基于長尾理論的檔案信息服務研究

張文靜

[摘要]網絡環境下，檔案領域存在著一些長尾現象，長尾理論對檔案信息服務具有重要的指導作用。論文從長尾理論的內涵出發，認為數字檔案館建設、互聯網普及和用戶個性化信息需求增長是影響檔案信息利用尾部需求的三大因素，并且從檔案館館藏資源長尾、檔案信息用戶長尾、檔案利用需求長尾三個方面，闡述了檔案信息服務中的長尾現象。同時，論文試圖從挖掘館藏信息資源長尾、聚合檔案信息用戶需求、提升“尾部”檔案利用效率三個方面探討基于長尾理論的檔案信息服務策略，旨在提高和深化檔案信息服務。

[關鍵詞]長尾現象館藏資源檔案用戶利用需求

[分類號]G273

Research on Archival Information Service based on Long Tail Theory

Zhang Wenjing

（School of Management of Anhui University， Hefei， Anhui， 230601）

Abstract： In the network environment， there are some long tail phenomena in the archives field， and the long tail theory has an important guiding role for archive information services. Starting from the connotation of the long tail theory， this paper considers that the construction of digital archives， the popularization of the Internet and the growth of userspersonalized information demand are the three major factors affecting the tail demand of archives information utilization. And the article elaborates on the long tail phenomenon in the archives information service from three aspects： the long tail of the archives collection resources， the long tail of the archive information users， and the long tail of the archives utilization requirements. Meanwhile， this paper attempts to explore the archival information service strategy based on the long tail theory from the aspects of digging the long tail of the collection information resources， the user demand of the aggregate archive information， and improving the utilization efficiency of the "tail" file， aiming to improve and deepen the archive information service.

Keywords： Long Tail Phenomenon； Collection Resources； Archives users； Utilizing Demand

在數字通信技術、移動智能終端與“互聯網+”大發展的時代背景下，檔案用戶范圍擴大化、信息需求類型多樣化、信息獲取渠道多元化的發展趨勢，對檔案信息利用提出了層次化和個性化的要求。長尾理論作為網絡時代結晶，它與網絡經濟相伴相生，是對傳統帕累托定律的突破和延伸。在圖情檔領域，長尾理論的應用也具有一定的指導性。從長尾理論的視角研究新時代的檔案信息服務，一定程度上能打破傳統思維方式的桎梏，將檔案信息利用的傳統優勢與新的理論、技術相結合，對開創檔案信息服務新局面、拓寬檔案工作影響范圍有著較為重要的意義。本文從長尾理論內涵出發，分析影響檔案信息利用尾部需求的因素，并在分析檔案信息利用的“長尾現象”基礎上，探討基于長尾理論的檔案信息服務策略，以期為檔案信息服務提供參考。

1長尾理論的內涵

“連線”（Wired）雜志主編克里斯·安德森（Chris Anderson）于2004年10月提出了一個網絡經濟的新概念——長尾（The Long Tail），此后很快發展成為一種新經濟理論，用來描述和闡述企業商業模式及成敗原因等[1]。在Chris Anderson看來，長尾理論可濃縮為簡單的一句話：“我們的文化和經濟重心正在加速轉移，從需求曲線頭部的少數大熱門（主流產品和市場）轉向需求曲線尾部的大量利基產品和市場。在一個沒有貨架空間限制和其他供應瓶頸的時代，面向特定小群體的產品和服務可以和主流熱點具有同樣的經濟吸引力”[2]。實際上，長尾理論的應用不僅僅局限于經濟學，理論描述及思想在圖檔領域同樣有其現實指導意義。信息資源委員會（CLIR）主席南希指出，公共文化機構是“長尾的啟迪者”，認為檔案館、圖書館等組織早就在為“長尾”服務，只是沒有從理論高度進行系統的總結與研究[3]。因此，將長尾理論應用于檔案領域，從長尾視角研究檔案信息服務，整合與開發長尾信息資源，聚合用戶信息需求，為用戶提供更個性化的信息服務，對擴大檔案開放利用的縱深力度，提升檔案館的服務效益是有所裨益的。

2影響檔案信息利用尾部需求的因素分析

在檔案信息利用上，數字檔案館建設、互聯網普及以及用戶個性化信息需求增長三個因素影響著檔案信息利用的尾部需求。

2.1數字檔案館建設

數字檔案館是實現檔案信息資源共享的有效手段之一。數字檔案館的建設與發展拓寬了用戶的視野，為用戶提供了豐富類型的檔案信息資源，縮短了檔案查詢和利用的時間，延長了檔案信息服務的“長尾”。

