二孩政策實施下構建《出生醫學證明》網絡管理平臺模型初探

徐震 毛鵬遠 王長青

隨著全面二孩政策的實施，我國新生兒數量不斷飆升。《出生醫學證明》是由依法許可的醫療保健機構出具的新生兒法定醫學證明[1]，是新生兒獲得戶口登記的法定醫學依據。如何利用網絡化綜合管理平臺查閱《出生醫學證明》信息，甚至鑒別《出生醫學證明》的真偽，是值得我們探索和研究的課題。南京市婦幼保健院現擬在院內設計一套可供客戶端自主查詢的《出生醫學證明》網絡管理平臺模型，以供日后面向全省甚至是全國推廣。

一、《出生醫學證明》檔案的淵源

《出生醫學證明》歷經了四個階段五個版本的變遷。1996年以前，我國不同地域各自規定使用著不同版本的《出生醫學證明》。從1996年1月1日開始至2004年11月30日，我國規定實施了統一版本的《出生醫學證明》，文件規定其內容根據新生兒出生醫學信息必須由專業婦產科人員如實填寫。此時的《出生醫學證明》一式二聯，分別交由新生兒監護人與戶口登記部門（派出所）保管。醫院并未保存《出生醫學證明》存根，一旦遭遇原件丟失或信息查詢等事項，只能選擇到原接診醫院病案室查找原始病案或當年產科登記本，不僅耗時費力且效率低；另一方面手工填寫的《出生醫學證明》，極易導致違規簽發、涂改、偽造、信息登記錯誤等情況的發生[2]。

為進一步加強《出生醫學證明》的規范管理，確保出生信息資料的真實、完整，提高出生戶口登記質量，原衛生部、公安部統一制發的三聯《出生醫學證明》從2004年12月1日開始使用，統一版本的《出生醫學證明》由正本、副頁、存根三部分組成，為避免篡改，一律要求醫院使用計算機打印，并規定手工填寫無效。證明正本由新生兒監護人保管[3]，副頁和存根分別交由公安機關和產科醫院保存。新版的出生證明還增加了新生兒父母雙方的詳細信息登記，不僅要求填寫父母雙方的身份證號碼，還要求登記父母雙方的住址[4]。為了有效地提高防偽性能，證明在副頁戶口登記機關保存聯和簽發機構存檔聯內增印了電子水印防偽條碼。國家衛生計生委、公安部聯合發出通知，從2014年1月1日起，啟用新版《出生醫學證明》（第五版）。新版《出生醫學證明》采用豎版A4紙設計，不再提供硬殼封皮，同時添加黑白水印、光學水印、微縮文字等6項防偽標識。如在新證正頁右上角燙印有圓形標志；在陽光下可見“中國婦幼衛生標志”中的親子圖案和“出生醫學證明”字樣等若干處隱形的防偽標識；在“編號”部位也增印有防偽標記[5]。新版出生醫學證明與舊版相比信息登記程序更加嚴謹可靠；防偽設計手段更加科學安全，不易偽造且便于保存、攜帶。

二、《出生醫學證明》檔案的使用途徑

《出生醫學證明》是名副其實的“人生第一證”，不但包含嬰兒出生狀態、血親關系，申報國籍、戶籍等信息，也是取得居民身份證號碼的法定醫學證明[6]；戶籍登記、申請移民、出國留學、兒童接受保健服務、入園入學等多個環節，都離不開《出生醫學證明》。《出生醫學證明》是依據《中華人民共和國母嬰保健法》出具的，必須由國家批準開展助產技術服務并依法取得《母嬰保健技術服務許可證》的醫療保健機構簽發[8]。出生醫學證明材料具有唯一性和不可替代性，其記載內容非法定程序不得隨意更改、銷毀；《出生醫學證明》涉及個人隱私，一般只對當事人及其代理人開放，并且需要通過嚴格的程序辦理。

申請辦理《出生醫學證明》可分為首次簽發、換發、補發三種情況。首次簽發《出生醫學證明》需由申請人遞交《出生醫學證明》申領表；換發《出生醫學證明》也需提交《出生醫學證明》申領表及原《出生醫學證明》等相關材料；補發《出生醫學證明》需提供《出生醫學證明》申領表、補領《出生醫學證明》書面情況說明等相關材料[9]。近年來，隨著社會的發展，《出生醫學證明》也廣泛用于社會保險及遺產繼承等方方面面。

三、《出生醫學證明》檔案管理困境

1.缺乏統一管理規范

目前尚無文件明確《出生醫學證明》在醫院內該隸屬于何部門管理。其本應屬于病歷的一部分，一部分醫院規定其放置在婦產科保管；一部分醫院放置在醫務處保管；還有一部分將其放置在醫院綜合檔案室保管；甚至也有醫院將其和病歷檔案一起存放在病案室保管。由于管理權屬劃分不清，缺乏統一的管理執行標準，嚴重影響了《出生醫學證明》檔案材料的保管質量，更造成了其出現破損、霉變、丟失等不同情況的損害狀況[10]。

