港口建設項目檔案分類依據分析與方案設計

呂文婷 吳建華 孫明霞

[摘要]近年來，我國港口建設進入了突飛猛進的發展時期，同時也對港口建設項目檔案管理工作提出了更高的要求。檔案分類方案的制定是檔案管理工作中的重要環節，論文從理論和實踐兩個角度出發，指出港口建設項目檔案分類方案的制定應依據文件生命周期理論、來源原則等檔案學基礎理論，順應建設項目內容和程序的顯著變化以及外部法規規范業態環境的不斷更新，借鑒各項已有標準、規范和辦法，并以江蘇省港口建設項目檔案分類方案為例，詳述分類方案的各級類目內容結構與特點。

[關鍵詞]港口建設項目檔案分類方案

[分類號]G276/G272.5

Records Classification Scheme Analysis and Design of Port Construction Projects

Lyu Wenting1， Wu Jianhua1， Sun Mingxia2（1. School of Information Management of Nanjing University， Nanjing， Jiangsu， 210023； 2. Jiangsu Provincial Department of Transportation， Nanjing， Jiangsu， 210001）

Abstract： In recent years， the rapid development of port construction in China puts forward higher requirements for port construction project archives management. The formulation of classification scheme is a vital part of archival management. From the perspective of theory and practice， the records classification scheme of port construction project should be based on the records life cycle theory and provenance principle， in accordance with the significant changes in the contents， procedures and relative regulations of port construction projects， drawing on existing standards and norms. In this paper， the records classification scheme of port construction project in Jiangsu Province is taken as an example to elaborate the content structure and characteristics of the classification scheme at four levels.

Keywords： PortConstruction；ProjectArchives；ClassificationScheme

作為具有基礎性、戰略性和先導性的交通基礎設施和綜合交通運輸體系水路運輸關鍵組成部分，港口成為對外開放的重要門戶，成為支撐區域經濟發展和經濟社會發展的重要基石。經過多年發展，我國港口建設項目呈現出項目類型多樣、規模不一、建設主體多元、建管水平不均衡等特點[1]。我國港口事業改革步伐不斷加快、港口建設飛速發展的同時，也對港口建設項目檔案管理工作提出了更高的要求。港口建設項目檔案是在港口建設過程中產生的第一手資料，是港口建設活動的真實記錄，為日后港口的管理、維護、營運和改擴建等活動提供了重要的依據。科學全面的港口建設項目檔案分類能夠有效促進檔案整理及保管、檢索、利用等后續工作，為我國港口建設可持續性發展提供可靠的歷史記錄和成果積累，從而反向推動港口建設始終保持良好的發展態勢。本文試從港口建設項目檔案分類的理論依據和實踐背景兩個方面出發，全面闡述分類方案制定的基礎和依據，并以江蘇省港口建設項目檔案分類方案為例，詳述分類方案的內容結構與特點。

1分類理論：專業理論依據

港口建設項目檔案分類方案的制定除了關注港口建設活動的專業性之外，還應符合檔案管理工作的規律性，二者相結合方能體現分類方案的科學性。文件生命周期理論和來源原則是西方檔案學的兩大支柱理論，也對中國檔案學理論和實踐的發展產生了巨大影響，它們是對檔案工作基本規律的抽象和升華。港口建設項目檔案的分類也應以文件生命周期理論和來源原則為指導，尊重客觀、尊重歷史、尊重有機或整體聯系。

1.1文件生命周期理論

文件生命周期理論是對文件運動過程所做的規律性總結，它描述了文件從其形成直至最終銷毀或作為檔案永久保存的完整生命過程。文件生命周期理論強調文件運動的整體性和階段性，在實際操作層面指向文檔一體化管理，即文件與檔案實際上是同一事物在不同階段的價值形態的不同體現，二者關系密不可分，應作為一個整體實施一體化管理。隨著港口建設信息化的發展，港口建設活動中的電子文件與電子檔案數量激增。與紙質文檔一體化相對應，電子文件生命周期理論指導下的電子文件管理應遵循全程管理原則。電子文件全程管理原則是指在“大文件”概念的基礎上，要求統籌兼顧整個文件生命周期中所有管理活動和管理要素[2]。