據統計，截至2017年12月底，我國數字檔案館（室）建設快速推進，檔案數字化工作進展順利。中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館數字化工作成效顯著，解放軍檔案館、部分中央和國家機關檔案室、部分市縣檔案館館藏檔案已全部數字化，各級檔案館數字檔案資源的比例均有大幅提高，數字化全文識別取得重要進展[4]。此外，全國各級國家綜合檔案館建有545個數字檔案館，館藏電子檔案218.4萬GB。其中，文書類電子檔案161.6萬GB，數碼照片10.1萬GB，數字錄音、數字錄像46.7萬GB，館藏檔案數字化副本2243.0萬GB[5]。數字檔案館具有館藏數字檔案資源集中、內容多樣、種類齊全的特性，它使用戶可供選擇的內容變多，長尾更長。

2.2互聯網普及

根據中國互聯網絡信息中心（CNNIC）2018年發布的第41次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》，互聯網普及率高達55.8%[6]。傳統檔案館囿于檔案庫房的空間、成本以及時空距離的限制，館藏檔案的利用受到極大限制。在互聯網迅速發展普及的背景下，一方面，實體檔案館不斷改進已有檔案網站，使檔案信息利用更加人性化，如開展檔案在線展覽、網上展廳等服務；另一方面，通過兩微一端、在線直播等形式，進一步增強了檔案宣傳的力度，拓寬了檔案利用的廣度和深度。互聯網的普及將零散的用戶聯接在一起，節約了用戶獲取利用檔案信息的時間、經濟成本，推動需求曲線從頭部走向長尾，讓曲線變得更加扁平。

2.3用戶個性化信息需求增長

馬斯洛需求層次理論告訴我們，人的需求有不同層次，當較低一層次的需求得到滿足后，人們會追求更高一層次的需求；信息網絡時代，人們自我實現的方式不斷變化，實現需求的速度在加快，用戶的檔案信息需求向縱深發展[7]。用戶的信息需求開始從低層次的被動需求向高層次的個性化需求轉變。Chris Anderson認為，在網絡環境中，非主流的、分散的需求總和能夠與主流的、集中的需求抗衡，其原因在于網絡技術使尋求服務與提供服務的成本下降。組織成功的關鍵取決于滿足個性化的需求，個性化需求服務的發展使其同主流服務共享了市場[8]。用戶信息需求的個性化，有望發揮長尾的潛力，推動檔案信息利用更加細化，讓曲線更加扁平化。

3檔案信息利用的長尾現象

3.1檔案館藏資源長尾

檔案館藏資源的不同發展階段都存在長尾現象，具體表現在未被開發利用的檔案信息資源上。在信息時代，信息的有效載體所形成的檔案資源日益增多，這導致檔案保管機構的館藏資源激增[9]。據統計，在2014至2016年期間，全國各級國家綜合檔案館館藏檔案分別是53469.7、58641.7、65062.5萬卷/件。其中，中央級分別是5929.1、5968.7、5983.8萬卷/件，省（區、市）級為3247.4、3468.5、3603.3萬卷/件，地（市、州、盟）級為11188.4、12448.1、14884.5萬卷/件，縣（區、旗、市）級為33104.8、36756.4、40590.9萬卷/件[10]。由圖2和圖3可直觀看出，檔案館藏資源逐年增加，但檔案開發利用狀況未能同步，與館藏資源數量相比，館藏資源利用數量只是冰山一角。此外，2014至2016年期間，全國各級國家綜合檔案館接待利用者分別是571、638.3、655.2萬人次，提供利用檔案1688.8、1978.3、2033.7萬卷件次；接待現行文件利用者67.2、88.9、42.6萬人次，提供利用現行文件92、111.4、65.8萬件次；接待資料利用者21、21.4、19.3萬人次，提供利用資料49.3、54.6、50.9萬冊次[11]。由此可看出，在檔案館藏資源建設方面，我國各級檔案館都取得了一定成果。但從長尾視角來看，館藏資源建設過程中也存在一些問題，比如館藏資源開放程度不高，館藏資源利用率低等，這些尚待開發和挖掘利用的檔案館藏資源正是長尾所在。

