我國檔案信息資源利用演變規律探析

李敏

[摘要]我國檔案信息資源利用實踐逐漸從封閉走向開放、從資政走向民主、從人治走向法治。論文圍繞檔案信息資源利用的演變規律，以檔案利用相關的主體、提供利用的客體、提供利用的途徑為著力點發現：利用主體中檔案機構從握有絕對權力向分權轉變，并且利用者與檔案中介機構扮演著越來越重要的角色；檔案提供利用的客體呈現內容平民化、范圍擴大化、產品多元化的趨勢；提供利用的途徑則逐漸向多樣化、智能化、個性化發展。

[關鍵詞]利用主體利用客體利用途徑中介機構

[分類號]G273.3

Research on the Evolution Rules of the Utilization of Archival Information Resources in China

Li Min

（Shanghai Science and Technology Museum Office， Shanghai， 200127）

Abstract： The practice of using archival information resources in China has gradually changed from closed to open， from management to democracy， and from rule of law to rule of law. Focusing on the evolutionary law of the utilization of archives information resources， this paper focuses on the subjects， objects and ways of the utilization of archives. It finds that the archives organizations in the utilization subjects have changed from absolute power to decentralization， and the users and archives intermediaries play an increasingly important role. The object of providing utilization presents the trend of civilian content， expanding scope and diversification of products， while the way of providing utilization gradually develops towards diversification， intellectualization and individualization.

Keywords： Using Subjects； Using Objects； Using Approaches； Intermediary Agencies

認識規律、利用規律是認識世界和改造世界的有效方法，我國檔案信息資源利用實踐的發展由來已久，歷經古代、近代、現代及當代的發展，逐漸從封閉走向開放、從資政走向民主、從人治走向法治，服務理念從“官本位”向“人本位”轉變，更具個性化、便捷化成為服務手段創新的方向，相關立法與監督機制也在不斷完善。筆者主要從與檔案利用息息相關的主體、提供利用的客體、途徑三方面對我國檔案信息資源利用的演變規律進行梳理與總結。

1檔案利用主體的演變規律

我國檔案信息資源的開放、開發及利用在漫長發展演變過程中，離不開檔案機構、中介組織及普通公民等主體的努力與實踐。而不同的主體在檔案信息資源利用演變過程中扮演的角色、發揮的作用等均呈現出了各自不同的規律。

1.1檔案機構從握有絕對權力向分權轉變

檔案是伴隨階級的出現、國家的建立而產生的，是階級的產物，故古代檔案的產生、開發、利用就不可避免地被視為統治階級的特權，檔案成為維護階級統治的工具。伴隨政治上專制主義中央集權的進一步強化，甚至出現了“百官莫敢望焉，史人無敢至其地”的境況。近代，在西方入侵、民主與科學思想傳播及留學歸國的有識之士的積極努力下，政府統治檔案利用的狀況被打破，檔案編纂、以公布檔案為目的的期刊出現；1949年中華人民共和國的建立，賦予了公民民主、自由的權利，檔案利用雖已被視為公民的民主權利，但不管是檔案開放范圍，還是檔案館的服務理念都仍存在“重藏輕用”的情況。20世紀80年代以來，在我國深化改革開放，政治、經濟體制改革，及西方公共選擇理論、新公共管理理論、治理理論的影響下，我國傳統的“全能型政府”的工作方式受到了挑戰，服務型、參與型政府的構建成為機構改革的目標，也深刻影響著傳統檔案機構的角色定位。從擁有絕對權力向逐漸分權轉軌，從占據主導地位到探索與社會、公民的合作轉變，從被動等待服務變主動迎合公眾需要，成為檔案開放、利用工作中檔案機構角色轉變的表征。樹立“以人為本”的思想，立足公民檔案信息需求，深入群眾生活，拓寬檔案開放與利用渠道，尋求與報紙、電視、電影等媒體的合作，建立內容豐富的門戶網站，引導公民積極參與，提供更多公眾喜聞樂見的檔案作品成為檔案部門的追求。檔案機構角色的轉變，檔案開放、利用方式與內容的革新，將營造更具文化休閑特征的檔案利用氛圍，同時，也可提升檔案館的社會認可度與競爭力，將檔案館推向更廣闊的社會舞臺。