港口建設項目檔案屬于科技檔案，其第一價值（即現實價值）比第二價值發揮的時限相對較長，其形成過程應通過前端控制等手段予以充分關注，因此港口建設項目的文檔一體化程度相對較高，構建的港口建設項目檔案分類方案必須在一體化環境下發揮作用。港口建設項目檔案的分類方案應根據文件生命周期理論，秉承文檔一體化和全程管理原則，覆蓋從港口建設項目設計、立項、審批、前期準備、施工、驗收直至整個項目結束的各個階段，從項目文件的分類和組卷開始嚴格要求，力圖囊括港口建設的每一個階段、每一道程序、每一個環節、每一個文件形成點，實現港口建設項目檔案的全程管理和前端控制，為項目檔案專項驗收和后續檔案管理工作打下堅實的基礎。

1.2來源原則

任何檔案都產生于一定的社會實踐活動，并相對應地反映和承襲該種社會實踐活動中的有機聯系，故而檔案是社會實踐活動的真實記錄和見證。對于港口建設項目檔案來說，它產生于圍繞某一項目開展的港口建設活動，自然反映了此項建設活動的各階段、各專業、各參建單位等方面的有機聯系。但港口建設活動的特殊性在于，它通常由不同專業、不同內容且前后銜接緊密的多個建設階段組成，因此在此活動中形成的檔案記載了該項活動的全部過程和成果，“它們之間既以不同的工作階段相區別，又以總體的科技程序和科技內容緊密銜接，構成了一個反映該項科技、生產活動的材料整體”[3]，這使得港口建設項目檔案所反映的有機聯系不可能像文書檔案那樣單純和直觀，這種復雜的有機聯系也無法通過傳統（狹義）來源原則（來源于同一機構或個人的實踐活動）加以解釋，如何判定港口建設項目檔案中的有機聯系成為制定分類方案的難題之一。

港口建設項目檔案全宗以項目成套，全宗內的分類體系可以看作一種不同來源聯系相互混雜的“綜合體”，這些檔案存在多個方面的有機聯系，不僅表現在職能來源上，而且表現在內容上，更深入挖掘，還有時間、形式上的聯系[4]。換言之，遵循成套性原則組卷的港口建設項目檔案包含了來源聯系、事由聯系、時間聯系、形式聯系等多種有機聯系。例如，立項審批類根據審批事項的內在聯系分類，體現了事由聯系；設計審批類根據設計的不同階段分類，體現了時間聯系；特殊載體類根據載體形式分類，體現了形式聯系。港口建設項目檔案分類方案具有一定的復雜性，面對復雜事物的多種矛盾，要善于抓住重點和關鍵，因此分類方案的制定過程必須理清各個類目的活動特點和分類規律，準確把握檔案之間多樣的有機聯系。

2分類背景：現實環境變化

港口建設項目檔案分類是對港口建設活動內容、程序、特點的具體反映，而社會生產活動始終處于日新月異的進步發展之中，港口建設項目檔案分類方案的制定應把握好不斷發展的港口建設活動中的新變化、新特點。尤其是建設的內容和程序發生顯著變化以及外部法規規范業態環境的不斷更新，對港口建設項目檔案管理提出了更高的要求，也構成了港口建設項目檔案分類方案制定的實踐背景和現實基礎。

2.1港口建設活動的內容和程序變化

首先，港口項目建設程序和管理體制、項目申報審批流程的新變化。國家深入推動“放、管、服”改革，港口建設與管理的流程和體制不斷變化，港口建設項目從立項到試運行直到最后竣工，各建設管理環節的責任主體、實施要求等發生了不同變化，客觀上對港口建設項目文件的分類工作提出了全新要求。