3.2檔案信息用戶長尾

從目前來看，檔案信息的利用者存在分層化。根據用戶的檔案信息需求，利用者可分為正式用戶和潛在用戶兩大類。正式用戶能明確表達利用檔案信息的愿望，是館藏資源的主要利用者和檔案館的主要服務對象；潛在用戶受主客觀因素的限制，不能明確表達甚至沒有檔案利用愿望，處于潛在狀態，構成了檔案信息用戶長尾。正式用戶包括科研人員、行政管理人員、文藝人員以及少數普通民眾等，這些用戶檔案信息素質高，檔案利用需求明確，檔案利用次數較多，是當前檔案信息服務人員重點關注和服務的對象。然而，對于由大量潛在用戶構成的尾部區域，由于主客觀因素的存在，往往容易被忽視，相當部分的檔案信息也未能被有效利用。例如高校檔案館主要以少數學科帶頭人、教授、科研人員為服務對象，忽視了由教職工、學生甚至是校外用戶群體等多數構成的潛在用戶群體。實際上，這部分潛在用戶數量有一定占比，需要引導與挖掘他們的檔案信息資源需求。總之，在網絡環境下，檔案信息服務機構在關注正式用戶的同時，還應關注曲線“尾部”的潛在用戶，對其進行研究與引導，促使潛在用戶向正式用戶轉變。

3.3檔案利用需求長尾

用戶對館藏信息資源的需求利用存在著不平衡現象，即“頭部”小部分檔案信息資源滿足了大部分檔案信息用戶的需求，其余的檔案信息資源利用需求也構成了“長尾”區域。任何一個檔案館，從檔案利用情況來看都有“熱門”和“冷門”檔案之分。少數經常被查詢利用的“熱門”檔案組成了利用曲線中短小的“巨頭”，而更多的鮮少被借閱或從未被借閱的“冷門”檔案組成了利用曲線長長的尾巴[12]。例如在高校檔案館中，有關科研、教學、學籍檔案利用較多，實物、基建、聲像和文書檔案利用相對較少；在地方性公共檔案館中，有關養老保險、婚姻檔案、住房貸款、拆遷等民生檔案利用較多，公務文書和地方特色檔案利用率相對較低。因此，檔案館工作人員在積極提供“熱門”檔案利用的同時，也應適度關注“冷門”檔案的利用需求，對處于“尾部”的檔案信息資源進行開放、開發和編研，提升“尾部”區域檔案利用率。

4基于長尾理論的檔案信息服務策略

筆者認為，挖掘館藏信息資源長尾、聚合檔案信息用戶需求、提升“尾部”檔案利用效率是基于長尾理論提升檔案信息服務效果的重要途徑。

4.1挖掘館藏信息資源長尾

（1）推動館際合作

單一檔案館的館藏資源和長尾是有限的，在以紙質載體為主的傳統檔案信息利用中，館與館之間相互獨立，自成系統，缺少有效的信息共建共享共通機制。有限的館藏資源和庫房空間在一定程度上限制了檔案信息服務的范圍。互聯網時代，推動館際檔案信息合作可以有效減少館藏信息匱乏和降低成本，為用戶提供更多可選的檔案信息資源。

從技術上來看，通信技術的發展使館際合作也具備了可能性，在充分保障檔案信息可靠性、安全性、保密性的基礎上，將分散的多種形式、不同載體及類型的信息資源進行有效整合，搭建區域性或跨區域性的數字化館際檔案信息資源合作平臺，讓原本處于“閑置”狀態的尾部信息資源能被重視和利用起來，更好地發揮其價值。

（2）加強資源揭示

通過分析用戶對各種信息資源的檢索過程與行為，可以得出：用戶無論是通過書本式目錄、紙質卡片目錄、機讀目錄，還是通過搜索引擎查尋資料時，都必須經過兩個階段：一是依據所描述的信息，判別和決定取舍；二是查尋原始文獻[13]。因此，挖掘館藏信息資源長尾，使檔案信息用戶有效地獲取所需信息，還必須加強對館藏資源的揭示。

數字檔案資源在內容和形式特征上，需借助計算機網絡和數據庫技術，進一步對檔案信息內容進行梳理，提高資源揭示的深度。例如對于數字化檔案信息，除提供主題詞、分類號、作者、檔號等檢索項以外，還應提供內容、語義等信息，甚至檔案中的每個檢索詞都要成為關鍵詞。對于處在“尾部”的檔案信息資源，可以考慮提供文本內容的檢索，甚至是提供音頻、圖像等非文本形式的檢索，這就要求檔案工作人員提高資源揭示的能力。另外，可以通過綜合應用搜索引擎、信息過濾、Metadata等技術構建一種能夠達到人機互動的統一資源揭示平臺，讓用戶參與建設、評價、推薦資源，并通過分析這些數據，挖掘其內在聯系，幫助用戶找到滿意的信息資源[14]。