1.2利用者從被動接受者向主動參與者轉變

在我國，檔案、檔案館長久以來被蒙上神秘面紗。當代，伴隨國家經濟、科技、文化各方面建設步伐的加快，民主與法制進程的發展，檔案館走向開放，檔案與公眾的距離不斷拉近，以用戶為中心的檔案服務模式逐步確立起來。檔案信息資源利用中公民主體地位的日益顯現，成為檔案利用主體演變的另一特征。公民在檔案信息資源利用中的角色經歷了從無權到有權，從被動接受到積極參與，再到占據主體地位的轉變。伴隨檔案開放程度的不斷增強，《政府信息公開條例》的頒布實施，各級檔案網站、信息共享平臺的設立及公民文化素養和信息權意識、主人翁意識的提高，公民主動參與檔案信息資源開發、利用并占據主體地位成為可能。公民主體地位表現在：一方面，公民檔案信息需求成為檔案工作者檔案信息資源開發利用的核心，基于用戶需求的滿意程度成為檔案價值實現的標志，公民成為檔案利用的主體；另一方面，將檔案價值實現的主體——公民引入檔案信息資源開發中來，不僅使檔案信息資源開發更具活力與針對性，同時使其本身成為檔案價值實現的一種形式。陳忠海也曾指出：用戶作為開發主體，以其需求為導向、利用為目的的開發檔案信息資源，是一種高效的檔案價值實現的直接范式[1]。美國公民檔案工作者項目（Citizen Archivist）、英國的檔案志愿者（Archive Volunteer）、新加坡的公民檔案員計劃（Citizen Archivist Project）等都是成功的典范。

1.3檔案中介機構扮演著越來越重要的角色

社會分工是人類文明進步的標志，21世紀，在市場經濟飛速發展的條件下，社會分工取得長足發展，也深刻影響了檔案利用工作的開展。要在市場競爭中提高檔案服務工作的競爭力，就應該改善服務水平，提供多元化的檔案利用服務。社會分工的發展催生著檔案社會化服務需求的增長，而檔案中介機構的出現及發展壯大，為更好地開展檔案開發利用工作提供了一定的條件。傳統理論認為，檔案館和檔案工作者是檔案信息資源開發主體，再加上局館合一的管理體制制約，致使檔案館對檔案資源的開發利用缺乏投入產出績效目標的考量，造成大部分檔案館的檔案利用響應政府號召多，圍繞黨政工作多，主觀臆測公民需求多的局面。2005年，國家檔案局頒布了《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》，指出對已公開且存在廣泛社會需求的檔案信息資源，要充分利用社會力量和市場手段，對其內容進行加工和開發，形成檔案信息加工業、咨詢服務業等產業，增加社會就業，創造社會效益和經濟效益。當前我國已有眾多有能力進行檔案信息資源開發、提供利用的營利性和非營利中介機構，如北京量子偉業、北京紫光慧圖、信安達（中國）等營利性機構，科研院校、檔案學會、協會等非營利性機構，同時，廣告創意、影視制作、文化傳播、文化禮品制作等商業性機構也是絕佳的合作對象。故我國檔案館可借鑒美國My Archives商店、英國“聯合品牌在線服務”（Co-branded Online Service）等，運用合作開發、特許經營、合同外包等形式，將檔案信息資源開發利用權在一定期限內出讓給更具競爭優勢的中介機構，實現公共資源的優化配置，進而提高檔案部門社會服務和公共產品的供給能力。這樣既可填補傳統檔案開發利用缺乏市場參與的空白，滿足漸趨多元化的社會檔案需求；又可通過其靈活的經營方式、專業的人才隊伍、精良的檔案設備、先進的管理經驗為檔案開放、開發及利用的發展注入新鮮血液。

2檔案利用客體的演變規律

檔案信息資源提供利用的客體主要是指國家機關、團體、企事業單位、其他組織及個人形成的，以保存在各級國家檔案館為主的檔案信息資源。伴隨檔案信息資源開放、利用工作的推進，各級國家檔案館的館藏內容，檔案開放利用范圍，檔案開發利用產品等也都呈現出與時俱進的特點。

2.1檔案館藏內容趨向平民化

隨著經濟發展步伐的加快，個人收入的增加，公民的精神文化需求與日俱增，檔案利用需求越來越迫切，利用范圍也越來越廣，既包括各種載體檔案信息資源的利用，也涉及對館藏檔案的利用和對現行文件的利用等等。而傳統上以黨政機關公文為主要收集范圍的館藏檔案結構，已顯然不再適應新形勢下公民的檔案利用需求。故而，優化館藏，構筑科學合理、平民化、大眾化的館藏結構，直接關系到檔案館業務的開展、檔案價值的實現及公民檔案利用的滿意度。首先，擴大檔案收集范圍，從以文書檔案為主，向科技檔案、專門檔案、民生檔案、新載體檔案等多門類檔案擴展，將公民檔案需求放在更重要的位置；其次，因時因地，注重特色檔案的征集，構建特色館藏，力求在滿足公民檔案利用過程中發揮獨特優勢；最后，為突出館藏建設的人文關懷與以人為本的精神，可將與每一位公民息息相關、反映其個人及家庭、家族的檔案列入館藏范圍。多元化、平民化館藏結構的構筑，對檔案信息資源開發提出了更高要求，因此探索多元化開發主體，成為新時期檔案信息資源開發的必然選擇，也必將給檔案服務、檔案利用注入新的活力。