其次，突出強化港口安全管理和環保建設。近年來，危化品的水上運輸量激增，其進出港口、作業操作以及港區內存放管理等成為突出問題，為預防和減少危險貨物安全事故發生，對危化品港口碼頭加強管理、規范建設以及安全管控成為港口建設項目的重點任務，由此產生的一系列安全管理環節管控措施要求和相關專題文件材料也成為分類方案需要重點關注的新內容。在港口建設速度加快的同時，港口、航道建設與海洋、長江、河流等生態保護的矛盾日益突出，局部區域環境風險增大，港口環境保護工作任務加強，環保專項工作產生的文件材料也成為項目檔案分類方案中的重要新組成。

再次，出現了進港航道、防波堤、錨地以及陸域配套設施、倉儲罐區、大型專用機械設備和獨立功能系統等等一批港口建設實施新內容。港口建設項目通常涉及公路、水運、機械、電氣、房建等多個專業工程，為使建成的碼頭達到生產能力，充分發揮港口吞吐功能，港口項目配套實施建設內容日益增多，如進港航道、防波堤、錨地以及陸域配套設施、倉儲罐區、大型專用機械設備和獨立功能電氣及控制系統等，這些新的項目實施內容所產生的文件材料，涉及專業眾多、專業區別顯著、形式更為多樣、載體更加豐富、管理更為復雜，成為分類方案制定需要考慮的重點內容。

2.2外部法規規范業態環境更新

現階段關于港口建設管理、港口項目檔案管理、項目電子文件、電子檔案管理等的規定得到了更深入補充、全面完善和更新，《港口工程建設管理規定》《交通運輸標準化“十三五”發展規劃》《航道工程竣工驗收管理辦法》《水運工程施工監理規范》《歸檔文件整理規則》（DA/ T22-2015）《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）《電子檔案移交與接收辦法》等一批標準、規定的出臺，為提高港口項目檔案管理工作效率和質量提供了指導前提，同時也為制定港口建設項目檔案管理提供了新的行業與技術依據，是制定分類方案時必須考慮到的現實基礎。

3分類指導：現有規范要求

任何分類方案的制定都要依據國家、省、部出臺的相關法律、規章、標準等，以達到與其他相關行業或單位分類標準的一致性和合規性。有關建設項目檔案分類的文件依據主要體現在各項國家標準、行業標準、行業規范和辦法上，這些文件均從宏觀層面為各類建設項目檔案的分類提供了總體框架和編號結構，對不同專業建設項目檔案分類方案的構建起到重要的指導作用。但由于港口建設項目擁有自身的獨有特點，這些分類標準在實施時也具有一定的局限性，因此將此作為分類依據制定分類方案的同時也要充分考慮港口建設活動的專業性和特殊性，不可照搬。下文重點評述與港口建設項目檔案分類有關的幾項規范：

3.1《交通部科學技術檔案分類編號辦法》

此辦法由交通運輸部于1987年發布，它以交通運輸專業職能活動的分工為基礎，結合科學技術檔案內容記述和反映事物性質，設置了設計、公路、水運、港口、航道、航務、救助、船檢、港監、工業、科研、文教、衛生等十三大類目。其中港口（GK）類下設置了綜合類，基本建設類，設備類，科學研究類，裝卸工藝類，航道、水文、氣象、地質類，環境保護類和經營管理類八個類別。考慮到交通運輸今后發展的需要，并保持基本大類的穩定性，此分類方案規定“實行大類、屬類、小類三級，各類未包括的內容可以增設新類或下級類，但不設其它類”，并且規定“如果專業部門的科學技術檔案不完全具備本分類方案中所設的類目，則所缺之類可空著，但不準占用”，以確保分類方案的靈活性。但由于此分類方案過于宏觀，且制定年代較早，只能為港口建設項目檔案分類方案的制定提供一定的參考，而不具備直接應用于分類工作的可操作性。

