淺析社區衛生服務中心辦公室檔案管理工作的改進策略

張燕君

摘 要：黨的十八大以來，醫改持續縱深推進，改革受益面不斷擴大，上海市普陀區不斷深入推進社區衛生服務綜合改革，取得了重大階段性成效。作為社區衛生服務中心的非業務科室——檔案部門，如何做好檔案管理工作、提升檔案管理效率不僅能夠促進本單位的相關醫療服務工作的有序開展，還能助力醫院各項工作向更加規范化的的方向發展。當下，我們的辦公室檔案管理工作仍存在一定的不足，比如檔案歸檔材料不夠全面、信息化建設不夠深入、對檔案的安全性和保密性重視程度不夠等等。針對這些問題筆者提出了一些相應的改進策略和措施來改善辦公室檔案管理工作的狀況，從而提高檔案管理工作的效率。

關鍵詞：社區衛生服務中心；辦公室檔案管理；改進策略

作為醫療衛生機構，做好辦公室檔案管理工作可以有效地為本單位的各項醫療服務工作開展提供相應的檔案信息，提升本單位工作效率，從而更好地服務大局。近十年來，區屬社區衛生服務中心在檔案制度規范化管理方面有了一定的成效，但與新時期下對醫療衛生服務檔案工作的需求還有一定的差距。黨的十九大召開以來，我們對黨的事業有了更深刻的認同感，那么如何在社區衛生綜合改革的潮流中、在建設健康中國的大局下，做好辦公室檔案管理工作，這是檔案從業者們的光榮使命。結合自身從事檔案工作實際，本文現就辦公室檔案管理工作一些問題進行分析，并提出相應的改進策略。

1 社區衛生服務中心辦公室檔案管理工作中產生的問題

1.1 檔案歸檔材料移交與分類方面有所欠缺

根據當下辦公室檔案管理實際情況，發現一些檔案缺乏系統的分類并且檔案的目錄不全面，不利于檔案資料的查找工作。比如業務科室將年度檔案移交至檔案室的資料過于籠統寬泛或者缺失，導致歸檔人員對檔案移交的分類和整理不夠明確，造成歸檔不到位現象。如果在醫療服務工作中需要及時查找一些必要的資料時，因為目錄不全、分類不規范而導致查找時間過長，那么很有可能會給相應的工作開展造成影響。檔案材料分類不規范，移交缺失成為影響辦公室檔案管理工作效率的因素之一。

1.2 檔案管理信息庫建設還需完善

隨著網絡時代的發展和信息技術的普及，對當下改進檔案管理方法提供了更先進的技術手段，完善的辦公室檔案信息庫是做好辦公室檔案管理工作的基礎。目前，我區醫療衛生單位建立了辦公室檔案管理信息庫——通過比特軟件對檔案進行管理。但對電子檔案的認識和做法基本沒有先一步的行動措施，對電子檔案缺乏統一的管理和資源整合，同時，許多檔案信息并沒有被錄入到信息庫當中，一些情況變動并沒有進行定期的更新，信息庫記載的信息不夠全面，這些對單位開展各項工作會產生一些影響。

1.3 檔案管理工作被重視度有所欠缺

衛生計生工作直接服務的對象是人，讓患者滿意、讓職工滿意是我們的服務目標。社區衛生服務中心在開展衛生信息化、家庭醫生制服務、分級診療、衛生人才隊伍建設等方面投入了大量的人力、財力。醫院以醫療服務為根本任務，繁忙的工作或多或少導致領導對檔案工作的忽視，又由于長期以來社區衛生服務中心為非重點檔案登記單位，其檔案工作缺乏嚴格的考核，漸漸地形成了一種檔案管理工作可有可無的模糊認識。

1.4 對檔案管理的安全性有待加強

由于對檔案管理工作的不夠重視，間接導致了對檔案的保密管理和安全管理有所忽視。一些單位的紙質檔案的存取缺乏詳細的記錄、紙質檔案的存放也沒有加鎖。檔案室硬件設置并未達到良好的標準，如檔案庫的采光、通風、溫濕度、潔凈度等方面存在著多方面的不足。

2 改進辦公室檔案管理工作的策略

對醫療衛生單位來說，檔案是一筆無形的潛在的財富。利用與時俱進的管理思路、先進的信息技術對辦公室檔案進行合理的規劃和共享，建立完善的檔案管理制度，不僅能提高本單位的工作效率，還能夠促進單位衛生事業的良性發展。