2.2檔案開放利用范圍擴大化

檔案利用權是國家賦予公民的一項權利，它是公民享有的了解、掌握、獲取、存儲和開發利用檔案的權利，是信息權在檔案領域的體現[2]。1948年國際檔案理事會成立伊始，便確立了“使檔案的內容更多地為人知曉，并使檔案庫具有更大的開放性，從而使檔案庫藏得到更頻繁的利用”的目標。檔案封閉期的長短、開放數量的多寡直接影響著檔案信息資源開發水平及公民利用滿意度。在我國檔案信息資源開放利用從萌芽、發展至不斷完善的演進中，呈現出開放時間漸趨縮短、開放范圍不斷擴大的趨勢與規律。檔案信息資源開放時間從永久封閉，秘不示人；到封閉期制度的產生，我國1987年《檔案法》的頒布實施，以法律形式確立了30年的封閉期；再到2008年《政府信息公開條例》實施，以“隨時形成，隨時搜集，隨時報送”方便公民查閱為特征的檔案館文件查閱中心的設立，檔案利用工作業已延伸至文件現行，甚至生成階段。與之相隨，檔案開放范圍也歷經了從古代的絕對保密，到1980年歷史檔案的開放，再到政務信息公開中部分待歸檔的“準檔案”和已歸檔“現行檔案”的開放，公民對文件（檔案）信息時效性表現出了更迫切的需求，而政務信息公開環境下檔案開放范圍的擴大化，對我國現行的檔案法規、檔案開放政策都提出了嚴峻挑戰。2016年頒布的檔案“十三五”規劃進一步指出：要堅持以人為本、服務為先，積極構建百姓走進檔案、檔案走向社會新格局，進一步深化和拓展檔案利用服務。

2.3檔案開發利用產品多元化

根據國家檔案概念建立起的以司法——行政管理為基礎的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎上的社會——文化檔案概念的變化是當前檔案事業發展的趨勢[3]。檔案館是國家的信息資源庫，是國家的科學文化事業機構，在提供檔案信息資源服務方面既擁有獨特的優勢，同時也肩負著重要的責任。檔案自身所具有的文化屬性、社會屬性與社會信息化的發展相得益彰，檔案信息資源開發、提供利用的相關產品日益豐富、多元，檔案休閑利用、公共服務等新型檔案利用觀的建設提上日程。以社會的檔案信息需求熱點為導向，以自身館藏資源優勢為基礎的檔案編研[4]，作為檔案開發、利用的重要形式呈現新的特征。同時，在信息時代，對傳統的檔案編研概念、編研形式等既提出了挑戰，又提供了機遇。首先，編研主體多元化。檔案館與圖書館、博物館、政府部門、技術部門、新聞出版機構等的合作常態化。其次，編研主題多樣化。編研產品不再局限于傳統的組織沿革、年鑒、大事記及檔案館指南等，轉而重視公民的檔案訴求與信息需求，同時，檔案編研的選材范圍也不再局限于單一的自身館藏，更多的是借助網絡平臺實現跨館、跨部門取材。最后，成果類型豐富化。傳統以紙質書刊為主的單一化展現形式，向集圖、文、聲、貌于一體的多維立體化展現方式發展，極大地增強了觀賞性、互動性與易獲取性。

3檔案利用途徑的演變規律

檔案利用途徑作為連接檔案信息資源客體與利用主體之間的橋梁，為緊跟時代步伐，滿足不同時期社會檔案信息資源需求的變化，在漫長的歷史實踐中呈現出從單一向多樣、從手工向智能、從普適向個性發展的演變規律。