3.2《建設項目檔案管理規范》

（DA/T 28-2018）

此標準是《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案規范》（DA/T 28—2002）的修訂版，于2018年10月1日起實施。它規定了建設項目檔案工作的組織體系、工作職責，確立了項目文件的形成、歸檔要求與項目檔案管理的原則與方法，適用于新建、改建、擴建和技術改造等建設項目的檔案管理。在其附錄A《建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》中，歸檔文件分為可行性研究及任務書、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、信息系統開發文件、監理文件、工藝設備文件、科研項目、涉外文件、生產技術準備及試生產文件、財務及器材管理文件、竣工驗收文件等十三大類，基本按照建設階段流程進行一級類目的劃分，再根據文件內容設置二級和三級類目。它為建設項目檔案的分類編號和歸檔范圍提供了宏觀框架，具有通用性和規范性，但對于港口建設項目檔案分類缺乏針對性的指導，類目設置不夠細化，若完全照此體系實施港口建設項目檔案分類極有可能出現空號或無類可歸的情況。

3.3《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》

此辦法由交通運輸部于2009年頒布實施，適用于各級交通運輸主管部門（港口行政管理部門）負責建設管理的新建、改建和擴建水運建設項目文件材料立卷歸檔管理工作。《水運建設項目文件材料收集歸檔范圍》遵循水運工程基本建設程序各階段文件材料的自然形成規律和成套性原則，將水運建設項目文件材料的一級類目設置為立項審批、設計審批、工程準備、施工文件、竣工驗收、工程招投標及合同文件、資金管理、其他等八類，分類方案突出了建設活動中水運類的項目，基本上符合港口建設項目的管理流程和內容，比《建設項目檔案管理規范》更具針對性，但仍與港口建設項目檔案管理實際情況有一定差距。

4分類方案的內容與特點

根據《標準化法》的要求，標準實施后，制定標準的部門應當根據科學技術的發展和經濟建設的需要適時進行復審，以確認現行標準繼續有效或者予以修訂、廢止。根據近年來港口建設活動和檔案管理活動的變化以及行業標準化發展的要求，2017年，《江蘇省港口建設項目檔案管理標準》修訂項目正式啟動，筆者有幸參與這一標準的修訂過程，圍繞港口建設項目檔案管理工作展開深入調研，并參與了港口建設項目檔案分類編號部分的修改。現以江蘇省港口建設項目檔案分類方案為例，介紹港口建設項目檔案分類方案的內容與特點。

4.1一級類目設置

港口建設項目檔案分類編號設置四級類目，編號深度適宜，具有很強的可操作性。分類方案共分11個一級類目（見表1），類目代號分別用數字1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11表示；各類層級代號之間用間隔號“.”隔離；每個分類號中，按案卷的先后次序編制流水號。一級類目的分類依據《水運建設項目文件收集歸檔范圍》，從項目全程管理思想的要求出發，總體按照一個完整的建設項目過程的各階段劃分，并在此基礎上作了部分調整：第一，將工程準備文件和建設單位的工程管理文件合并在一起，單獨設置為工程管理類。主要是因為在設置施工文件類目時，如把建設單位工程管理文件納入施工文件，在層級劃分時會出現五級類目的情況，為盡可能滿足檔案類目設置層級優化、編號深度適宜的要求，并考慮檔案人員檔案歸檔的可操作性和用戶信息檢索的便利性，將建設單位工程管理文件并入工程準備文件，在歸檔責任單位的管理主體上不受影響。第二，將施工文件中的施工記錄、工程竣工圖、監理文件、聲像資料、課題研究文件劃分出來，并列為同一級類目，分設為施工記錄類、工程竣工圖類、監理文件類、課題研究類和特殊載體類，這是為了進一步區分文件的歸檔責任單位，更加有利于檔案工作的開展、用戶信息檢索和檔案信息系統的設計和使用；同時也是為了適應和滿足港口建設項目規模不等、分期建設或分子項目建設、監理和驗收的檔案管理的實際需要。

