電力企業檔案文化建設現狀調查與發展對策研究

王嘯峰 張穎

筆者對國網江蘇省電力有限公司（以下簡稱“國網江蘇電力”）的檔案文化建設情況開展了調研，旨在深入了解實際情況，總結經驗、改進不足，以更好地推進國網江蘇電力的檔案文化建設。

一、調研背景

1.調研目的

本次實際調研旨在了解和掌握國網江蘇電力檔案文化建設的實際情況，以便在后續研究過程中能夠更好地將相關理論與企業實際相結合，從而形成對企業實際工作具有指導作用和參考價值的科學合理的研究成果。

2.調研對象及內容

本次調研包括問卷調研和實地調研兩部分，意在通過問卷調研掌握省電力公司檔案文化建設基本情況的基礎上，再選擇典型案例進行走訪，以深入了解其實際情況。

其中，問卷調研對象為國網江蘇電力下轄的13個地級市供電公司及51個縣（市）供電公司的檔案人員，主要內容涉及檔案工作基本情況、企業檔案文化建設基本情況和檔案工作人員認知態度等三個方面。實地調研按照蘇北、蘇中、蘇南的地區劃分，分別選擇了其中較有代表性和典型性的連云港供電公司、南通供電公司和鎮江供電公司，具體的調研對象為：各供電公司分管檔案工作的公司領導、地市及下屬區縣供電公司的檔案人員和工程技術人員。主要調研內容包括：企業概況、企業文化建設成果、檔案工作具體情況及企業檔案文化建設現狀等。

3.調研方法

（1）問卷調研

問卷調研于2017年12月11日開展，通過國網江蘇電力辦公室共計發放755份問卷，于2017年12月21日完成回收，共回收問卷305份，問卷回收率為40.4%。2018年1月10日，項目組對305份回收問卷利用SPSS進行了篩選，剔除了其中缺失值過高、重復率過高和自相矛盾的三類問卷，最后實得有效問卷221份，問卷有效率為72.5%。

（2）實地調研

實地調研所涉及三家地市級供電公司相距較遠，共分兩次完成：2018年3月22—23日，課題組前往連云港供電公司開展調研；2018年3月29—30日，課題組分別于鎮江供電公司和南通供電公司進行調研。具體調研實施包括兩個部分：一是集體參觀公司檔案室與陳列室（榮譽室）；二是分三個批次分別對公司領導、檔案人員和工程技術人員進行訪談。

二、現狀

1.基礎工作

國網江蘇電力檔案工作升級始于20世紀80年代，1987年《檔案法》頒布后，全省范圍內各供電公司認真貫徹實施《檔案法》及其實施辦法，對文書、工程和會計檔案實行集中統一管理制度。在管理體制方面，國網江蘇電力實行雙重管理，既接受來自系統內部上級公司的專業性指導，同時也受到同級地方綜合檔案館的經驗性指導，以確保檔案工作的規范性和專業性。具體而言，其檔案工作具有以下幾方面的特點：

（1）室藏檔案數量多且種類豐富

國網江蘇電力室藏檔案數量較多，從調研結果來看，約60%的受訪者表示其所在公司室藏檔案數量在6萬卷左右，部分分公司室藏檔案數量超過10萬卷，如國網揚州供電公司、國網徐州供電公司、國網南京供電公司、無錫協能農電有限公司等。

從國網江蘇電力室藏檔案的形式來看，所有221份有效問卷中有220份問卷顯示所在檔案室保存有紙質檔案，比例高達99.5%，電子檔案的比重略少于紙質檔案，比重為96.3%，說明紙質檔案和電子檔案都是館藏最基本的檔案類型。聲像檔案和實物檔案在江蘇省電力公司的館藏中比重也很高，分別為86.4%和90%，說明公司對聲像和實物類檔案的保存很重視。

從室藏檔案類型來看，占比最多的分別是黨群工作檔案、經營管理檔案、生產技術管理檔案和財務審計檔案，超過90%的受訪者表示所在檔案室存有此類檔案。電力系統生產、調度檔案和基建設備檔案數量也非常高，占比約為89%。人事勞資檔案、科學技術研究檔案和設備儀器檔案的占比約為48%，行政管理檔案相比其他類型的檔案占比要低，約為13%。