2.1 建立更加完善的辦公室檔案管理制度

通過構建完善的辦公室檔案管理制度對進一步規范辦公室檔案管理工作有十分重要的意義。一個完善的確實可行的檔案管理制度要有詳細的檔案管理細則，包括檔案管理的歸類、收編、檢索、核對、分工以及人員配備等，做到職責明確、交叉監督。通過制度約束，在日常管理當中工作人員嚴格執行相關制度，可以在實際操作當中更加合理有序，對檔案的整理也更加規范，通過互相監督，減少錯誤的發生。隨著信息化的發展，我們還可以采取檔案管理的雙重歸檔制度，也就是紙質形式的檔案和電子形式的檔案同時進行歸檔，通過兩種方式的并存來適用于不同資料的歸類，進而提高資料查找的效率及準確率。

另外，單位當中的各個部門和科室之間也應當參與到檔案管理當中，配合辦公室檔案管理者做好檔案的收歸整理工作，確保信息的準確性。檔案管理者也應關心并指導各部門、科室的存檔工作，提高大家的檔案意識。

2.2 及時配備和更新檔案管理工作所需的軟硬件設施

為了提升辦公室檔案管理的效率，配備一些能夠提升檔案管理工作水平的現代化設備是必不可少的。辦公室檔案信息庫的建立離不開相關設備上的資金投入，為醫療衛生單位的檔案管理提供必要的物質保障。在購入相關設備之前要對檔案管理的整體情況進行分析，確保設備對于改善檔案管理工作所起到的積極作用。有條件的情況下，開發一種掃描儀，在對各科室部門的檔案等信息資源進行掃描即可有電子條目錄入的基礎上，構建一個統一的信息檢索平臺，方便各部門工作人員進行查找，一方面達到本單位內部資源共享的目的，進而提升資料查找效率、節省單位人力物力，另一方面方便檔案管理人員對業務科室開展工作內容的及時知曉與目的性地了解。

此外，紙質檔案的存放管理有著一定的特殊性，檔案管理室應配備相關設施確保檔案存放質量，做到防潮、防盜、通風、防火等措施到位。

2.3 辦公室檔案管理者應當轉變工作觀念、提高安全意識

前面提到由于醫療衛生單位的行業特殊性，其社會效益為工作的重中之重，逐漸形成對辦公室檔案管理工作的忽略，也就對檔案管理缺乏相應的投入和改進，而檔案管理者受其影響，對檔案的管理也會產生懈怠的態度。要做好辦公室檔案管理，那么檔案管理者就應當轉變工作觀念，熱愛檔案管理事業，做到忠于職守、遵守紀律；積極主動地開展橫向聯系，加強與各部門的協作，認真完成相關檔案的整理工作，確保信息記錄的準確性和及時性。

與此同時，作為辦公室檔案管理者，更應該注重檔案的保密管理，提高檔案管理的安全意識，確保辦公室檔案的保密性和安全性。在實際工作中，醫療衛生單位的辦公室檔案通常會涉及到職工隱私、三重一大等重要資料，檔案管理者都應道高度重視檔案的保密性和安全性。不管是紙質檔案還是信息系統里的電子檔案，辦公室檔案管理者都應當遵守有關規定，樹立高度的安全意識和保密責任感，對經手的信息做好保密工作。只有不斷強化辦公室檔案工作者的責任意識，才能夠更好地為本單位開展醫療衛生工作而提供有力支持。

2.4 培養檔案管理人員，提升綜合業務水平

面對瞬息萬變的時代，適應新形勢、學習新技術，不斷提升檔案管理的專業水是必不可少的。凡是從事檔案工作的人員都要定期參加有關培訓，在學習交流中提升自身綜合職業素養。培訓部門舉辦培訓的同時，開展多樣化的培訓形式，提高培訓質量。其次，檔案從業者要不斷提升計算機技能，避免因計算機操作上的失誤而導致檔案錄入錯誤或者信息的丟失泄露。在掌握檔案管理工作的專業知識積累和必備技能的基礎上，我們還要對相關法律知識有所學習和掌握，保持對檔案泄露有足夠的警惕性，高度重視紙質檔案以及檔案信息庫的安全系數。

同時，醫療衛生單位應當適當的保持辦公室檔案管理工作隊伍的穩定性，給予檔案管理人員一定的時間進行業務水平的提升，避免頻繁調動造成的工作效率低下。

3 結語

隨著我國社區衛生服務事業的不斷發展，單位的管理水平也不斷提高，作為單位管理的重要組成部分的辦公室檔案管理工作，也應當受到各方關注。我們應該積極應對和改進當下辦公室檔案管理中存在的不足，結合新時期的信息技術發展，在不斷完善相關辦公室檔案管理制度的同時，加大現代化的投入，完善的檔案管理信息庫，開創檔案管理工作新格局，從而更好地為適應新形勢下社區衛生服務事業的發展需求服務。

參考文獻

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