4.2二級及以下類目設置

總體來看，港口建設項目檔案的二級類目按照工程建設、管理的類型設置，三級類目根據具體的工作內容設置，四級類目結合港口工程建設特點設置（見表2，由于篇幅限制，這里只列出部分施工記錄類的分類編號體系）。在細節上，根據港口建設活動的特點作了兩點特殊處理：第一，施工記錄類、工程竣工類和監理文件類以工程專業劃分作為二級類目劃分依據，以各合同段劃分作為三級類目劃分依據，以各合同段下不同單體工程、子專業工程或獨立設備、獨立系統等作為四級類目劃分依據，視項目實際情況而確定。這與以往直接按照泊位或文件內容劃分三、四級類目的方法不同，按照合同段進行三級類目劃分能夠解決由于同一工程專業中涉及多種單體工程、子專業工程或獨立設備、獨立系統而造成的文件歸類混亂問題，從1到n的編號設置也可以方便增加相同性質、相同級別類目的數量，既能使工作人員根據本單位實際情況靈活處理分類編號，又能保證分類編號體系的完整性和連續性。第二，施工記錄類采用了復合式類目編號的方式，這主要是兼顧了同一水工工程有不同的結構形式，一般在港口建設項目設計時，只會設計其中的一種工程結構進行施工，因此對碼頭水工工程、防波堤工程均采用了不同結構形式的同一水工工程為同一級類目，選擇相同代碼的方法。例如碼頭水工工程為高樁碼頭、板樁碼頭、重力式碼頭、浮碼頭其中之一，防波堤工程為直立式防波堤和斜坡式防波堤其中之一，不會出現相同代碼的情況。

4.3分類方案特點

第一，從總到分，層級優化。分類方案圍繞港口建設項目立項審批、設計、工程管理、施工記錄、監理記錄、竣工驗收活動展開，密切結合其建設單位工程、分部工程、分項工程的施工順序和管理方式，采用從總到分的邏輯方式進行編號。考慮到檔案人員進行檔案歸類的可操作性和用戶進行檢索的便利性，分類類目設置兼顧檔案管理信息化的需要，采用根據合同段劃分三級類目的方式，優化層級分類設置，控制分級深度。

第二，代碼簡明，深度適宜。檔號的編制準確、簡明、具備可擴展性，采用“分類號-案卷號”的檔號編制規則，其中分類號層級最多設置到四級，以兼顧標準化與靈活性，避免條目過細，新增無法插入，廢棄無法去除，案卷號則根據項目規模和單位實際情況以阿拉伯數字流水編制。

第三，結構靈活，方便實用。一是考慮到港口企業使用分類編號的自由度，各條目增設“其他”項、條目（如第n個合同段、第n個單體工程）的編號中設“n”，可彌補固定編號的不足之處，賦予各單位更大的自主處理空間，并有效地維護各個建設檔案的項目成套性。二是設置復合式分類編號，兼顧同一水工工程有不同的結構形式，采用賦予相同代碼的方法進行編號。三是施工記錄類的設備安裝工程、疏浚、吹填、圍堰、助導航、錨地等工程以及工程竣工圖類，均以不同單體工程、子專業工程或獨立設備、獨立系統等為依據劃分類目和歸檔范圍，較為全面地覆蓋了各種可能的情況，并以單選或多選項的形式供各單位靈活選擇類目。四是對于各單位產生文件具有差異性的細節內容，由各單位檔案人員根據現實情況選擇性采用分類編號，以避免空號現象。

港口建設項目檔案分類方案建立在充分吸納現有成果和成功經驗，深入調研港口建設項目實際情況，廣泛征求港口建設項目各方單位意見的基礎之上，明確、統一、系統性強，能夠適應多層次港口建設項目的需要。同時，分類方案應在實際業務中檢驗其適用性和科學性，隨著建設活動的發展需要根據使用情況和反饋意見不斷完善，并開發配套的檔案管理系統，以推動分類方案的現代化和信息化應用，更好地為港口建設項目各參建單位和檔案部門提供服務。

*本文系江蘇省交通運輸廳科技項目“‘江蘇省港口項目檔案管理標準修訂”（項目編號：2017T17）的階段性研究成果。

參考文獻

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[4]張娟，李加才.事由原則與來源原則在本質理念上的統一——工程項目檔案整理引發的思考[J].檔案學通訊，2011（2）：84-88.