（2）定期歸檔，檔案數字化程度較高

從國網江蘇電力室藏檔案的歸檔方式來看，大部分公司檔案室實行定期歸檔，歸檔時間跨度從6個月至24個月不等，占比約為71.5%；有62位受訪者表示其所在檔案室為隨時歸檔，占比約為28%；另，問卷中有一位受訪者沒有填寫此項，原因可能是不了解公司的歸檔方式，占比約為0.5%。

國網江蘇電力室藏檔案的檔案數字化程度較高，總體數字化率達73%以上。經統計，有98%的分公司開展檔案數字化，其中23%全部數字化，有75%部分數字化，沒有數字化或不了解數字化情況的僅占2%。

（3）檔案工作制度比較完善

根據問卷調研結果可知，國網江蘇電力所在分公司均制定了檔案工作保障制度，并有94%的受訪者表示認可。對于重要檔案和珍貴檔案的區分保存，有75%的受訪者表示所在公司制定了相應制度，有59%的受訪者表示所在公司已經著手相關工作。

具體而言，在制度建設方面，國網江蘇電力系統共制定22項管理規定和實施細則，并根據實際工作需要率先制定了電動汽車充電設施、招投標、白圖三項檔案管理辦法。組織結構方面，國網江蘇電力實行省、市、縣“三級聯動”的檔案工作網絡，以推進全省范圍內各家公司檔案工作的開展，在2015年國家電網公司檔案職業技能競賽中獲團體二等獎，并且，已在全省實現了五星級檔案工作的全覆蓋。

2.企業文化

國家電網有限公司及其下屬單位擁有統一的價值理念和企業標識，其中，價值理念涉及公司定位、公司使命、公司宗旨、核心價值觀、發展理念、企業精神及戰略目標等多方面的內容，并據此設計了表面有縱橫交錯的經緯線的綠色地球作為企業標識。

在具體的企業文化建設方面，國網江蘇電力及其下屬單位均根據各自的特色和需求，開展了多種多樣的企業文化活動，主要包括志愿服務活動、職工文體活動和員工培訓等三種形式。首先，在志愿服務活動方面，國網連云港供電公司組建了“連心電”志愿服務隊，主要開展電力快修、電力宣傳、關愛功臣、親情保姆、無償獻血、希望工程等項目的志愿服務，在培育了一批優秀志愿服務團隊的同時，也形成了以“連心電”為標志的志愿服務品牌。國網鎮江供電公司也由黨群和思政部門牽頭，開展了健步走、獻血等志愿活動。其次，在職工文體活動方面，國網連云港供電公司工會應省公司要求，組建了多個不同類型的職工文體俱樂部，包括網球、羽毛球、篆刻、書法、攝影等，還征集員工的書法、攝影作品等進行優秀作品評比和展覽。最后，在員工培訓方面，各供電公司均組織了新員工培訓、道德講堂微講堂等企業文化培訓與宣傳活動。

然而，由問卷調研結果可知，盡管文化宣傳工作內容豐富、類型多樣，但各項工作開展頻次均不高，平均水平在一年一次左右，以員工培訓和網絡宣傳為主。

3.檔案文化建設成果

國網江蘇電力系統內的各家公司通過對檔案信息資源的挖掘利用，在企業檔案文化建設上已經取得了一定的成果。陳列室就是對檔案文化建設成果最直觀的一種展現。數據統計表明，近90%的受訪者表示所在公司設置了檔案陳列室，并根據本公司的實際情況進行策劃、選題、設計、布局，各具特色。如國網連云港供電公司的陳列室將整個展區分為了歷史回聲、中流砥柱、愛心傳承、規則治企、基礎固企、人才強企、管理創新、技術創新、企業文化成果等八大部分，并配備了專門的講解員，每一部分不僅以文字和圖片展示，更有生動的視頻音像和豐富的實物檔案，如老版的電力儀器儀表、公司紀念品等。