3.1從單一走向多樣化

檔案作為在社會實踐活動中形成的具有保存價值的原始記錄，檔案信息資源的合理開發、提供利用可為國家政治、經濟、文化及社會的發展提供參考與借鑒，同時也是滿足公民精神需求的重要手段。而檔案提供利用途徑的多寡、便利程度直接影響檔案價值的發揮、公民滿意程度。傳統上受客觀物質條件和社會檔案意識的制約，檔案提供利用途徑單一，檔案檢索效率低，被動等待上門利用多，利用層次低。隨著科技的飛速發展，社會檔案需求數量與質量的提升，以及政務信息公開背景下檔案館自身建設的發展，檔案信息資源提供利用途徑向更加多樣化的方向發展。一方面，檔案利用途徑不斷創新，多渠道并存。除檔案編研外，貼近生活，響應重大紀念活動的各類專題檔案展覽成為群眾喜聞樂見的形式；與媒體合作，依托豐富館藏優勢，開辦檔案節目、拍攝各類專題片；強化檔案館公共服務能力，建立信息網站，開通檔案館微信、微博等，實現檔案查詢利用的“館際聯動、跨館出證”；以深入調研為基礎，在對檔案信息資源深入開發的基礎上，主動為用戶推送情報信息服務也成為重要的檔案利用途徑。另一方面，與檔案利用途徑的多元化相伴隨的是檔案服務領域的擴展，確保檔案信息資源配置的均等化，從被動等待用戶進館查檔，向積極融入社會課堂、學校教育、市場服務、文化產品制作、融合多媒體技術等主動性開發轉變，更加重視檔案利用的休閑性成為檔案利用途徑發展的重要方向。順應發展趨勢，建立覆蓋面更廣，以公益性、服務性和開放性為特點的公共檔案館網，開拓利用途徑，為每一位用戶提供公平、精準、全面的檔案信息服務是提高檔案館、檔案工作及檔案職業社會認同和地位的重要舉措。

3.2從手工走向智能化

傳統上，檔案從生成到收集、整理、檢索、編研及提供利用等都主要基于檔案工作者的手工管理。手工制作的檔案目錄和檔案館指南是查找與利用檔案的主要工具，致使檔案檢索速度慢，檢索途徑單一，檔案的查準率、查全率低，造成公民檔案利用滿意度不高。檔案開放、提供利用需要一定平臺的支撐與保障，而現有檔案館條塊分割和分級管理造成館藏檔案資源“支離破碎”，“信息孤島”現象嚴重，同時《檔案法》缺乏對國家綜合檔案館主體地位的明確規定帶來各級國家綜合檔案館在所屬行政區域內實際“話語權”的缺失、檔案館間沒有形成實質性聯系和網絡體系的現狀[5]。近年來，互聯網、云計算等信息技術不斷發展，這既給智能化檔案開放利用平臺的建設提出了要求，也為全國范圍內檔案信息資源的整合共享提供了新思路和新形式。2012年“中國檔案云”的概念應運而生，2013年國家檔案局提出在全國范圍內建設“國家開放檔案信息資源共享利用系統”，力求打造一個覆蓋面廣、數據量大、服務效能高的公共檔案信息服務共享服務平臺。大檔案信息資源池的建設，能夠打破檔案服務、利用的地域限制，實現全國檔案公共信息資源的互聯互通、統一運營。同時，通過對元數據的轉換、解釋和翻譯等功能，使用戶可通過各種終端設備（PC、智能手機、平板等）在任何時間、任何地點訪問檔案云門戶網站，為其提供精準的、智能化的、“一站式”的檔案利用服務。

3.3從普適走向個性化

檔案信息資源利用服務方式在古代、近代、現代、當代的發展過程中，實現了經由統治者的特權利用、“一刀切”式的被動等待服務，向更加多元化、個性化、便捷化的主動服務轉變。一方面，伴隨時代發展，新形勢下公民檔案信息需求的變革要求利用服務方式的個性化。其需求類型更加多樣化，需求內容更加廣泛化，需求時間、方式和地點更加個性化，用戶希望在合適的時間、合適的地點得到更具針對性、人性化的檔案信息服務。另一方面，一系列新興信息技術的發展，使檔案館提供個性化的檔案信息服務成為可能。傳統上，以“普適”性為特點的檔案開放與提供利用方式已無法滿足當前公民的檔案信息資源利用需求。首先，云存儲、數據挖掘技術的發展與引入，為檔案共享服務平臺的建設與大規模收集用戶數據信息提供了基礎，進而可在對用戶數據信息充分挖掘的基礎上，及時、有效地預測公民檔案信息需求，合理分配人力物力，化被動為主動，改善服務現狀，提供用戶感興趣與個性化的服務。其次，檔案網站及微信、微博等社交媒體技術的發展與普及，極大地優化了檔案利用服務方式，便利公民檔案利用，實現“足不出戶，可查天下檔”；同時，社交媒體所遵循的合作共享的開發理念，也激勵著公民以主人翁的姿態參與檔案信息資源開發，使檔案信息資源開發本身成為檔案價值實現及檔案利用的重要形式。融合新興信息技術，多渠道創新檔案利用服務形式，是新時期適應公民檔案信息需求多元化、個性化、及時性的必然選擇。

檔案利用工作不僅是檔案管理的一項業務環節，更是檔案部門維持其地位和聲譽、檢驗檔案工作的效益的客觀依據。在系統分析的基礎上，從多方面總結我國檔案信息資源利用長期發展過程中的演變規律，既可豐富檔案利用理論，又有利于進一步指導檔案開放、利用工作實踐的發展。

參考文獻

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