據，所以行政檔案管理建設顯得非常重要。基于此，本文首先針對大數字時代對行政檔案管理工作的影響進行分析，通過制定科學的機制、加強檔案監管、提升管理人員的素養及利用現代技術四種對策來完善行政檔案管理工作，希望能夠為行政單位檔案管理工作提供有效的參考依據。

關鍵詞：大數據時代 行政檔案管理 電子檔案

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

引文

中國傳統的行政檔案信息建設已經持續了20多年，面對大數據時代的到來，科學技術的革新，把握好科技的技術化，有效的和行政檔案方面的工作相聯接，讓重要而零散的檔案資源變得科學有序高效化利用，是改進傳統檔案管理的科學發展方向。

一、淺談大數據對檔案管理工作的影響

1.方便了電子檔案的鑒定和索引

傳統的行政檔案管理存在著檔案資料分布凌亂，信息查閱速度緩慢，對空間存儲的要求過高，需要花費大量的人力物力和財力等等問題。在大數據時代的背景下，科技化管理技術的投入，有效的解決了傳統行政工作面臨的問題。為行政類管理工作提供各種優質化的服務，改善了服務質量，優化了服務效率。也在很大程度上幫助行政管理人員節省時間，能夠在新的業務領域發展。例如，以往工作人員在查找資料的時候，需要在資料庫從前到后一點一點的翻尋，如果是新的工作人員，還要花費大量的時間熟悉資料的位置。不同以往，現在通過網絡平臺云計算等數據化媒體技術，在電腦的瀏覽器中直接輸入自己要檢索的資料，就可以對其資料進行準確的定位。相信很多人有切身實際的感受，在去人事局辦理事務時，往往聚集很多辦理業務的客戶，按號排隊等候已成為常態，辦理人員忙得不可開交，還會遭到客戶的投訴。通過對信息數據化的編輯和存儲，利用現代網絡信息技術，通過網絡平臺，人們可以獨立完成要辦理的業務。

2.幫助緩解非結構化信息的處理難題

非結構化信息是指紙質信息，數值化的視頻圖片等等信息。在非結構化信息的處理上，一些視頻圖片的數據信息，格式上互不兼容，對整體資料的管理帶來很大的操作難度。而對于紙質版信息，作為信息溝通的重要工具，在許多業務流程中仍扮演著重要角色。給大家舉些實際例子。比如說，人們在銀行辦理銀行開戶等業務時，需要用很多的紙張填寫相關信息；在流通貿易交付貨物時，人們需要各種紙質證明單。人們在不知不覺中已經造成了紙張的大量浪費，還降低了辦事效率。但面對信息科技的發展，通過使用電子化的服務模式，即方便又快捷高效，可以在很大程度上實現資源有效配置，給人們的日常生活帶來方便。通過利用計算機技術，行政部門和其他部門間還可以建立信息共享制度，確保企業內部人員的信息隨時更新和有效維護，這樣部門之間的配合更加協調，也可以有效的建立監督，其他部門人員對行政人員作出評估，即加強了彼此間的聯系也促進了有效的監督[1]。

二、基于大數據時代提高行政單位檔案管理工作的對策

1.制定科學的檔案管理制度

在大數據時代下，保證信息的安全是檔案管理工作中的重點。因此，人們要加強完善檔案信息管理制度，來確保檔案的私密性和安全性保護?？梢詮囊韵聨c來完善機制建設。（1）提高員工的防范意識，避免因操作不當引起檔案泄露事件的發生。（2）完善信息安全監管制度，按照實際情況進行檔案數據的保護。（3）加大檔案資金管理投入，聘請專職人員對網絡檔案數據進行安全系統維護和時效性更新，檢測存在的安全隱患，防止不法分子的侵害。（4）政府相關部門加強對檔案管理工作的重視，不斷優化網絡環境，讓檔案工作能夠安全有序的開展。

2.對檔案管理工作實現監管

對檔案工作的監督管理也是提高管理化水平的重要指標。在大數據時代的背景下，企業行政內部重要資料的流失，會給企業單位造成不可估量的經濟損失。因此，在行政監管方面也不可掉以輕心。（1）直接建立監管關系，保持監管渠道暢通。（2）引導企業規范檔案行為，必須符合國家的法律法規，相關政策規定。（3）加強執法檢測，要求企業內部爭強檔案法制意識。（4）堅持分類指導的原則，應尊重個體差異，堅持實事求是。（5）發揮典型的示范作用，要保持敏銳的洞察力，善于發現典型，總結經驗，把好做法好經驗推廣到企業中去（6）企業間組織工作經驗交流與協作，可以取長補短，少走彎路，達到事半功倍的效果。

3.提升檔案管理人員的綜合水平

對于大數據時代，檔案管理人員的水平是對工作效率考核的重要標準。因此，有效的利用現代化的信息技術，直接影響人們對行政檔案的管理水平。首先，對內部檔案管理人員，要加強相關的培訓，培訓內容要多樣化，系統化和高效化。其中包含對軟件的應用，具體的工作流程和資料的便捷收集技術等培訓。其次，面對招聘的新員工，要多角度進行考量評估，有效的幫助新員工利用新技術進行穩而準的管理。從整體上提升檔案行政管理人員的綜合素質。

4.利用現代化技術提升檔案管保存水平

在大數據時代下，引入現代化的新技術，人們可以更新和完善對原有數據檔案信息的維護。企事業單位和科技公司進行溝通合作，利用虛擬數值化，云存儲等新技術，根據自身的實際情況制定適合行政管理工作的相關程序和辦公軟件。在此基礎上，改進和規范文件檔案的管理工作流程，來完善內部控制模式，確保檔案的安全。比如說，傳統主要以手工操作完成檔案的收集整理、編目鑒定、保管編研統計等方面工作，現在應用以數字為載體的現代技術，從原有的實體檔案管理到現代對信息資源的管理，實現對資源的高效管理模式[2]。

結語

行政管理檔案涉及的資源面比較的廣泛，所以，在大數據化的今天，利用數據化的科技加強對檔案的管理，對行政檔案管理影響具有深刻重大的意義。要實行有效的監督管理機制，提升檔案管理人員的綜合素質，運用現代化的技術，實現結構合理，質量優化，科學的管理模式。讓我們對不同行業的過去現在和未來有更充分的把握，更好的判斷當前的實際情況，從實際出發解決問題。

參考文獻

[1]舒濤，趙永鑫.大數據時代檔案工作的挑戰與展望[J].西南民族大學學報，2014.

[2]丁國永.大數據時代對檔案工作影響及應對策略研究[J].蘭臺世界，2014.