《電力工業志》也是國網江蘇電力各家公司的典型檔案文化成果之一，作為各地地方志的重要內容，電力工業志基于大量歷史資料，客觀呈現了當地電力工業發展的全過程，在電力事業發展中發揮了資政、教化、存史的作用。迄今為止，以1987年為時間節點，國網江蘇電力共經歷了兩輪修志。如南通市的第一本《電力工業志》記錄了1899年大生紗廠利用蒸汽機帶動發電機發電到1987年以來，南通電力事業一步步走來的艱苦歷程。第二輪修志記述了1988年至2002年南通電力工業改革開放、自主創新、穩定發展的歷史進程。《電力工業志》對電力發展過程中的重要人物都有傳記，涉及創辦人、重要管理者、機構沿革、領導變動、重要勞動模范等等，從人物到事件，從電網到設備、用電規模都做了詳細記載，為了收集到完整齊全的資料，當時的修志辦征集了各個時期各地的報紙、筆記、文物資料，修志人員四處走訪、摘抄史料、錄音翻譯，過程中大量使用了檔案。

公司的重要紀念日也是檔案文化成果的高產時期，如2003年，鎮江市供電公司為紀念鎮江建電100周年編纂了《百年見證——熱烈慶祝鎮江建電一百周年》紀念冊，整本紀念冊分為了企業簡介、滄海歷史、激情年代、繼往開來、走向輝煌、群音譜六大篇幅。其內容主要以圖片形式呈現，其中包含了鎮江供電公司前身、江蘇省第一個公用電廠——大照電燈公司股票證件、營業執照等珍貴檔案。同時，紀念活動期間還向員工發放了建電100周年紀念水杯、郵冊等紀念品。除上述成果以外，國網江蘇電力各家供電公司還形成了各類編研產品，如《企業文化故事匯編》《新型專利匯編》《群星畫冊》《新聞報道匯編》《利用效果匯編》《年鑒》《組織機構沿革》《大事記》等等。

三、問題與對策

1.提升公司整體檔案意識，強化企業檔案文化浸潤

經調研發現，供電公司體量巨大，各業務部門的兼職檔案人員只是按照下發的歸檔范圍表收集歸檔文件，與文化建設相關的重要檔案或是特色工作則未必涵蓋在歸檔范圍內，而專職檔案人員不可能事無巨細地了解公司發生的所有事情，只能盡量收集一些重大事件的檔案，有些重要活動中形成的重要檔案，由于牽頭部門和形成者缺乏必要的檔案意識，檔案人員不知曉，造成檔案的缺失和遺漏。

強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用。首先，要加強各級領導對檔案工作的重視，這是做好檔案工作，特別是檔案文化建設工作的前提和關鍵。因為企業檔案文化建設需要有良好的檔案工作基礎，且該項工作的開展牽涉到許多方面，如組織機構的設置、不同部門人員的協作、所需經費等。領導的重視和支持能夠保證檔案基礎工作及檔案文化建設順利開展。

其次，要在公司內部大力開展檔案文化宣傳與培訓，進一步強化企業檔案文化浸潤，使公司各級員工都能意識到檔案及檔案工作的重要性，在整個公司形成“人人都是檔案員”的文化氛圍。由于企業檔案大多來源于業務部門，增強檔案意識能夠使其在日常工作中有意識地收集和保管好重要的文件資料，從而進一步提升檔案基礎工作水平，并為檔案文化建設工作的開展提供有力支撐。

2.加強檔案人員隊伍建設

國網江蘇電力系統內市、縣供電公司檔案人員配置存在以下四點問題：一是檔案人員數量不足。實地調研的3家市供電公司檔案專職人員為2—3名，縣供電公司檔案專職人員為1名。電力工業是一個技術密集型和知識密集型行業，供電公司在日常運轉過程中產生的檔案具有數量大、形式多的特點，因此現有的人員配置只能基本滿足公司檔案管理中基礎的收、管、用，額外的工作量超出檔案人員負荷。二是檔案人員專業能力受限。電力系統內的檔案人員大多是通過培訓上崗，而業務培訓內容圍繞檔案管理活動展開，基本不涉及進一步的檔案文化建設，且目前國網電力不面向檔案專業畢業生招聘，導致檔案人員在檔案文化建設上受到專業能力的限制，有心無力。三是人員流動性較大。國家電網采取新進員工輪崗制，雖然檔案崗也在輪崗范圍內，但因為上升空間較小、崗位級別較低等原因，少有新進職員愿意留在檔案崗位上發展，造成檔案崗位人員流動性較大。四是檔案人員“老齡化”。國網江蘇電力檔案人員隊伍中存在大批即將到達退休年齡的員工，老員工離職，新員工不能及時上崗，而檔案文化建設是一項延續性較強的工作，新老交接不順暢的直接后果就是檔案工作的斷層，更加不利于檔案文化建設的持續推進。