2.尚未規定明確的保管期限

上級主管部門尚未對《出生醫學證明》檔案保管的期限作出明確規定，鑒于各大醫院負責保管《出生醫學證明》檔案的部門有所差別，因此各家醫院對于保管期限也存在不統一的執行標準。例如：根據國家衛生主管部門最新文件要求，1996年前的住院病歷檔案需永久保存，但實際操作中大部分醫院只將病歷檔案保存30年，20世紀 80年代前隨同住院病歷一同保存的《出生醫學證明》就很難再查詢到。因此不僅僅是醫院各級領導需要正確認識《出生醫學證明》保存的問題，主管部門也亟待出臺統一管理的規范標準。

3.未設立專業保存場所

由于《出生醫學證明》檔案沒有規定保管場所、保管條件、查閱利用規范，絕大多數醫院保管場所條件不佳，不規范的保存方式和地點極易造成檔案的遺失、損壞，為準確有效地查詢《出生醫學證明》檔案帶來了諸多不便。

4.缺乏行業統一標準

多種原因造成了《出生醫學證明》檔案查詢困難，究其根源：全國各地有權限出具《出生醫學證明》的發證機構，缺乏明確的行業保管統一標準，因此對新生兒的《出生醫學證明》檔案的管理方式和存儲形式不一，致使《出生醫學證明》檔案的查詢尚停留在紙質或較為原始的檢索狀態，對民眾查詢個人信息帶來了諸多不便，非常不利于《出生醫學證明》檔案的利用。

四、構建《出生醫學證明》網絡查詢管理平臺

據統計，2009—2013年全國《出生醫學證明》換發數和補發數分別為60余萬和近300萬，可見《出生醫學證明》檔案查閱量大，是業務工作的支撐。以南京市婦幼保健院為例（見表1），南京市婦幼保健院2014—2016年活產數約占全市三分之一，且為全市唯一可以補辦《出生醫學證明》的單位，作為研究樣本創建《出生醫學證明》檔案網絡管理平臺，為需要查閱《出生醫學證明》信息或者有鑒別《出生醫學證明》真偽需求的個人提供客戶終端查詢便利。

1.制定統一的《出生醫學證明》檔案管理規范

檔案部門應當主動研究此事，早日出臺檔案管理辦法。明確《出生醫學證明》檔案的保存科室與存放地點標準，并可以參照文書檔案管理辦法，要求管理人員于每年年初主動收集上一年度有關《出生醫學證明》的信息資料，至年中時對相關資料進行規范整理、歸檔，年底前完成與保管科室之間的交接手續，以保證《出生醫學證明》檔案的歸檔質量[11]。

2.實施專人管理，清理遺留檔案

《出生醫學證明》檔案應該由專人、專地進行保管，不該與住院病歷合并存放，更不該放置在婦產科或其他業務科室保管，筆者認為交由醫院綜合檔案室或病案室實行集中統一管理為佳。醫院可設置專人對歷史遺留檔案進行整理、去污、修復、掃描等，做好日常的維護保管。

3.構建信息管理平臺

醫院對于《出生醫學證明》的管理，一方面保存紙質存根；另一方面，使用專門的管理軟件，將《出生醫學證明》的基本信息參照文書檔案格式錄入系統，查詢時只需輸入證明編號、產婦姓名或身份證號碼等信息即可。

4.開放網絡管理查詢平臺

將錄入的電子數據收集并匯總，構建一套完整的《出生醫學證明》檔案網絡化管理系統，并通過現有的互聯網管理手段，實現基層與上級單位的數據互傳，再按照特定的項目名稱檢索，設置客戶終端查詢，實現網絡資源共享，便于民眾查詢個人信息，并能夠快速提升民生檔案的利用率。（詳見圖1）

隨著二孩政策的放開，傳統的紙質《醫學出生證明》存檔模式已不能適應極速發展的信息時代管理文件的要求，各級檔案保管部門要轉變觀念，在傳統管理模式的基礎上不斷拓展職能范圍，確保信息化時代電子文件歸檔的準確性，并將業務性工作向文件創建階段延伸[12]，提高民生檔案利用服務工作水平。

*本文系2016年度國家自然科學基金項目“醫養耦合視角下城市失能老人養老策略研究”（課題編號：71573139）、2017年度江蘇省婦幼保健協會科研項目“全面兩孩政策視域下三級婦幼保健機構高危妊娠預警協同體系構建及路徑優化研究”（課題編號：FYX201723）、 2016年度南京市檔案科技項目計劃項目“南京市《出生醫學證明》共享利用研究——以南京市婦幼保健院為例”（課題編號：KX201606）階段性研究成果之一。

參考文獻

[1]陳萬軍.羅江縣婦幼保健院兒童保健管理信息系統的設計與實現[D].電子科技大學，2010.

[2][3][5][10][11]賴慶梅.新形勢下《出生醫學證明》檔案的管理[J].城建檔案，2014（9）.

[4]新版出生證明啟用：無法核實母親信息不予簽發.人民網.2014-01-10.

[6]張哲慧.基于居民電子健康檔案的區域衛生信息平臺的設計與實現[D].電子科技大學，2014.

[7]出生證—百度百科：http：//baike. baidu.com/view/2128540.html.

[8]祝艷.管理與發放新版《出生醫學證明》的問題及對策探討[J].當代護士，2012（2）.

[9]王占偉.出生醫學證明檔案的歸檔范圍與整理方法——以南樂縣檔案館為例[J].檔案管理，2016（01）.

[12]陳燕.信息化時代公安檔案管理模式初探[D].天津大學，2009.