4.2聚合檔案信息用戶需求

不論正式用戶還是潛在用戶都有生活檔案信息需求、工作檔案信息需求或社會化檔案信息需求，檔案館不僅要關注曲線“頭部”和“尾部”的用戶信息需求，還要采用科學的方法和手段，識別和細分用戶群，并對檔案信息用戶需求進行聚合與研究。首先，對于正式用戶信息需求的聚合，一方面，線下可通過用戶問卷調查、開展用戶交流會等方式了解用戶信息需求并進行有效信息記錄和匯總；另一方面，線上可通過兩微一端、在線留言等多種途徑，達到聚合正式用戶群體信息需求的目的。其次，對于潛在用戶信息需求的聚合，線下可通過開展檔案展覽、檔案利用宣傳、發放檔案利用手冊等方式，激發潛在用戶的檔案利用興趣和需求，線上可通過搜索引擎、RSS聚合器、檔案論壇等方式，對用戶信息行為進行捕捉，并對信息需求進行深入挖掘和關聯分析，推送相關信息，提高其潛在的利用意識。用戶的信息需求具有階段性、動態性的特點，不同發展階段用戶的檔案信息需求是不同的。例如高校教師或者科研人員在上課和做科研時所需檔案信息可能不同，研究同一科研項目的不同階段所需信息也可能是不同的。因此聚合不同類型用戶的不同信息需求，分析用戶的檔案信息需求心理、行為規律以及利用檔案的主要目的，為用戶提供個性化信息服務，對拓寬檔案信息服務面有著重要作用。

4.3提升“尾部”檔案利用效率

（1）建立檔案信息檢索機制

Chris Anderson指出，一方面要通過長尾針對用戶提供豐富的選擇，另一方面要通過發展信息增值服務業幫助用戶快速搜索，以降低用戶的選擇成本。創造繁榮長尾市場的秘訣就是提供所有的產品并且幫我找到它[15]。面對數量繁雜的檔案信息，建立檔案信息檢索機制成為提高“尾部”檔案利用率、降低用戶查詢利用成本的有效手段之一。

由于尾部需求的檔案利用曲線的“頭部”聚集了少數“熱門”檔案，剩余其他類型的信息資源沿曲線向尾部無限延伸，這些資源的查找是傳統人工檢索技術難以做到的，必須要通過強有力的信息檢索和過濾手段對這些“冷門”信息資源進行查找和獲取。所以，建立一套界面友好、操作簡易、響應迅速、資源內容揭示全面的聯機公共目錄查詢系統是很有必要的[16]。如圖4所示，用戶通過網絡向檔案信息服務平臺進行主題詞或關鍵詞輸入查找，搜索用戶所需要的檔案信息資源，檔案信息服務平臺快速將搜索內容與檔案信息數據庫中的館藏數字化檔案進行匹配和比較，通過信息檢索和過濾服務，將準確有效的檔案信息輸送給用戶。在此基礎上，還可通過信息推薦、用戶評分等，引導用戶快速定位所需信息資源，減少用戶信息檢索時間和成本，提升“尾部”檔案利用效率。

（2）拓寬檔案信息收集范圍

提升“尾部”檔案利用率的另一有效措施就是做好源頭工作。檔案館征收檔案在注重數量和質量的同時，還應結合檔案館的地域特色、專業需要、用戶信息需求等有重點地接收和引入，這樣不僅能體現檔案館的地域特色，而且能優化館藏布局為用戶提供優質服務。檔案工作人員可以對館內現有資源進行分析，一方面，對長尾曲線“頭部”利用率較高的檔案信息進行合理分配布局，重點收集；另一方面，隨著檔案休閑利用、生活化信息需求的增加，檔案館可以適當性地調整規劃，將檔案征收范圍擴展到民生、知青、家譜、地方特色以及休閑檔案等領域，并加強檔案信息數字化管理。此外，各級各類檔案館要關注電子文件的收集管理，實時歸檔電子文件，及時拉長檔案利用的“尾巴”。檔案數字化存取、檔案知識發現和檔案信息開發等技術在一定程度上提升了檔案館數字檔案信息生產能力，避免了檔案利用“尾巴”的虛長，有益于“長尾”檔案利用率的提高[17]。

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