人才資源是第一資源，企業檔案工作的發展主要在于各級檔案人員，因此，必須下大力氣把握當前檔案人員配置方面存在的各種問題，對癥下藥，抓好企業檔案隊伍建設。具體來說，加強檔案隊伍建設可以從以下四個方面著手：首先，合理充實檔案人員隊伍。企業檔案文化建設工作是一個持續的過程，需要長期的人力投入。公司當前的檔案人員存在數量不足、專業性不夠的問題，可以考慮通過外部招聘和內部選拔等方式適當擴充檔案人員隊伍，并提升其專業性。其次，改進管理制度，保證檔案崗位穩定性，從而避免因人員流動頻繁而導致的“斷檔”等問題。第三，加強相關業務培訓，提升檔案人員工作技能。公司應根據需求定期開展相關培訓，具體可以采用外部專家理論講授和內部人員先進經驗介紹等形式，不斷提高檔案人員開展各項業務工作的能力。最后，針對檔案人員“老齡化”的問題，公司應首先從內部員工中選拔適當人員接手，并在此之后做好檔案部門人力資源規劃，從源頭上加以解決。

3.開展企業檔案文化成果深層次、系統化開發

從調研的三地市、縣級供電公司現有的檔案文化建設成果來看，除了陳列室、《電力工業志》以外，其他編研產品大都處于較低的開發層次，主要以匯編居多，屬于“有編無研”的狀態。同時，現有成果還呈現出零散、不成體系的特點，每年形成的檔案編研產品數量不同、內容詳略不一，且存在評級驗收、復查期間“突擊”以應對審查的現象，檔案文化建設工作缺乏規范，尚未形成一個可持續發展的工作體系。

當前，各供電公司的檔案文化成果還比較零散，可以考慮從“檔案文化產品開發”“企業記憶構建”和“企業文化展示與傳承”等三個方面構建江蘇省電力有限公司檔案文化成果體系，并根據這一體系制定具體的相關成果開發規劃，增強企業檔案文化建設的系統性。

此外，企業檔案文化成果的開發不能僅停留在簡單的資料匯編，應當基于室藏檔案，選擇對公司發展有所助益的主題，開展更深層次的編研。具體而言，成果開發的選題可以從經濟社會發展熱點、服務社會以及公司本身的重大工程宣傳等角度考慮，并在此基礎上進行檔案資源挖掘等后續環節。

4.拓寬內外部宣傳渠道，充分利用檔案文化成果

對內而言，除應對國網電力系統內外部審查外，編研產品鮮有人問津。在與業務人員交流過程中，有員工表示沒有聽說過某些編研產品，或者聽說過但不知道到哪里借閱。有些專題的編研產品因為利用效果不佳，一段時間后就停止更新了。對外而言，服務文化早就成為國網電力文化的三大企業文化之一，但現有的建設成果并沒有在企業的社會交往中發揮應有作用。

檔案文化建設各項成果只有在利用中才能發揮其應有的作用和價值。因此，為了拓寬宣傳渠道，促進企業檔案文化建設成果的利用，應從內外兩方面入手。對于公司內部，可以將成果直接下發，并通過內部OA、工作群等方式進行宣傳，必要時也可組織專題會進行學習，以充分提高公司員工對相關成果的認知程度和利用水平。對于公司外部，有效的宣傳推廣能夠幫助企業樹立良好形象，增強社會影響力。江蘇省電力系統應重視自我宣傳，立足檔案文化建設成果，選擇適當的宣傳途徑，打造全面的、持續的企業宣傳方案。具體而言，網絡媒體較之于傳統媒體擁有更加快捷的宣傳能力和持續的推廣效果，江蘇電力有限公司及其下屬單位可以選擇其檔案文化建設成果中有關服務社會的部分，在官方網站、微博和微信公眾號上進行展示，并定期維護更新，從而達到提升企業社會形象的目的。